LA PÉRDIDA O EXTRAVÍO DE COMPROBANTES DE PAGO: ¿Genera contingencias tributarias?

LA PÉRDIDA O EXTRAVÍO DE COMPROBANTES DE PAGO: ¿Genera contingencias tributarias?

Mario Alva Matteucci

  1. INTRODUCCIÓN

Las transacciones y operaciones comerciales que realiza un determinado contribuyente deben estar respaldadas en la mayoría de casos con la emisión y entrega de comprobantes de pago, toda vez que ello implica demostrar la fehaciencia de la operación, quedando además las pruebas suficientes que permitan afrontar un proceso de fiscalización por parte de la Administración Tributaria.

Aparte es menester indicar que se debe contar también con correspondencia comercial, contratos, actas de entrega de bienes, actas de conformidad del servicio, presupuestos, guías de remisión, entre otros documentos; los cuales deben ser materia de conservación por parte del contribuyente mientras dure el período de prescripción tributaria indicado en el artículo 43 del Código Tributario.

Por ello, en caso que el contribuyente que necesita deducir el gasto, costo y/o crédito fiscal, no cuenta con los comprobantes de pago, ya sea por robo, extravío, pérdida o destrucción de los mismos, puede verse perjudicado en el sustento de las operaciones frente al fisco.

Cuando la Administración Tributaria no encuentra sustento documentario de las operaciones aun cuando exista fehaciencia de la operación, podrá efectuar los reparos correspondientes para determinar el desconocimiento de los gastos, aparte de la aplicación de las infracciones por declarar cifras o datos falsos al no existir sustento en el crédito fiscal.

En tal sentido, el presente informe pretende identificar los problemas y soluciones que deberán aplicarse cuando se pierden los comprobantes de pago.

  1. LOS COMPROBANTES DE PAGO

Cabe precisar que el comprobante de pago es un “… documento justificativo de la realización de una transacción comercial”[1].

Dentro de la legislación peruana observamos lo dispuesto en el artículo 2º de la Ley de Comprobantes de Pago, la cual fuera aprobada por el Decreto Ley Nº 25632[2]. Allí se indica que un “… comprobante de pago, es todo documento que acredite la transferencia de bienes, entrega en uso o prestación de servicios, calificado como tal por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria – SUNAT”.

En esa misma línea el artículo 1º del Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por la Resolución de Superintendencia Nº 007-99/SUNAT y normas modificatorias, se establece que “El comprobante de pago es un documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso, o la prestación de servicios”.

AELE considera que los comprobantes de pago son “… los documentos que acreditan la transferencia de bienes, entrega en uso, prestación de servicios, siempre que reúnan todos los requisitos y las características mínimas establecidos por el Reglamento y hayan sido impresos o importados por imprentas, empresas gráficas o importadores que se encuentren inscritos en el registro de imprentas”[3].

En la doctrina internacional con respecto al Impuesto al Valor Agregado, PLAZAS VEGA precisa que “la obligación de expedir y entregar factura, a cargo del responsable del Impuesto a las ventas, es una de tales prestaciones formales orientadas al adecuado y oportuno cumplimiento de la obligación fundamental. Es una obligación pura y simple que surge en el mismo momento en que se realice la operación gravada. Por ende, su incumplimiento es también de clara y simple apreciación, dada la inequívoca relación entre el negocio jurídico y la obligación instrumental de hacer (expedir factura o documento equivalente).[4]

En algunas ocasiones los comprobantes de pago son utilizados para otros fines no tributarios, como es el caso de la identificación de propiedad[5] o posesión[6] en la tenencia de los bienes. Sobre todo cuando se realiza una denuncia policial por la pérdida, robo, extravío de los bienes ante la autoridad policial[7].

  1. ¿EXISTE LA OBLIGACIÓN DE CONSERVAR LOS COMPROBANTES DE PAGO POR UN TIEMPO DETERMINADO?

Tal como lo establece el numeral 7) del artículo 87º del TUO del Código Tributario[8], existe la obligación por parte del deudor tributario de conservar los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias.

Cabe precisar que esta obligación incluye a los documentos entendidos como comprobantes de pago, notas de crédito, notas de débito y guías de remisión.

El mismo numeral determina que el deudor tributario tiene además la obligación de comunicar a la Administración Tributaria, en un plazo de quince (15) días hábiles en caso de ocurrir la pérdida de los mismos mientras dure el período de prescripción.

Inclusive, puede presentarse el caso que se necesite conservar documentación (entre los que se incluye a los comprobantes de pago), respecto de períodos que ya hubieran prescrito, siempre que se necesite corroborar información que guarde relación directa, lógica y temporal con la determinación de la obligación tributaria no prescrita.

Ello puede contemplarse al revisar el pronunciamiento del Tribunal Fiscal al emitir la RTF Nº 11322-3-2007 de fecha 27 de noviembre de 2007, que señala en uno de sus considerandos lo siguiente:

“Que respecto a lo aducido por el recurrente en su escrito de reclamación (foja 339) sobre la prescripción de conservar los comprobantes de pago de las adquisiciones de los bienes antes descritos, el numeral 7 del artículo 87º del Código Tributario antes mencionado establece que los deudores tributarios están obligaos a conservar los libros y registros, llevados en sistema manual o mecanizado, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hecho susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas, mientras el tributo no esté prescrito. En ese sentido, y de conformidad con el criterio contenido en la Resolución del Tribunal Fiscal Nº 03709-1-2006, la obligación de los contribuyentes de conservar la información y documentación contable correspondiente a tributos respecto de los cuales no haya prescrito la facultad de determinación de la Administración, incluye la documentación que corresponda a situaciones anteriores al ejercicio fiscalizado pero que guarden una relación, directa, lógica y temporal con la determinación de la obligación tributaria no prescrita, con lo cual el alegato del recurrente a este nivel no es correcto.”

Como se recordará el artículo 43º del Código Tributario determina que la acción de la Administración Tributaria para determinar la obligación tributaria, así como la acción para exigir su pago y aplicar sanciones prescribe a los cuatro (4) años, y a los seis (6) años para quienes no hayan presentado la declaración respectiva.

También señala que dichas acciones prescriben a los diez (10) años cuando el Agente de retención o percepción no ha pagado el tributo retenido o percibido.

A través de la revisión de los dispositivos legales antes citados observamos que el contribuyente deberá conservar los libros y registros vinculados a temas tributarios, además de los comprobantes de pago que respaldan la operación mientras dure el tiempo de prescripción, el cual puede ser interrumpido por la propia administración o el contribuyente con lo cual se computaría un nuevo plazo que mantiene la obligación de conservación antes señalada, extendiendo de este modo la obligación de conservar la documentación de relevancia tributaria que comprende a los comprobantes de pago.

Adicionalmente a la obligación que tiene todo contribuyente de conservar los comprobantes de pago, debemos indicar que aparte del cumplimiento de un mandato legal señalado en el Código Tributario, ello permitirá que se pueda sustentar las operaciones, ya sean de adquisición de bienes o de utilización de servicios, para efectos de poder verificar la fehaciencia de las operaciones. Por estas razones es importante conservar el orden y la ubicación de la documentación, con la finalidad que la empresa no se pueda ver perjudicada frente a una fiscalización por no poder completar la información solicitada a través de un requerimiento o una carta. De respetarse el orden, la empresa tendrá mayores facilidades para ubicar y presentar documentación frente al fisco que le permita sustentar la fehaciencia de las operaciones relacionadas con la aplicación de gastos, costos y/o crédito fiscal.

Para mayor desarrollo e investigación del tema recomendamos revisar el informe elaborado por Daniel Arana Yances titulado “Fehaciencia y razonabilidad del gasto”. Dicho artículo fue publicado en la Revista Actualidad Empresarial Nº 196, correspondiente a la primera quincena de diciembre de 2009. Página I-IV.

Tengamos en cuenta que en el caso de la deducción de los gastos observamos que no solo bastaría con tener el comprobante de pago, sino que además debe verificarse la fehaciencia de las operaciones. Ello está plasmado en el pronunciamiento del Tribunal Fiscal al emitir las RTF Nº 09555-3-2008, 010579-3-2009 y 09583-4-2009, las cuales señalan que “la sola emisión del comprobante de pago no acredita la fehaciencia de la operación, sino que adicionalmente, se requiere que el gasto se encuentre sustentado con otros documentos”.

Adicionalmente a ello, los contribuyentes deben cumplir con realizar la bancarización en las operaciones donde los montos mínimos así lo exijan, aparte de demostrar la fehaciencia de las operaciones, contar con los comprobantes que permitan deducir gasto o costo tributario y verificar el cumplimiento del devengo de las operaciones en el ejercicio gravable por declarar.

No olvidar contar con los contratos respectivos, en los cuales sean necesarios, para demostrar al fisco la fehaciencia de las operaciones y si estos contaran con la firma de las partes contratantes legalizada ante Notario Público le otorgará un beneficio adicional, el cual es la fecha cierta, verificándose una mayor posibilidad de demostrar que las operaciones son reales y que se cuenta con el respaldo suficiente.

  1. LA PÉRDIDA O EXTRAVÍO DE LOS COMPROBANTES DE PAGO

Según el Diccionario de la Lengua Española, elaborado por la Real Academia Española, el término “Pérdida”, alude como primer significado a “Carencia, privación de lo que se poseía”; el segundo significado precisa que se trata del “Daño o menoscabo que se recibe en algo”.

En el mismo diccionario se observa el significado del término “extravío”, el cual señala que “…es la acción y efecto de extraviar o extraviarse”.

Al consultar el sentido del término “extraviar” observamos que se trata del “dicho de una cosa: precisamente es no encontrarse en su sitio e ignorarse su paradero”[9].

El Tribunal Fiscal cuando emite la RTF N° 3874-1-2010 indica que:

“En caso de extravío del Comprobante de Pago, deberá comunicarse tal circunstancia a la Administración Tributaria y cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago a efecto de sustentar el gasto, como es, entre otros, contar con la copia fotostática de la copia del proveedor”.

Otro pronunciamiento se puede apreciar en la RTF Nº 04503-1-2006 cuando se indica que:

“Se señala que en la denuncia policial por el extravío de las citadas facturas no se ha especificado la numeración de las mismas, ni se puso a disposición de la Administración las copias de comprobantes de quienes transfirieron los bienes conforme a lo dispuesto por el numeral 11 del artículo 12º del Reglamento de Comprobantes de Pago. Se indica que de conformidad con lo dispuesto en los artículos 141º y 148º del Código Tributario no procede aceptar en la presente instancia las cartas mediante las cuales la recurrente solicitó a dos de sus proveedores las copias de los comprobantes extraviados, pues dichas pruebas no fueron exhibidas durante la fiscalización y la recurrente no ha acreditado que la omisión de la presentación en dicha oportunidad no se generó por su causa, ni ha cancelado o avanzado el monto reclamado”.

En esa misma línea observamos la RTF Nº 11058-2-2007, en donde se precisa que:

“La Administración Tributaria ha emitido la resolución de multa por la infracción tributaria tipificada en el numeral 2 del artículo 176 del Código Tributario, por no comunicar dentro del plazo de ley el extravío de sus comprobantes de pago, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 4.2 del artículo 12 del Reglamento de Comprobantes de Pago”.

La RTF N° 2004-5-2009 precisa que “La denuncia formulada por pérdida de comprobantes no constituye prueba suficiente más si la denuncia de pérdida se produjo después del inicio de la fiscalización y señaló que la imposibilidad de presentar tal documentación se debía a motivos familiares”.

Otro pronunciamiento del Tribunal Fiscal ligado al tema del Extravío de comprobantes de pago es la RTF N° 0547-4-01 a través de la cual se indica lo siguiente:

“Se confirma la apelada. Se verifica por COA la existencia de facturas no registradas en el Registro de Ventas. El recurrente alega haber extraviado tales facturas, sin embargo no cumplió con dar de baja a los comprobantes de pago en el plazo de 10 días establecido en el literal b) numeral 4.1 artículo 12º del Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por R.S. 35-95/SUNAT y tampoco obra en el expediente denuncia policial u otro que acredite el extravío argumentado.

Se establece que el recurrente ingresó al Régimen General del Impuesto a la Renta a partir de mayo de 1995, al haber superado el límite establecido para permanecer en el Régimen Especial”.

SUNAT indicó sobre el tema hace algún tiempo que “Puede ocurrir que los libros, registros, documentos y comprobantes de pago se pierdan o destruyan por causas ajenas a su voluntad, como un olvido, la ocurrencia de un siniestro, un asalto u otra circunstancia. Entonces, tiene la obligación de comunicar el hecho a la SUNAT. Muchas veces por desconocimiento del trámite a seguir no se comunica el hecho y se comete una infracción que es sancionada con una multa”[10].

La pérdida o el extravío de comprobantes de pago pueden producirse además por el robo o el hurto[11] de los mismos. En menor medida puede presentarse también la destrucción de los comprobantes de pago por diversas razones como por ejemplo que sobre una factura se derrame el café o alguna tinta que no permita que se pueda visualizar su contenido.

De este modo pueden presentarse situaciones como las señaladas a continuación:

4.1 CASO EN EL CUAL OCURRE LA PÉRDIDA DE COMPROBANTES DE PAGO QUE FUERON EMITIDOS Y ENTREGADOS A LOS ADQUIRENTES O USUARIOS

Dentro de este supuesto se presentan situaciones en las cuales a un determinado contribuyente su proveedor cumplió con emitir y entregar[12] el comprobante de pago que sustenta la operación comercial que realizó previamente con él. No sería correcto que se emita el comprobante de pago y el mismo se conserve dentro de la contabilidad del emisor sin haberlo entregado.

Por haber realizado una remodelación de oficina se perdió el comprobante original que le fuera entregado al perderse la caja donde se conservaba el mencionado documento.

Sobre el tema, resulta necesario verificar que de acuerdo a lo dispuesto en el texto del artículo 12º del Reglamento de Comprobantes de Pago, el cual fuera aprobado por la Resolución de Superintendencia Nº 007-99/SUNAT y normas modificatorias, se precisa que en el caso del extravío o robo de documentos que fueron emitidos y entregados a quien ostenta la calidad de adquirente de bienes o el usuario del servicio, se deberá cumplir el siguiente procedimiento:

  1. Formular una denuncia policial[13] ante la delegación más cercana al lugar donde ocurrieron los hechos, ya sea la pérdida o el extravío de los comprobantes.

Tengamos presente que “La denuncia que se presenta ante la Delegación Policial califica como una especie de declaración a petición de parte y busca reflejar los hechos presentados por quien se presenta en la Comisaría.

Una vez presentada la denuncia se determina si existió hurto o robo de los bienes pertenecientes al denunciante, por ello se anota la denuncia en el “Libro de Faltas y Delitos”. Cabe mencionar que la policía puede realizar pesquisas e investigaciones preliminares y si se llega a identificar la figura del ilícito penal es que se determina la intervención del Ministerio Público, es decir de la Fiscalía de la Nación”[14].

En la doctrina extranjera, específicamente la española, se afirma que la denuncia policial “es la forma más común de iniciar el atestado. En estos supuestos la diligencia inicial adopta la forma de comparecencia bien de los propios funcionarios de la Policía Judicial o de particular denunciante, debiendo reflejarse la identidad del compareciente y cuantos datos pueda aportar con respecto al hecho denunciado y a sus circunstancias”[15].

La denuncia deberá contener como mínimo lo siguiente:

– El detalle de la relación de los documentos extraviados o robados.

– El tipo de documento.

– La numeración de los mismos.

Coincidimos con lo mencionado por BAHAMONDE QUINTERO cuando indica que “El Tribunal Fiscal señala que una denuncia solo acredita solo lo dicho por quién la efectuó ante la autoridad policial en una fecha determinada, más no acredita la real ocurrencia de los hechos referidos en tal manifestación; en el presente caso que, efectivamente haya ocurrido la pérdida o extravío de la documentación contable de la contribuyente”[16].

  1. Comunicar a la SUNAT, mediante la presentación de una carta simple firmada por el representante legal de la empresa la pérdida o el robo[17] del documento respectivo, dentro de un plazo de quince (15) días de ocurrido tal hecho. Adjuntando a dicha documentación una copia certificada de la denuncia policial[18] por pérdida o robo del comprobante de pago.

Una pregunta que siempre se formula es si la comunicación a la SUNAT de la denuncia puede ser presentada luego de los quince días hábiles de ocurrido el hecho ante.

En caso que no se produzca la comunicación en el plazo antes indicado se habrá configurado la infracción tipificada en el numeral 2 del artículo 176° del Código Tributario, por no presentar otras declaraciones o comunicaciones dentro de los plazos establecidos.

La multa por la comisión de esta infracción es equivalente al 30% de la UIT. Sin embargo, en caso que se trate de una subsanación de tipo voluntario por parte del contribuyente, presentando la comunicación antes de cualquier requerimiento, en aplicación del criterio de gradualidad en la aplicación de las multas tributarias, señalado por la Resolución de Superintendencia N° 063-2007/SUNAT, la rebaja sería del orden del 100%.

Se debe tener en cuenta que la comunicación puede realizarse inclusive después de ese plazo, tomando en cuenta que se trata de una simple comunicación, por lo que aun cuando se cometa la infracción tipificada en el numeral 2 del artículo 176 del Código Tributario la cual determina que se sanciona con el 30% de la UIT por realizar comunicaciones extemporáneas, la rebaja de la multa será total, siempre que se subsane la omisión, es decir, que se comunique el extravío o hurto de los comprobantes antes de cualquier notificación de parte del fisco.

¿Qué es lo que debemos entender por “otras declaraciones” o “comunicaciones”?

En la doctrina extranjera observamos que LUQUI menciona con respecto a este tema que “existe otro tipo de declaración jurada que es la que debe presentar el contribuyente o responsables para informar al fisco acerca de su situación tributaria. En esta declaración de información el contribuyente debe proporcionar al fisco todos los datos que éste necesita para verificar si esos datos responden o no a la realidad económica de la posición tributaria correspondiente”[19].

Otros autores precisan que “Por oposición nuestra respuesta debe aludir a aquellas declaraciones que no tengan relación con la determinación de la deuda tributaria, vale decir aquellas en las que solo se comunican hechos o se presenta información que no establezca la obligación tributaria, los cuales podrán ser utilizados más adelante por la propia administración tributaria para el cumplimiento de sus funciones de administración, fiscalización y recaudación”[20].

  1. Mientras el tributo no se encuentre prescrito se deberá conservar el cargo de la recepción de la comunicación reseñada en el numeral anterior, del mismo modo que la copia certificada de la denuncia policial.
  2. Se deberá poner a disposición la segunda copia (la destinada a la SUNAT) del documento robado o extraviado, de ser el caso, o en su defecto, una copia fotostática de la copia destinada a quien transfirió el bien o lo entregó en uso o prestó el servicio, del documento extraviado, o de la cinta testigo[21].

Se debe precisar que la persona que transfirió el bien o lo entregó en uso o prestó el servicio – o su representante legal declarado en el RUC – deberá cumplir con entregar la mencionada copia fotostática al adquirente o usuario que lo solicite y deberá consignar en la misma los siguientes datos:

  • nombre y apellidos;
  • documento de identidad;
  • fecha de entrega; y, de ser el caso,
  • el sello de la empresa.

Si se cumplen todos los requisitos que se encuentran detallados en los cuadros anteriores, el robo o extravío de documentos no implicará la pérdida del crédito fiscal, el costo o gasto para efecto tributario o el crédito deducible, de ser el caso.

4.2 CASO EN EL CUAL OCURRE LA PÉRDIDA DE COMPROBANTES DE PAGO EMITIDOS Y NO ENTREGADOS

Con relación a este este supuesto se presenta el caso en el cual existen contribuyentes que han sufrido la pérdida o robo de sus comprobantes de pago justo antes que los puedan entregar a su destinatario. En este caso pueden tratarse tanto de comprobantes de pago que fueron emitidos o como aquellos que no.

Debemos recordar que los documentos considerados comprobantes de pago producen efectos tributarios para la persona que los emite, por lo que éste es responsable de lo que ocurra cuando los comprobantes ingresen en la circulación del mercado comercial.

Así, el emisor deberá cumplir con lo siguiente:

Declarar ante la SUNAT, dentro del plazo de los quince (15) días hábiles siguientes de haberse producidos los hechos, la baja de los comprobantes de pago que se hayan perdido o hayan sido robados. En este caso se deberá consignar el tipo de documento y la numeración de los mismos, a efectos de salvar su responsabilidad por la posterior circulación de los mencionados documentos.

La declaración de baja de documentos por motivo de robo o extravío no exime al contribuyente de la obligación de sustentar la baja con la copia certificada de la denuncia policial, cuando la SUNAT así se lo requiera.

La denuncia policial deberá realizarse con anterioridad a la presentación de la declaración de baja de los documentos robados o extraviados. En caso se realice con posterioridad sólo eximirá de la responsabilidad a que hace referencia el numeral 4.3 del artículo 12 del Reglamento de Comprobantes de Pago, a partir de la fecha de la denuncia.

El numeral 4.3 precisa que los documentos declarados de baja deberán ser destruidos. La declaración de baja y cancelación, salvo el caso de robo o extravío, no exime de la responsabilidad por la circulación posterior de los documentos[22].

La baja de comprobantes de pago se puede efectuar tanto con el uso del formulario físico Nº 825 , el cual es presentado en las oficinas de atención de la SUNAT, como también es el poder presentar el formulario virtual Nº 855 a través del uso de la clave SOL ingresando para ello a SUNAT Operaciones en Línea.

Por estas razones, en caso el contribuyente opte por presentar la baja del comprobante en esta segunda modalidad, no será exigible en el mismo momento para presentar la denuncia policita respectiva.

Debemos advertir que existe en muchos casos errores por parte de los contribuyentes cuando efectúan la baja de documentos, bien sea utilizando el formulario físico Nº 825[23] (el cual se presenta en la mesa de partes de las oficinas de la SUNAT) o también con el formulario virtual Nº 855[24], ello porque al momento de consignar el número de comprobante que debe ser dado de baja[25], se puede presentar una consignación errada del número de serie; la consecuencia que se genera es que sin proponérselo el contribuyente ha dado de baja la serie completa[26] donde se encuentra el comprobante que debió ser considerado únicamente.

Finalmente, el haber realizado la conducta señalada en el párrafo anterior, le causa un perjuicio al contribuyente, toda vez que no podrá emitir ningún comprobante de pago que pertenezca a la mencionada serie, por lo que deberá tramitar ante la Administración Tributaria una nueva serie de comprobantes de pago.

4.3 CASOS EN LOS CUALES OCURRE LA PÉRDIDA DE COMPROBANTES DE PAGO EN BLANCO QUE NUNCA FUERON ENTREGADOS

El último de los supuestos que pueden presentarse es cuando se produce el extravío o pérdida por robo de los comprobantes de pago en blanco, los cuales por su propia naturaleza nunca fueron entregados.

Esta situación planteada puede originar grandes problemas al titular de los mismos, ello se puede dar si es que personas ajenas a él utilizan incorrectamente los mencionados documentos.

Lo antes indicado puede presentarse cuando las terceras personas procuran emitir facturas de manera indiscriminada, ello para lograr la deducción de gastos de terceros que los pueden ingresar en su contabilidad.

Otro supuesto que puede presentarse se produce cuando existen casos de emisión de facturas que sustentan actividades ilícitas[27].

Por estos motivos precisamos que este supuesto es de aplicación igualmente al procedimiento descrito en el numeral precedente, ello significa que deberá cumplirse con efectuar la denuncia ante la delegación policial correspondiente y además proceder a dar de baja los comprobantes de pago utilizando el formulario físico Nº 825 o el formulario virtual Nº 855.

El tratamiento tributario aplicable al caso planteado anteriormente, cuando se analizó el caso de la pérdida de comprobantes emitidos y no entregados, resulta de aplicación al presente supuesto, debiendo el lector remitirse al numeral razón por la cual remitimos al lector a lo señalado en el numeral 4.2 del presente informe.

4.4 CASOS EN LOS CUALES OCURRE LA PÉRDIDA DE LA COPIA EMISOR DEL COMPROBANTE DE PAGO

Aquí se debe tomar en consideración que el perjuicio es de quien transfirió el bien o prestó el servicio, ya que no procede dar de baja el comprobante, teniendo en cuenta que el adquirente cuenta con su respectivo original y copia y el mismo surte plenos efectos tributarios. Ello es un tipo de castigo por la negligencia en que se incurre.

Este supuesto no se encuentra regulado en la legislación tributaria, sin embargo ello no es un elemento que prohíba o impida que el mismo suceda.

En tal sentido, entendemos que en el presente supuesto se deberá comunicar la pérdida o el robo de dicha copia ante la Administración Tributaria, sobre todo para evitar alguna contingencia del Fisco a efectos de poder, en una futura fiscalización, evitar una contingencia, de no efectuarse tal comunicación no se contaría con ningún respaldo de la operación realizada, (pese a que el adquirente o usuario del servicio si cuente con el original del comprobante y la copia SUNAT).

El respaldo de esta comunicación deberá encontrarse sustentada por la denuncia presentada en la delegación policial más cercana, con lo cual se acredita dicha pérdida o robo, de tal manera que es recomendable contar con una copia fotostática del adquirente que fue entregada en su debido momento al cliente, ello para determinar que la operación existió y que ésta es fehaciente.

4.5 ¿TIENE ALGUNA IMPLICANCIA QUE SE PIERDA O EXTRAVIE LA COPIA DE LA FACTURA NEGOCIABLE?

Tomando en cuenta que la copia denominada factura negociable se trata de un título valor y no de un comprobante de pago, no le son aplicables las reglas antes descritas en párrafos anteriores.

Por ello, resultaría inviable que se presente una comunicación ante la Administración Tributaria por esta situación.

Lo que sí se podría realizar es la presentación de la denuncia ante la delegación policial de la región, indicando expresamente la pérdida de dicho comprobante, para evitar que un tercero que encuentre dicha copia le pueda otorgar un mal uso.

  1. MODELO DE COMUNICACIÓN QUE SE DIRIGE A LA SUNAT INDICANDO EL ROBO, PÉRDIDA O EXTRAVÍO DE LOS COMPROBANTES DE PAGO

                        Motivo: COMUNICACIÓN DE PÉRDIDA O EXTRAVÍO DE COMPROBANTES DE PAGO

SEÑORES:

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE ADUANAS Y ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA – SUNAT

Presente.-

Por medio de la presente comunicación, la empresa “Arcos Plateados del Perú SRL”, identificada con RUC N° 20482091776, con domicilio fiscal en Calle Los Tulipanes N° 5498 interior 4, Urbanización Los maestros, distrito de Cieneguilla, Provincia y departamento de Lima, debidamente representada por el Gerente General, Señor Jorge Amílcar Mandujano De la Guerra, identificado con DNI N° 09528751, según poder inscrito en la ficha electrónica Nº 17305-A del Registro de Personas Jurídicas de Lima y Callao, comunicamos lo siguiente:

Con fecha 26 de enero del 2016 las puertas de nuestras instalaciones fueron violentadas por personas que desconocemos y hemos sido víctimas del hurto de varias computadoras que se encontraban en las oficinas administrativas, cámaras de video, equipos de audio y video profesionales, al igual que diversa documentación que estaba en cajas, dentro de las cuales estaban los siguientes comprobantes de pago que detallamos en líneas más abajo en el siguiente cuadro:

NOMBRE DEL CLIENTE

TIPO DE DOCUMENTO

 

SERIE

NUMERO

Planchas metálicas SAC Factura 001 162995
Agropecuaria Díaz Factura 001 162996
Trigesa Factura 001 162997
Tintorería Don Claudio Factura 001 162998
Veterinaria Los Zardos SAC Factura 001 162999
Grifo La Perla SAC Factura 001 163000
Eliseo González Cahua Factura 001 163001
Transportes Veloz SRL Factura 001 163002
Ferretería Tauca S.A. Factura 001 163003
Practifajas SRL Factura 001 163004

La base legal que sustenta nuestra solicitud está amparada en lo dispuesto por los siguientes dispositivos:

  • El numeral 7) del artículo 87° del Código Tributario, cuyo Texto Único Ordenado fue aprobado por el Decreto Supremo N° 133-2013-EF.

  • El artículo 12° del Reglamento de Comprobantes de Pago, el cual fue aprobado por la Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT y normas modificatorias.

Sustentamos los hechos mencionados en los párrafos anteriores con la copia certificada de la denuncia policial que formulamos oportunamente en la delegación policial de la jurisdicción del distrito de Cieneguilla, con fecha 26 de enero de 2016 y que adjuntamos a la presente carta en anexo.

POR LO TANTO:

Comunicamos este hecho de manera voluntaria ante la SUNAT, en cumplimiento de la normatividad antes descrita.

Lima, 04 de febrero de 2016

Anexos

  • Copia de mi Documento Nacional de Identidad – DNI
  • Copia de la denuncia policial de pérdida de documentos.
  • Copia del poder de representación otorgado por la empresa Arcos Plateados del Perú SRL.

           

………………………………………………..

Jorge Amílcar Mandujano De la Guerra

DNI N° 09528751

Gerente General

“Arcos Plateados del Perú SRL”

 

  1. ¿LAS EMPRESAS PUEDEN NEGARSE A ENTREGAR LA COPIA DEL COMPROBANTE DE PAGO EMISOR QUE TIENEN EN SU PODER?

Si un contribuyente ha extraviado los comprobantes de pago que sustentan la adquisición de un bien o la prestación de un servicio, además de todo el trámite que se ha indicado en líneas anteriores, lo que le corresponde es solicitar al emisor del comprobante una copia del talonario de la factura que consigna en la parte baja “emisor”, para efectos que pueda sustentar el gasto, costo y/o crédito fiscal ante la Administración Tributaria.

Conforme se verifica en el segundo párrafo del numeral 11.2 del artículo 12° del Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por la Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT y normas modificatorias, quien entregó el bien o lo entregó en uso, o prestó el servicio – o su representante legal declarado en el RUC – deberá entregar dicha copia fotostática al adquirente o usuario que lo solicite y consignar en la misma su nombre y apellidos, documento de identidad, fecha de entrega y, de ser el caso, el sello de la empresa.

En caso que se trate de un documento autorizado, como es el caso de los recibos de energía eléctrica, agua o teléfono, resulta aplicable el tercer párrafo del numeral 11.2 del artículo 12° de la citada norma, en la cual se indica que tratándose de los documentos a que se refiere el literal d) del numeral 6.1 del artículo 4° del Reglamento de Comprobantes de Pago, se emitirá un duplicado exacto con la denominación “segundo original”, del documento robado o extraviado.

Revisando los textos antes indicados apreciamos que el término utilizado al referirse a la entrega de las copias de los comprobantes, indica el uso del imperativo “deberá entregar”, no se observa que se haya consignado “podrá entregar”. Por ello, el emisor del comprobante de pago extraviado no tiene la posibilidad de rehusarse a la entrega de la copia del comprobante a quien lo solicite.

Sin embargo, pueden existir situaciones en las cuales la empresa que cuenta con el comprobante emisor recibe una gran cantidad de solicitudes de todos sus clientes para poder contar con la copia del comprobante emisor, situación que rebasa ampliamente su capacidad de respuesta, ello debido a que su personal del área contable debe atender a terceros y descuidando las tareas propias de su empresa.

Ello sucedió hace algunos años cuando una empresa que tenía un almacén especializado en la conservación de documentos se incendió en la región del Callao, perjudicando a todos aquellos que le confiaron la conservación de los mismos.

En este caso, las empresas que recepcionaban las solicitudes de sus clientes para poder cumplir con entregarles la copia del comprobante emisor que obraba en su poder, tuvieron que elaborar cronogramas de entrega de documentos, en distintas fechas, para no distraer a su personal que laboraba en el área contable de sus labores propias e internas de la empresa.

El problema se agudizaba si la empresa que solicitaba las copias se encontraba en un proceso de fiscalización ante la administración tributaria y debía responder los requerimientos en un plazo muy corto, que muchas veces era menor al plazo en el cual la empresa requerida cumplía con la entrega de las copias de los comprobantes.

[1] MARTÍN AMEZ, Fernando. “Diccionario de Contabilidad y Finanzas”. Editorial Cultural S.A. Madrid, 1999. Página 45.

[2] Puede revisar el texto completo de la Ley de Comprobantes de Pago ingresando a la siguiente dirección web: http://www.sunat.gob.pe/legislacion/comprob/ley/fdetalle.htm (consultado el 10 de febrero de 2016).

[3] AELE. Análisis Tributario. “Comprobantes de Pago”. Edición 2003. Lima. Página 17.

[4] PLAZAS VEGA, Mauricio A. “El Impuesto sobre el valor agregado – IVA”. Editorial Temis. Santa fe de Bogotá, 1998. Segunda edición. Página 656.

[5] La Propiedad se encuentra regulada en el artículo 923 del referido código y se establece que es aquel poder jurídico que permite usar, disfrutar, disponer y reivindicar un bien.

A diferencia del posesionario, el propietario puede disponer del bien, puede por ejemplo venderlo, enajenarlo, etc. y si lo pierde puede recuperarlo a través de la acción reivindicatoria, la cual solo puede ser ejercida por el propietario más no por el poseedor.

[6] La Posesión de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 896 del referido código establece que es el ejercicio de uno o más poderes inherentes a la propiedad.

Para conocimiento, el poseedor solo puede ejercer los siguientes poderes: Uso, Goce o Disfrute. En sí el poseedor es un propietario en potencia, toda vez que en la mayoría de casos se comporta como propietario frente al común de las personas.

[7] En la mayor parte de las comisarías validan las denuncias de pérdidas de bienes con la presentación de los comprobantes de pago, para poder “demostrar” la propiedad o posesión de los mismos.

[8] El texto completo del numeral 7 del artículo 87° del Código Tributario indica como una obligación a cargo de los administrados lo siguiente:

“7. Almacenar, archivar y conservar los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas, mientras el tributo no esté prescrito.  

El deudor tributario deberá comunicar a la administración tributaria, en un plazo de quince (15) días hábiles, la pérdida, destrucción por siniestro, asaltos y otros, de los libros, registros, documentos y antecedentes mencionados en el párrafo anterior. El plazo para rehacer los libros y registros será fijado por la Sunat mediante resolución de superintendencia, sin perjuicio de la facultad de la administración tributaria para aplicar los procedimientos de determinación sobre base presunta a que se refiere el artículo 64°.  

Cuando el deudor tributario esté obligado o haya optado por llevar de manera electrónica los libros, registros o por emitir de la manera referida los documentos que regulan las normas sobre comprobantes de pago o aquellos emitidos por disposición de otras normas tributarias, la SUNAT podrá sustituirlo en el almacenamiento, archivo y conservación de los mismos. La SUNAT también podrá sustituir a los demás sujetos que participan en las operaciones por las que se emitan los mencionados documentos.  

La Sunat, mediante resolución de superintendencia, regulará el plazo por el cual almacenará, conservará y archivará los libros, registros y documentos referidos en el párrafo anterior, la forma de acceso a los mismos por el deudor tributario respecto de quien opera la sustitución, su reconstrucción en caso de pérdida o destrucción y la comunicación al deudor tributario de tales situaciones”.

[9] Diccionario de la Lengua Española. Real Academia Española. Esta información puede consultarse en la siguiente página web: http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=extravio

[10] SUNAT. No pierda los papeles. Revista Tributemos correspondiente al mes de junio de 2001. Esta información puede consultarse ingresando a la siguiente dirección web: http://www.sunat.gob.pe/institucional/publicaciones/revista_tributemos/tribut97/procedimiento.htm (consultado el 11 de febrero de 2016).

[11] Hurto es aquel: “Delito contra la propiedad, la posesión o el uso, consistente en el apoderamiento no autorizado de un bien mueble ajeno, con ánimo de lucro, sin fuerza en las cosas ni violencia en las personas. La sustracción aprovecha una oportunidad o un descuido, o explota una particular habilidad”. CABANELLAS DE TORRES, Guillermo. “Diccionario Jurídico Elemental” Editorial Heliasta SRL. 2da. Edición. Buenos Aires, 1982. Página150.

[12] Se debe precisar que por su propia naturaleza el comprobante de pago debe emitirse y ser entregado a su destinatario.

[13] Ante la autoridad policial.

[14] ALVA MATTEUCCI, Mario; ROSALES OCHOA, Laura Gaby; CAYA ALVARADO, Jairo Rolando. ¿CUÁNDO SE ACREDITA QUE ES INÚTIL EJERCITAR LA ACCIÓN JUDICIAL EN EL CASO DEL HURTO O ROBO DE BIENES?: El sobreseimiento. Esta información puede consultarse ingresando a la siguiente dirección web: http://blog.pucp.edu.pe/blog/blogdemarioalva/2011/09/01/cuando-se-acredita-que-es-inutil-ejercitar-la-accion-judicial-en-el-caso-del-hurto-o-robo-de-bienes-el-sobreseimiento/ (consultado el 11 de febrero de 2016).

[15] CABANILLAS SANCHEZ, José; ESCALANTE ARROYO, José; FA MALUENDA, Jaime; MARCHAL ESCALONA, Antonio Nicolás; SAN ROMAN PLAZA, Carlos Julio (Autores). ALONSO PEREZ, Francisco (Coordinador). Manual del Policía. Segunda Edición. Editorial La Ley. Edición cuarta. Junio 2004. Madrid. Página 214.

[16] BAHAMONDE QUINTEROS, Mery. ¿Cómo debe ser probada la denuncia por pérdida de libros y de documentación contable?. Análisis de Resolución del Tribunal Fiscal que no constituye Jurisprudencia de Observancia Obligatoria. RTF Nº 08360-1-2011. Publicado en la revista Contadores & Empresas Nº 176, correspondiente a la segunda quincena de febrero de 2012. Página A-9.

[17] ROBO es aquel: “Delito contra la propiedad consistente en el apoderamiento de una cosa mueble ajena, con ánimo de lucro, y empleando fuerza en las cosas o violencia en las personas”. CABANELLAS DE TORRES, Guillermo. “Diccionario Jurídico Elemental” Editorial Heliasta SRL. 2da. Edición. Buenos Aires, 1982. Página286.

[18] La información del costo para la obtención de la copia certificada en la SUNAT se puede consultar ingresando a la siguiente dirección web: https://www.pnp.gob.pe/tramites/comisaria/COMISAR%C3%8DAS_COPIA%20CERTIFICADA%20DE%20DENUNCIA%20POLICIAL.pdf (consultado el 11 de febrero de 2016).

[19] LUQUI, Juan Carlos. La Obligación Tributaria. Ediciones Depalma. Buenos Aires, 1989. Página 363.

[20] INFORMATIVO CABALLERO BUSTAMANTE. Infracciones y Sanciones del Código Tributario. Tomo I. Lima, 2004. Página 311.

[21] Tratándose de los tickets o cintas emitidas por máquinas registradoras.

[22] Ello implica que se considere un mecanismo de protección que debe tener el contribuyente con sus comprobantes de pago que fueron extraviados, toda vez que una persona que los encuentre puede otorgarles un mal uso a los mismos, por ello es que se indica que deben ser dados de baja ante la Administración Tributaria.

[23] Si se desea poder verificar el contenido del formulario físico Nº 825 se deberá ingresar a la siguiente dirección web: http://www.sunat.gob.pe/orientacion/formularios/cp/f-825.pdf

[24] Puede revisar información adicional al formulario 855 ingresando a la siguiente dirección web: http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=1845&Itemid=471 (consultado el 11 de febrero de 2016).

[25] Para poder dar de baja solamente a un comprobante recomendamos revisar los pasos completos que se deben seguir en la siguiente dirección web: http://www.sunat.gob.pe/orientacion/comprobantesPago/instructivos/comprobantesPagos/InstructivoBajaSerie.htm

[26] Para poder comprender mejor el tema se puede consultar la siguiente página web: http://www.sunat.gob.pe/orientacion/comprobantesPago/instructivos/comprobantesPagos/InstructivoBajaSerie.htm. En dicha página web se pueden apreciar de manera detallada los pasos que se deben seguir para lograr la baja de serie de comprobantes.

[27] Para Isidro Milla Carvajal “Las actividades ilícitas son actos contrarios a las buenas costumbres o prohibidos por las leyes y que son reprobables ante la sociedad.
Dependiendo del tipo de actividad son sancionados con penas pecuniarias hasta pena privativa de libertad.
Mientras que los ilícitos tributarios son infracciones a las obligaciones tributarias que tiene el sujeto pasivo en calidad de contribuyente o no; dichas infracciones están contempladas en las normas que rigen a la tributación en su conjunto.” Esta información puede consultarse en la siguiente dirección web: http://www.perucontable.com/modules/news/article.php?storyid=471

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Acerca de JUAN MARIO ALVA MATTEUCCI

Abogado de la Pontificia Universidad Católica del Perú. Egresado de la Maestría en Contabilidad con mención en Política y Administración Tributaria de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Profesor del Curso de Especialización Avanzada en Tributación de la Pontificia Universidad Católica del Perú. Profesor del curso "Impuestos Especiales II - Impuesto a la Renta e IGV" de la Facultad de Derecho y Ciencia Política de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Profesor del Programa en Gestión Tributaria Empresarial dictado en ESAN. Profesor de los cursos "Impuesto a la Renta Empresarial" y "Planeamiento Tributario" del PEE DE DERECHO CORPORATIVO en ESAN. Coautor del Libro "Infracciones y Sanciones del Código Tributario. Tomo I y II", del Libro "Detracciones, Retenciones y Percepciones", del "Libro Homenaje a Armando Zolezzi Möller", del "Libro Homenaje a Luis Hernández Berenguel", del "Libro Homenaje a Francisco Escribano” y del "Libro Homenaje a Victor Vargas Calderón". Coautor del libro "Guia de Operaciones Societarias y Comerciales", del "Manual de Detraciones, Retenciones y Percepciones", del libro "Aplicación Práctica del Impuesto a la Renta: Ejercicio 2015 - 2016". Autor del libro "Análisis para la aplicación del Crédito Fiscal". Autor del libro "Análisis práctico del Impuesto General a las Ventas". Autor del libro "Tratamiento tributario de las empresas constructoras e inmobiliarias" Autor de artículos para revistas universitarias y profesionales sobre diversos temas tributarios. Actualmente ocupa el cargo de Director de la Revista Actualidad Empresarial.

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