LOS VIÁTICOS AL INTERIOR DEL PAÍS, SU NECESIDAD DE GASTO Y POSIBILIDAD DE DEDUCCIÓN

MARIO ALVA MATTEUCCI

1. INTRODUCCIÓN

En un mundo globalizado en el que las comunicaciones nos permiten visualizar hechos a grandes distancias en el instante, el desarrollo de la modernidad y el ingreso de capitales extranjeros en nuestro país nos obliga a trabajar a un ritmo más acelerado.

Parte del mejoramiento de las comunicaciones y el incremento de las inversiones en nuestro país han permitido que exista una mayor movilidad de personas hacia el extranjero, bien sea para la adquisición de mercadería, nuevos equipos y/o activos, realizar capacitaciones, firmar contratos y hasta hace poco inimaginable en el Perú que empresarios peruanos inviertan en el extranjero.

Lo antes mencionado determina que las empresas deben realizar desembolsos no solo por el costo de los pasajes al exterior sino también en el caso de los viáticos que permitan al viajero el hospedaje, su movilidad y alimentación.

El presente informe pretende desarrollar el tema de los viáticos al interior del país, determinando su deducción como gasto para efectos de la determinación de la renta neta de tercera categoría en el Impuesto a la Renta, tomando en cuenta la modificaciones efectuadas por el Decreto Supremo Nº 028-2009-EF y el Decreto Supremo Nº 007-2013-EF.

2. LOS GASTOS DE VIAJE Y LA NECESIDAD DE LOS VIATICOS

Al consultar el Diccionario de la Real Academia Española1 para revisar el significado de la palabra “viático”, nos percatamos que existen dos acepciones más comunes para dicho término. Así, se define a los viáticos como:

1. Prevención, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje.
2. Subvención en dinero que se abona a los diplomáticos para trasladarse al punto de su destino.

Como se observa en ambas definiciones siempre se alude a un elemento en común que es el viaje o traslado de un lugar a otro de una persona a la cual le entregan una cantidad de dinero que le permita solventar sus gastos mínimos.

Siendo entonces indispensable que una persona que demuestre la necesidad del viaje lo efectúe, la deducción del gasto se encontrará justificada, caso contrario el gasto será materia de reparo por parte del fisco.

Aparte del gasto por el viaje a realizar, la persona que lo realice necesitará efectuar un desembolso de dinero para movilizarse, alimentarse y poder pernoctar en un lugar a manera de refugio (hostal u hotel), de allí la importancia del viático.

Es preciso señalar que el principio de causalidad se encuentra consagrado en el texto del artículo 37º de la Ley del impuesto a la Renta que consagra el principio de causalidad del gasto para efectos de la determinación de la renta neta de tercera categoría. Puntualmente el literal r) del artículo 37º de la mencionada norma precisa que son deducibles los gastos de viaje indispensables de acuerdo a la actividad productora de renta gravada.

En dicho literal se precisa que son gastos deducibles para la determinación de la renta neta de tercera categoría los gastos de viaje por concepto de transporte y viáticos que sean indispensables de acuerdo con la actividad productora de renta gravada.

La necesidad del viaje quedará acreditada con la correspondencia y cualquier otra documentación pertinente, y los gastos de transporte con los pasajes.

Aquí conviene detenerse un poco al precisar que la necesidad del viaje puede quedar demostrada de diversa maneras como por ejemplo:

NECESIDAD DEL VIAJE JUSTIFICACIÓN

Si se requiere importar una maquinaria destinada al mejoramiento de la producción de una empresa: El funcionario encargado de las finanzas y/o de la parte técnica viajará al extranjero para ubicar la maquinaria y decidir su compra, además del embarque de la misma hacia el país.

Si existen nuevas técnicas de enseñanza en la utilización de equipos cuya tecnología es de punta: Se determina que las personas encargadas del funcionamiento de las maquinarias viajen al extranjero para ver el tema de la formación en el manejo de las mismas.

Si existe una feria internacional que aglutina a todos los agentes vinculados con un determinada actividad que la empresa desarrolla y puede lograr contactos con clientes y proveedores:Deberá asistir el personal de la empresa que se dedica a las relaciones comerciales, pudiendo ser el gerente general y el gerente de marketing.

Si la empresa tiene inversiones en otras empresas en el mundo de las cuales es accionista mayoritario o minoritario: Se requiere que el representante legal y/o el encargado del área de negocios de al empresa realice el viaje al país o países en los cuales la empresa peruana tiene presencia en el accionariado, a efectos de verificar el resultado de la inversión realizada.

Advertimos que la necesidad del viaje deberá reflejarse en el Acta de Directorio respectiva con la consiguiente aprobación con un Acuerdo de Directorio, el cual determinará los días otorgados por los viáticos.

Es interesante citar la RTF Nº 1015-4-99 de fecha 03.12.1999, a través de la cual se precisa que “la necesidad de los viajes se justifica por la naturaleza de las relaciones comerciales de la recurrente en el lugar de destino de dichos viajes, no siendo indispensable que se sustente cada una de las actividades realizadas durante el viaje, sino que basta la existencia de una adecuada relación entre la documentación presentada y el lugar de destino”.

2.1 ¿QUÉ DOCUMENTO RESPALDA EL GASTO DEL VIAJE?

Atendiendo al hecho que la persona que efectúa el viaje debe movilizarse de un lugar a otro, este “movimiento” o “viaje” encuentra apoyo en la emisión del boleto o ticket que representa el pasaje, el cual puede ser aéreo, terrestre o marítimo.

2.1.1 El Boleto de Transporte Terrestre. Si se decide efectuar el viaje en esta modalidad la empresa que presta el servicio entregará al usuario del mismo un boleto2 el cual y conforme lo establece la Resolución de Superintendencia Nº 156-2003/SUNAT (Publicada el 16 de agosto de 2003 y vigente a partir del 17 de agosto de 2003) deberá cumplir con los siguientes requisitos mínimos conforme lo determina el artículo 3º de la norma en mención conforme se señala a continuación:

Los boletos de viaje deberán contener los siguientes requisitos mínimos:

INFORMACIÓN IMPRESA

1. Datos de identificación del transportista:
a. Apellidos y nombre(s), denominación o razón social.
b. Número de RUC.
c. Dirección de la casa matriz y del establecimiento donde esté consignado el punto de emisión.

2. Denominación del comprobante: BOLETO DE VIAJE.

3. Numeración: serie y número correlativo.

4. Datos de la imprenta o empresa gráfica que efectuó la impresión:
a. Apellidos y nombre(s), denominación o razón social. Adicionalmente, podrá consignarse el nombre comercial.
b. Número de RUC.
c. Fecha de impresión.

Los datos de la imprenta o empresa gráfica relativos a los apellidos y nombres, denominación o razón social y número de RUC no serán exigibles cuando éstas no se encuentren establecidas en el país, debiendo reemplazarse por la información relativa al importador.

5. Número de autorización de impresión otorgado por la SUNAT, el cual se consignará conjuntamente con los datos de la imprenta o empresa gráfica.

6. Destino del original y copia(s):

6.1. El boleto de viaje en original y copia se emitirá de acuerdo al siguiente detalle:
a. Original: PASAJERO
b. Copia: TRANSPORTISTA

6.2. El boleto de viaje en original y dos (2) copias se emitirá de acuerdo al siguiente detalle:

a. Original: USUARIO
b. Primera copia: PASAJERO
c. Segunda copia: TRANSPORTISTA

INFORMACIÓN NO NECESARIAMENTE IMPRESA

7. Fecha de emisión del boleto de viaje.

8. Datos de identificación del USUARIO:
a. Apellidos y nombre(s), denominación o razón social.
b. Número de RUC.

El transportista consignará en este espacio los datos del usuario al momento de la emisión del comprobante; debiendo trazar una línea horizontal que impida su posterior llenado en caso que dichos datos no le fueran proporcionados en ese momento.

9. Datos de identificación del PASAJERO:
a. Apellidos y nombre(s).
b. Tipo de documento de identidad.
c. Número de documento de identidad.

10. Del servicio de transporte:
a. Ciudad o lugar de origen y destino(s).
b. Día y hora programada de inicio del viaje.
c. Ubicación (número de asiento).
d. Valor de retribución del servicio prestado, sin incluir los cargos adicionales originados por servicios complementarios, ni los tributos que afecten la operación.
e. Cargos adicionales por servicios complementarios.
f. Monto discriminado de los tributos que gravan la operación, indicando el nombre del tributo y/o concepto y la tasa respectiva.
g. Importe total del servicio prestado que corresponde a la suma de los conceptos señalados en los literales d), e) y f) del presente numeral, el mismo que será expresado numérica y literalmente.

En caso que no exista usuario, el transportista podrá omitir consignar en el boleto de viaje la información señalada en los literales d), e) y f).

Asimismo los boletos de viaje deberán contener el signo de la moneda en la cual se emiten, información que se consignará indistintamente de manera impresa o no.

Cuando se trate de servicios de transporte terrestre público nacional de pasajeros prestados en rutas autorizadas por el Ministerio de Transportes y Comunicaciones mediante los permisos excepcionales a que hacen referencia los artículo 257º y 258º del Reglamento Nacional de Administración de Transportes aprobado por Decreto Supremo Nº 040-2001-MTC y modificatorias, el transportista podrá omitir en el boleto de viaje la información señalada en los literales b) y c) del numeral 10; así como no consignar el importe total del servicio prestado de manera literal, subsistiendo la obligación de consignar dicho importe de manera numérica, de acuerdo a lo establecido en el literal g) del numeral antes mencionado.

2.1.2 El Boleto de Transporte Aéreo. Si se decide efectuar el viaje en esta modalidad la empresa que presta el servicio deberá ceñirse a lo dispuesto en la Resolución de Superintendencia Nº 166-2004/SUNAT, la cual aprueba las normas para la emisión de boletos de transporte aéreo.

Los requisitos exigidos para la emisión de los boletos por transporte aéreo son aquellos determinados por el artículo 2º de la referida norma, la cual se detalla a continuación:

Los Boletos de Transporte Aéreo, independientemente de su forma de emisión, serán considerados Comprobantes de Pago cuando contengan los siguientes requisitos mínimos:

a. RUC de la Compañía de Aviación Comercial.
b. Número del Boleto de Transporte Aéreo.
c. Fecha de emisión.
d. Apellido Paterno y Nombre del Pasajero. En caso de no tener apellido paterno se consignará el apellido materno. Las mujeres que utilicen su apellido de casadas y los extranjeros cuyo primer apellido no sea el paterno deberán utilizar el primer apellido que figure en su Documento de Identidad.
e. RUC del sujeto que requiere sustentar costo o gasto o crédito fiscal, en caso no se requiera realizar tal sustentación el número de Documento de Identidad del Pasajero, con excepción de los menores de edad.
f. Itinerario del viaje.
g. Signo de la moneda en la cual se emiten.
h. Valor de retribución del servicio prestado o valores que conforman dicha retribución desagregados en dos casilleros, sin incluir los tributos que afectan la operación.
i. Monto discriminado de los tributos que gravan la operación o que deban ser consignados en los Boletos de Transporte Aéreo.
j. Forma de pago, precisando si fue al contado, crédito u otra modalidad, indicándose de ser el caso el número y sistema de tarjeta de crédito utilizado, a cuyo efecto se podrá utilizar la abreviatura que corresponda a los usos y costumbres comerciales.
k. RUC o Código del Agente de Ventas, cuando haya intervenido en la operación.

Cuando el servicio de transporte aéreo de pasajeros sea prestado a título gratuito, dicha circunstancia deberá consignarse de manera expresa en el Boleto de Transporte Aéreo.

¿Qué sucede si es que se emite un documento electrónico por el servicio de transporte aéreo?

En tal supuesto es de aplicación lo dispuesto por el artículo 3º de la Resolución de Superintendencia Nº 166-2004/SUNAT, el cual precisa que los contribuyentes que requieran sustentar costo o gasto o crédito fiscal, deberán conservar la Contratapa o la Constancia Impresa del Boleto de Transporte Aéreo, mientras el tributo no esté prescrito de acuerdo a lo establecido por el numeral 7 del artículo 87° del Código Tributario.

Tratándose de BME, es obligación de la compañía de aviación comercial otorgar la Constancia Impresa, ya sea directamente o a través del Agente de Ventas, cuando el sujeto requiera sustentar costo o gasto o crédito fiscal o cuando el Pasajero así lo exija.

En ningún caso, podrá efectuarse canje de Boletos de Transporte Aéreo por facturas.

2.2 ¿QUÉ COMPRENDE EL TÉRMINO “VIÁTICOS”?

El segundo párrafo del literal r) del artículo 37º de la Ley del Impuesto a la Renta determina que los viáticos comprenden los siguientes gastos:

(i) Alojamiento3.

(ii) Alimentación4.

(iii) Movilidad5. Este concepto de viático fue recién incorporado a raíz de la publicación del Decreto Legislativo Nº 970 y el Decreto Supremo Nº 159-2007-EF, es decir a partir del 16 de octubre de 2007.

Asimismo se precisa que los gastos señalados anteriormente no podrán exceder del doble del monto que, por ese concepto, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía.

Los viáticos por alimentación y movilidad en el exterior podrán sustentarse con los documentos a los que se refiere el Artículo 51-A de esta Ley o con la declaración jurada del beneficiario de los viáticos, de acuerdo con lo que establezca el Reglamento. Los gastos sustentados con declaración jurada no podrán exceder del treinta por ciento (30%) del monto máximo establecido en el párrafo anterior.

En la legislación del Impuesto a la Renta y sus normas reglamentarias y complementarias existe una diferencia en el tratamiento de la deducción de los viáticos si se trata de aquellos realizados al interior del país como de aquellos realizados hacia el exterior.

3. LA DEDUCCIÓN DE VIÁTICOS AL INTERIOR DEL PAÍS.

En el caso puntual de la deducción de gastos relacionados con los viajes al interior del país, debemos mencionar que el literal r) del artículo 37º de la Ley del impuesto a la Renta precisa que los gastos incurridos por el concepto de viáticos no podrán exceder del doble del monto que concede el Gobierno Central a su funcionarios de carrera de mayor jerarquía, tanto para los viajes al interior del país como en el extranjero.

Así, el límite es fijado a través de la emisión de un Decreto Supremo emitido por el Ministerio de Economía.

3.1 Límites aplicables hasta el día 05 febrero de 2009

Hasta el día 05 de febrero de 2009 el límite aplicable para efectos tributarios estuvo fijado en doble del 27% de la Remuneración Mínima Vital. Ello en virtud a lo dispuesto por el Decreto Supremo Nº 181-86-EF. La fórmula aplicable al presenta caso hasta el día 05 de febrero de 2009 es la siguiente:

Limite = doble de (27% de la RMV)

Limite = 2 (27% de S/. 550)

Límite = 2 (S/. 148.50)

Límite = 2 (S/. 148.50)

Límite = S/. 297 por día.

Ello significa que el límite diario que tenía una persona para la deducción de los viáticos por día era de S/. 297, los cuales necesariamente tenían que estar sustentados con comprobantes de pago, ya que si no se contaba con éstos el gasto era reparable.

3.2 Límite aplicable a partir del 06 febrero de 2009 hasta el 23 de enero de 2013

A raíz de la publicación y entrada en vigencia del Decreto Supremo Nº 028-2009-EF se altera la modalidad del cálculo de los viáticos, toda vez que ya no se utiliza del 27% del doble de la remuneración mínima vital sino simplemente el doble de la escala fija que aprobó el mencionado dispositivo.

Lo antes señalado permitirá efectuar de una mejor manera el cálculo de los viáticos.

Recordemos que el artículo 1º de dicho dispositivo determina una escala de viáticos en comisiones de servicios para los funcionarios públicos, del siguiente modo:

NIVEL DE FUNCIONARIOS, EMPLEADOS DFE CONFIANZA Y SERVIDORES PÚBLICOS Y CAS ESCALA DE VIÁTICOS S/.

a) Ministros de Estado, Jefes de Organismos Constitucionalmente Autónomos, Viceministros, Vocales, Secretarios Generales, Jefes de Organismos Públicos, Presidentes Regionales y Alcaldes. S/. 250

b) Directores Generales, Jefes de Oficina General, Gerentes Generales, Gerentes Regionales, Asesores de la Alta Dirección , Directores Ejecutivos y Directores. Funcionarios que desempeñen cargos equivalentes y las personas contratadas bajo la modalidad de Contratos Administrativos de Servicios – CAS, que desempeñen funciones equivalentes. S/. 210

c) Subdirectores, Jefes de Unidad, Servicios comprendidos en las categorías remunerativas a que se refiere el Decreto Supremo Nº 051-91-PCM y las personas contratadas por la modalidad de Contratos Administrativos de Servicios – CAS, que desempeñen funciones equivalentes. S/. 180

Considerando que para la determinación del viático es importante determinar ¿cuál es la escala aplicable?, se debe considerar solo el supuesto contenido en el literal b) del artículo 1º del Decreto Supremo Nº 028-2009-E, ello debido a una razón muy sencilla y es que los funcionarios que se encuentran en el literal a) son en la práctica funcionarios de confianza y no los funcionarios de mayor jerarquía para efectos del cálculo de los viáticos, por ello el partir del 06 de febrero de 2009, al entrar en vigencia el Decreto Supremo Nº 028-2009-EF se debe considerar para la determinación del viático aplicable la regla establecida en la Ley del Impuesto a la Renta. Por ello, la fórmula aplicable al presenta caso a partir del 06 de febrero de 2009 es la siguiente:

Limite = doble del monto de los viáticos aprobados para los funcionarios públicos de mayor jerarquía.

Limite = 2 (S/. 210)

Límite = S/. 420 por día.

Ello significa que el límite diario que tiene una persona para la deducción de los viáticos por día era de S/. 420, exigiéndose igualmente que los viáticos deben estar sustentados con los respectivos comprobantes de pago, ya que si no se cuenta con éstos el gasto será reparable. Aquí no resulta aplicable la Declaración Jurada para el sustento de los viáticos, toda vez que ello solo corresponde aplicar en el caso de sustento de viáticos al exterior del país.

3.3 Límite aplicable a partir del 24 de enero de 2013

A raíz de la publicación y entrada en vigencia del Decreto Supremo Nº 007-2013-EF otra vez se altera la modalidad del cálculo de los viáticos. Ello implica que al haberse incrementado el monto de los viáticos otorgados a los funcionarios públicos y/o servidores públicos, se incrementa este monto también en el aspecto tributario.

El artículo 1º del Decreto Supremo Nº 007-2013-EF precisa que los viáticos por viajes a nivel nacional en comisión de servicios para los funcionarios y empleados públicos, independientemente del vínculo que tengan con el Estado; incluyendo aquellos que brinden servicios de consultoría que, por la necesidad o naturaleza del servicio, la entidad requiera realizar viajes al interior del país, es de Trescientos Veinte y 00/100 Nuevos Soles (S/. 320,00) por día.

En el caso de los Ministros de Estado, Viceministros, Jefes de Organismos Constitucionalmente Autónomos, Presidente del Poder Judicial, Jueces Supremos, Fiscales Supremos y Presidentes Regionales, Secretarios Generales, Jefes de Organismos Públicos, Presidentes de Cortes Superiores, Jueces Superiores, Fiscales Superiores y Alcaldes, les corresponderá Trescientos Ochenta y 00/100 Nuevos Soles (S/. 380,00) de viáticos por día.

¿Cuál parámetro se debe tomar en cuenta?

Los funcionarios que se encuentran en el segundo párrafo del artículo 1º del Decreto Supremo Nº 007-2013-EF son en la práctica funcionarios de confianza y no los funcionarios de mayor jerarquía para efectos del cálculo de los viáticos, por ello el partir del 24 de enero de 2013, al entrar en vigencia el Decreto Supremo Nº 007-2013-EF se debe considerar para la determinación del viático aplicable la regla establecida en la Ley del Impuesto a la Renta. Por ello, la fórmula aplicable al presenta caso a partir del 24 de enero de 2013 es la siguiente:

Limite = doble del monto de los viáticos aprobados para los funcionarios públicos de mayor jerarquía.

Limite = 2 (S/. 320)

Límite = S/. 640 por día.

Ello significa que el límite diario que tiene una persona para la deducción de los viáticos por día es de S/. 640, exigiéndose igualmente que los viáticos deben estar sustentados con los respectivos comprobantes de pago, ya que si no se cuenta con éstos el gasto será reparable. Aquí no resulta aplicable la Declaración Jurada para el sustento de los viáticos, toda vez que ello solo corresponde aplicar en el caso de sustento de viáticos al exterior del país.

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1 El diccionario se puede consultar desde la siguiente página: www.rae.es
2 De conformidad con lo establecido en el numeral 5) del artículo 1º de la Resolución de Superintendencia Nº 156-2003/SUNAT se determina que el “Boleto de Viaje” es el comprobante de pago que sustenta la prestación de un servicio de transporte público nacional de pasajeros, el mismo que debe ser emitido independientemente del monto cobrado o si se trata de la prestación de un servicio a título gratuito.
3 Entendido como el lugar donde una persona o un grupo de personas se aloja, aposenta o acampa, o donde está algo. (Fuente: www.rae.es)
4 Es el conjunto de las cosas que se toman o se proporcionan como alimento. (Fuente: www.rae.es)
5 Medio de transporte de personas o cosas. (Fuente: www.rae.es)