¿PUEDE UNA ADMINISTRACION TRIBUTARIA CREAR UN DATAWAREHOUSE?

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¿PUEDE UNA ADMINISTRACION TRIBUTARIA CREAR UN DATAWAREHOUSE?

LAS VENTAJAS DEL USO DE TECNOLOGIAS
DE LA INFORMACION
Efectuada en la Revista Análisis Tributario. Volumen XIV – Nro. 158. Marzo 2001.

MARIO ALVA MATTEUCCI

INTRODUCCION:

El ritmo de vida en el que nos estamos viendo involucrados hoy en día exige una serie de respuestas inmediatas, frente a los diversos requerimientos que normalmente nos hacemos. Además, el hecho de contar con una posibilidad amplia de soluciones en la toma de decisiones, se debe justamente al mejor manejo de la información que hagamos.

Es justamente que la mayor parte de las empresas necesita de una serie de informaciones previas para poder tener tomar una decisión sobre determinado tema, siendo necesario contar con una base de datos propia.

Del mismo modo, se puede observar que en la mayor parte de las empresas e instituciones los niveles de tomas de decisiones parten de las estructuras superiores, no permitiendo en muchos casos la toma de decisiones por los mandos intermedios. Esto se debe casi siempre a la estructura piramidal de las organizaciones, en donde los informes o reportes normalmente son elevados a la Alta Dirección.

El presente artículo pretende dar una visión general sobre el tema del manejo de información en las grandes bases de datos, haciendo uso de una herramienta denominada “Datawarehouse”, la cual permite, entre otras cosas, el poder tomar decisiones a nivel de los mandos medios con un mejor tratamiento previo de la información propia de las organizaciones. Asimismo, pretende explicar por qué sería necesario que una Administración Tributaria construya, sobre la estructura de su base de datos, un sistema denominado “Datawarehouse”.

I.- EL USO DE LAS BASES DE DATOS:

Cada empresa o institución por muy pequeña que sea cuenta con una base de datos, en la que guarda información valiosa para el desempeño de sus actividades propias a su giro, tales como fechas de transacciones, compras efectuadas, pagos por realizar, obligaciones pendientes, clientes nuevos y antiguos, direcciones importantes, entre otras cosas. De este modo se convierte en el mejor archivo de trabajo propio, a través del cual acceden normalmente algunos trabajadores por medio de una clave personal, estableciendo también jerarquías en el uso de la información contenida en la mencionada base de datos.

Un tema de vital importancia es el continuo mantenimiento de la base de datos, incluyendo por supuesto su constante actualización con datos nuevos y la correspondiente depuración de datos pasados.

Dentro de nuestras instituciones estamos acostumbrados a recibir reportes sobre determinadas preguntas o cuestionamientos que efectuamos continuamente.

II.- LA DESCONCENTRACION DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES:

Uno de los cambios que se busca hoy en día es desconcentrar la toma de decisiones dentro de una organización, permitiendo así la participación activa de los mandos intermedios. Tradicionalmente podíamos apreciar a veces algunas recomendaciones en los libros o en las prácticas internas de las organizaciones, en donde “…siempre la última apelación y la última palabra deberán estar en las manos de un solo hombre. Este hombre posiblemente deberá turnarse con frecuencia con otros. No deberá hacer ningún trabajo especial, salvo aprobar o desaprobar algo ya estudiado por completo y condensado al punto que falte solamente escoger entre el sí o el no.”1. En la práctica este sistema está cambiando, permitiendo de este modo que más personas pertenecientes a la empresa o institución participen en la toma de decisiones, formando además líderes.

También, se puede mencionar que esta tendencia utilizada en el sector privado existe en el ámbito del sector público, a través de un principio propio del Derecho Administrativo, denominado Principio de Desconcentración de los Procesos Decisorios el cual está recogido en el numeral 3) del artículo 2º de la Ley Nº 25035, Ley de Simplificación Administrativa, vigente desde el año 1989.

Sin embargo, es importante mencionar que todo proceso de toma de decisiones necesariamente conlleva a un estudio de un conjunto de informaciones o datos, los cuales deben guardar estrecha relación con el tema por decidir.

Actualmente, tanto las empresas como las instituciones “…han reestructurado y eliminado estratos de éstas pirámides y han autorizado a los usuarios de todos los niveles a tomar mayores decisiones y responsabilidades. Sin embargo, sin información sólida para influenciar y apoyar las decisiones, la autorización no tiene sentido”2.

Parte de esta tarea de desconcentrar la toma de decisiones anteriormente descrita, se logra con la creación de un “Datawarehouse” ò llamado también almacén de datos.

III.- ¿QUE ENTENDEMOS POR EL TERMINO “DATAWAREHOUSE”?:

Cuando una empresa o institución almacena de manera centralizada, toda la información que provienen de sus diferentes sistemas en un solo archivo, permitiendo que determinados usuarios efectúen consultas particulares y realicen un análisis partiendo desde niveles generales hacia niveles específicos, entonces nos encontramos frente a un sistema denominado “almacén de datos” ó “Datawarehouse”.

Veamos el caso de las entidades bancarias, hasta hace una década cada agencia bancaria tenía un registro de las firmas de los clientes que aperturaban sus cuentas de ahorros, siendo necesario consultar los microfilms o fichas que contenían la autógrafa, cada vez que se efectuaban algunas transacciones. Hoy en día existe un registro centralizado en la agencia principal de la entidad bancaria, permitiendo que las demás agencias puedan consultar la firma del cliente y otros datos adicionales, a través de un sistema de cómputo e interconexión en línea.

En el ejemplo mostrado, la información centralizada hoy en día no solo contiene la firma sino otros datos adicionales, incluso más importantes que la propia firma; tales como nivel de cumplimiento en los pagos, monto de endeudamiento, línea de crédito aprobada, información si se encuentra registrado en la central de riesgo, etc. Estos elementos permiten a la persona que haga la consulta, el poder tomar una decisión frente a una situación que se presente, como por ejemplo ampliar una línea de crédito. Es justamente este mejor trabajo de la información que guarda y procesa la entidad bancaria el principio de un Datawarehouse, observando además que el acceso de la información debe ser de forma fácil, sin esfuerzo y de manera eficiente, sin que la persona que tome la decisión pertenezca necesariamente a la alta dirección.

“Un sistema Datawarehouse define un nuevo concepto para el almacenamiento de datos, integra la información generada en todos los ámbitos de una actividad de negocio (ventas, producción, finanzas, marketing, etc.) y permite un acceso y explotación de la información contenida en las bases de datos, facilitando un amplio abanico de posibilidad de análisis multivariables que permitirán la toma de decisiones estratégicas. El proceso integra toda la información de una compañía en un único depósito.”3

Cabe precisar que el término “Datawarehouse” es usado de manera indistinta al referirnos a la arquitectura de su construcción como también para los componentes que lo conforman.

“El proceso de toma de decisiones es crucial en el éxito de una empresa. Por ello es imprescindible que éste se lleve a cabo de forma ágil y eficaz, y que esté basado en datos fiables”.4

IV.- ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCION DE UN DATAWAREHOUSE:

¿Cuál es el mejor momento para crear un Datawarehouse?, la respuesta a esta interrogante responde a cuatro cuestiones básicas5:

1. Gran conocimiento del negocio.
2. Base de datos corporativa.
3. Usuarios con visiones del negocio muy claras.
4. Tecnología madura.

Gran conocimiento del negocio.-

Es justamente cuando una empresa o institución se consolida en el mercado y guarda una imagen de desarrollo permanente que la mantiene a la vanguardia, lo que le permite conocer los detalles del negocio más que nadie, incluyendo agentes externos.

Base de datos corporativa.-

Como se mencionó en líneas arriba, el hecho que una empresa o institución cuente con una base de datos corporativa, significa un elemento propio de su desarrollo. El tenerla activa y actualizada de manera permanente ayuda a cumplir las labores propias del giro de su actividad o negocio.

Usuarios con visiones del negocio muy claras.-

La mayor parte de personas que hacen uso de los almacenes de información, deben tener un perfecto conocimiento del negocio en el que se encuentran, así como de la posibilidad de incrementar las posibilidades de crecimiento del mismo o de ofrecer un mejor servicio. Las metas trazadas deben encontrarse orientadas a cumplir una visión de crecimiento del negocio, al igual que los esfuerzos de los usuarios de las bases de datos.

En este punto es necesario enfatizar que la organización debe contar entre sus trabajadores y usuarios de las bases de datos con verdaderos líderes.

Tecnología madura.-

Tradicionalmente cuando se inicia un negocio o se crea una institución, la tecnología aplicable busca ser de última generación, sin embargo el uso de los sistemas y sus aplicativos realmente se adaptan con el correr del tiempo a las reales necesidades que se presenten. Por ello, cuando la tecnología aplicada al interior de la organización es buena y ha recibido múltiples oportunidades de pruebas, es tiempo de construir un “Datawarehouse”.

Para Carla Demarchi, la creación de un Datawarehouse reúne a las 4 “C” del éxito, toda vez que es “…conceptual, consistente, consolidado y tiene calidad”.6

V.- ESTRUCTURA BASICA DE UN DATAWAREHOUSE:

Es interesante citar a Carmen Gloria Wolff, quien ha hecho una breve y clara descripción de los elementos que conforman un Datawarehouse (DW), cuya estructura está compuesta por:

1. Datos operacionales: Un origen de datos para el componente de almacenamiento físico DW.
2. Extracción de datos: Selección sistemática de datos operacionales usados para poblar el componente de almacenamiento físico DW.
3. Transformación de datos: Procesos para sumarizar y realizar otros cambios en los datos operacionales para reunir los objetivos de orientación a temas e integración principalmente.
4. Carga de datos: Inserción sistemática de datos en el componente de almacenamiento físico DW.
5. Datawarehouse: Almacenamiento físico de datos de la arquitectura Datawarehouse DW.
6. Herramientas de acceso al componente de almacenamiento físico DW: Herramientas que proveen acceso a los datos.

En todo sistema Datawarehouse existe un proceso conocido como ETT (Extracción, Transformación y Transporte) y se encuentra representado por los números 2, 3 y 4 de la estructura señalada anteriormente. Aquí la información que se encuentra contenida en la base de datos es utilizada de una mejor manera, permitiendo obtener la información solicitada finalmente por el usuario que accede al almacén de datos.

En lo que respecta al numeral 1 señalado anteriormente, las empresas o instituciones normalmente utilizan procesos de interconexión en línea para ingresar información o solicitarla; este proceso se denomina OLTP (Procesamiento Transaccional en Línea).

En el sistema “Datawarehouse” se utiliza por el contrario otro proceso denominado OLAP (Procesamiento Analítico en Línea) “…el cual surge como un proceso para ser usado en el análisis de negocios y otras aplicaciones que requieren una visión flexible del negocio”. Este último proceso es el que permite otorgar un valor agregado a la información contenida en la base de datos, permitiendo crear una metadata que permite a la empresa o institución realizar análisis avanzados y que requerían mucho tiempo, antes de la creación de un Datawarehouse, toda vez que los análisis pueden ser del tipo multidimensional o estadístico.

VI.- UTILIDAD DE UN DATAWAREHOUSE:

Nadie niega que la tecnología es un avance importante dentro del mundo en que vivimos actualmente, por ello la mayor parte de las aplicaciones de los sistemas creados dentro de las empresas o instituciones, apuntan a mejorar su desempeño dentro del mercado competitivo. Asimismo, la tecnología permite a los trabajadores de las mismas a utilizar de mejor manera datos que anteriormente no se encontraban relacionados unos con otros, situación que se corrige con el uso del Datawarehouse.

Dentro de las ventajas que se pueden mencionar, si se opta por la creación de un Datawarehouse dentro de una empresa o institución, son las siguientes:

1. Considerable reducción de los costos de gestión de la información.
2. Elevación de la productividad.
3. Control de la calidad y unicidad de la información.
4. Mejor control y monitorización de los distintos procesos internos.
5. Mayores flexibilidades en el acceso a la información por los mandos medios.
6. Menores tiempos de respuesta.
7. Eliminación de innumerables reportes.
8. Desconcentración de los procesos decisorios en los mandos medios.
9. Gran poder de procesamiento de información.
10. Permite conocer variables del negocio hasta ahora ocultas en los sistemas operacionales.
11. Formación de líderes al interior de la organización.
12. El Datawarehouse se convierte en un recurso primario de información.
13. “La gente de empresa se vuelve menos dependiente de los sistemas operacionales y de sus bases de datos para sus necesidades de información”7.

VII.- ¿PUEDE UNA ADMINISTRACION TRIBUTARIA CREAR UN DATAWAREHOUSE?

Luego de haber hecho un breve análisis de lo que constituye un sistema de almacenamiento de datos, llamado también Datawarehouse, intentaremos establecer si es posible que una Administración Tributaria pueda crearlo.

Hoy en día las Administraciones Tributarias en nuestro país han sido objeto de una serie de mejoras, tanto en el ámbito económico al dotárseles de mayores recursos, como en la inclusión de personal calificado. Existen en algunos casos normas mucho más claras que permiten administrar de una mejor manera los tributos.

Al igual que una empresa privada y dentro de un proceso de mejoramiento continuo, las Administraciones Tributarias en el Perú buscan hoy en día ofrecer un mejor servicio a los contribuyentes además de elevar la recaudación de los tributos que administra.

La Administración Tributaria cumple tres funciones básicas respecto de los tributos que administra y son las facultades de Administración, Recaudación y Fiscalización

La mayor parte de los tributos requieren la presentación de una declaración jurada, la cual puede ser fiscalizada por la propia administración, necesitando además de un registro o padrón para verificar los pagos efectuados por los contribuyentes. De igual modo, cuando una Administración Tributaria cuenta con un sistema de comunicaciones eficiente, que tenga instaladas conexiones en línea entre los sistemas de pagos y las cuentas corrientes de los contribuyentes, el flujo de información es continuo y en grandes cantidades, con lo cual si no se administra de manera eficiente dicho flujo de información, significaría que existe un trabajo perdido.

Los indicadores de información con los que cuenta una Administración Tributaria son múltiples, sin embargo podemos mencionar algunos de ellos:

• Número de contribuyentes.
• Declaraciones Juradas presentadas.
• Declaraciones Juradas Fiscalizadas.
• Porcentaje de contribuyentes omisos.
• Monto de los diferentes tributos por recaudar.
• Monto de los diferentes tributos recaudados.
• Indices de morosidad y de cumplimiento.
• Control de cumplimiento de los grandes contribuyentes.
• Control de cumplimiento de los medianos y pequeños contribuyentes.
• Montos de inversión en mejoramiento de los programas de cobranza.
• Ingresos recaudados por concepto de costas coactivas.
• Pagos efectuados por cada tributo.
• Expediente de reclamos presentados por los contribuyentes.
• Expedientes de reclamos resueltos por la Administración Tributaria.
• Solicitudes presentadas por los contribuyentes.

Los indicadores son múltiples y como se puede apreciar, guardan información valiosa para la propia Administración tributaria. Por ello, si esta logra crear un Datawarehouse tomando como cimientos su propia base de datos, la información que obtenga posteriormente tendrá un valor agregado y permitirá cumplir de una manera más eficiente el manejo de la información, además de evitará la emisión innecesaria de múltiples reportes, de los cuales a veces se requiere solo un dato.

Considerando que un Datawarehouse contiene información de toda la institución, incorporará otros indicadores tales como:

• Gastos efectuados en el área logística.
• Alquiler de locales.
• Ingresos propios.
• Pago de sueldos.
• Información del personal.
• Pago de tributos.
• Información legal.

CONCLUSIONES:

Conforme se puede apreciar, un Datawarehouse es una herramienta que permite mejorar la gestión de una empresa o una institución y con mayor razón de una Administración Tributaria, ya que se podrán tomar mejores decisiones sobre determinados temas, evitando la emisión de cuantiosos reportes, permitiendo además que los mandos medios puedan tomar decisiones sin necesidad de recurrir constantemente a la Alta Dirección, con la ventaja que se formarán líderes dentro de la organización.

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1 MATTEUCCI ZATINNI, Mario. “Las Unidades de Abastecimiento Mundial”. Tomado del Sub-capítulo “El Jefe y la Jerarquía”. Oficina Técnica del Libro. Buenos Aires, 1949. Página 126.
2 WOLFF, Carmen Gloria. “La Tecnología Datawarehousing”. Artículo publicado en “Ingeniería Informática: La revista electrónica del DIICC” y se puede consultar en la página web: http://www.inf.udec.cl/revista/edición3-2/cwolff1.html
3 “DATAWAREHOUSE”. Información publicada en la página web: http://www.bertelsmann-direct.com/datawh_bd2.htm
4 INFORMATICA. El Corte Inglés. Información publicada en la página web: http://www.ieci.es/dataware.htm
5 CABRAL, Juan y GARBINI, Juan Carlos. “Mirando la Empresa con otra perspectiva”. Separata del primer evento Genexus Datawarehouse. Elaborado por HST. Sin mención del año de publicación.
6 DEMARCHI, Carla. “Datawarehousing: Las 4 “C” del éxito”. Separata elaborada por la autora. Sin mención del año de publicación.
7 WOLFF, Carmen Gloria. Ob.Cit.

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Acerca de JUAN MARIO ALVA MATTEUCCI

Abogado de la Pontificia Universidad Católica del Perú. Egresado de la Maestría en Contabilidad con mención en Política y Administración Tributaria de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Asociado activo del Instituto Peruano de Derecho Tributario - IPDT. Profesor del Curso de Especialización Avanzada en Tributación de la Pontificia Universidad Católica del Perú. Profesor del curso "Impuestos Especiales II - Impuesto a la Renta e IGV" de la Facultad de Derecho y Ciencia Política de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Profesor del Programa en Gestión Tributaria Empresarial dictado en ESAN. Profesor de los cursos "Impuesto a la Renta Empresarial" y "Planeamiento Tributario" del PEE DE DERECHO CORPORATIVO en ESAN. Coautor del Libro "Infracciones y Sanciones del Código Tributario. Tomo I y II", del Libro "Detracciones, Retenciones y Percepciones", del "Libro Homenaje a Armando Zolezzi Möller", del "Libro Homenaje a Luis Hernández Berenguel", del "Libro Homenaje a Francisco Escribano” y del "Libro Homenaje a Victor Vargas Calderón". Coautor del libro "Guia de Operaciones Societarias y Comerciales", del "Manual de Detraciones, Retenciones y Percepciones", del libro "Aplicación Práctica del Impuesto a la Renta: Ejercicio 2015 - 2016" y del libro "Delitos tributarios: Análilsis de la Ley Penal Tributaria e incremento patrimonial no justificado". Autor del libro "Análisis para la aplicación del Crédito Fiscal". Autor del libro "Análisis práctico del Impuesto General a las Ventas". Autor del libro "Tratamiento tributario de las empresas constructoras e inmobiliarias" Autor de artículos para revistas universitarias y profesionales sobre diversos temas tributarios. Actualmente ocupa el cargo de Director de la Revista Actualidad Empresarial.

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