COMO ORDENAR LA INFORMACION TRIBUTARIA Y NO FRACASAR EN EL INTENTO

MARIO ALVA MATTEUCCI

La mayor cantidad de documentos que puede tener una oficina en las empresas se ubican casi siempre en el área contable, ya sea porque allí se ubican los centros de costos, el lugar donde se analizan las adquisiciones y los servicios brindados a la empresa, al igual que las provisiones de gasto, entre otras cosas.

Lo más común es encontrar archivadores de tipo palanca donde se guardan diversos documentos como órdenes de compra de bienes y/o de prestación de servicios, al igual que sobres donde se encuentran documentos por aprobar y otros que ya cuentan con la autorización. También se guardan los documentos que sirven de sustento para el gasto como son los comprobantes de pago, al igual que los documentos complementarios como son las guías de remisión, las proformas, las cotizaciones, entre otros documentos.

La dificultad que siempre se observa en el área contable es el problema para verificar los tiempos y determinar prioridades. A veces todo es importante, lo urgente se torna en inmediato o lo inmediato cambia de prioridad y se deja de lado, cuando ya existió un avance en su ejecución, perdiéndose un valioso tiempo que no se recupera.

De lo expresado anteriormente, observamos que resulta necesario revisar que tan importante es ordenar la información de contenido tributario que se tiene dentro de una empresa, para evitar alguna contingencia con el fisco.

Aquí lo recomendable es tener cuidado al momento de decidir cómo conservar la documentación que puede servir de sustento en una fiscalización, de un reclamo o apelación, un proceso de revisión, entre otros.

El orden es una prioridad insoslayable que debe ser el criterio a utilizar cuando se conserva la documentación, lo cual permitirá su posterior ubicación en caso sea necesario mostrar la misma.

Antes de ver el orden y la conservación tenemos una pregunta inmediata que podemos realizar es ¿Qué información se puede considerar de respaldo?

Respondiendo a esta interrogante apreciamos que la documentación que sirve de respaldo tributario puede estar representada por: la orden de compra, la orden de servicios, la proforma, la cotización, el contrato, las comunicaciones comerciales, los correos electrónicos, las guías de remisión, el documento de salida de almacén, el pedido de comprobante de salida, la conformidad de obra, la conformidad del servicio, la conformidad de la venta sujeta a confirmación, los propios comprobantes de pago,

Para poder conservar toda la documentación indicada en líneas anteriores, observamos que dentro del área contable se arman cajas donde se indican los periodos a los cuales pertenecen, ello para facilitar su posterior búsqueda y extracción sin mayor dificultad.

Por estas razones es importante conservar el orden y la ubicación de la documentación, con la finalidad que la empresa no se pueda ver perjudicada frente a una fiscalización por no poder completar la información solicitada a través de un requerimiento o una carta. De respetarse el orden, la empresa tendrá mayores facilidades para ubicar y presentar documentación frente al fisco que le permita sustentar la fehaciencia de las operaciones relacionadas con la aplicación de gastos, costos y/o crédito fiscal.