ELEMENTOS QUE DEBE TENER EN CUENTA SOBRE LOS GASTOS DE VIAJE AL EXTERIOR

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ELEMENTOS QUE DEBE TENER EN CUENTA SOBRE LOS GASTOS DE VIAJE AL EXTERIOR

MARIO ALVA MATTEUCCI

1. INTRODUCCIÓN

Con un creciente desarrollo de la navegación aérea, el abaratamiento de los pasajes, el incremento de rutas y aerolíneas que llegan y salen de nuestro país, la consolidación del proceso de inversión de capital extranjera y la salida de nuestros empresarios al exterior en busca de mercados e inversión, han determinado que el tema de los viajes sea considerado necesario y no un elemento extraño o impensable como era considerado hace algún tiempo.

Pero no solo se debe tomar como referencia los boletos de viaje que sustentan el traslado desde el Perú al extranjero o viceversa, sino que las personas que realizan los mismos tienen necesariamente que solventar sus gastos de alojamiento, alimentación y transporte mientras dure la estadía en el exterior, los cuales se engloban dentro de un concepto general denominado VIÁTICOS.

El motivo del presente informe está relacionado con el tratamiento que corresponde a los viáticos otorgados a las personas que realizan los viajes al exterior, los elementos que deben tener en cuenta para evitar alguna contingencia con el fisco, los límites autorizados y eventualmente la información que puede requerir el fisco sin violentar la privacidad de las personas, entre otros temas.

2. ¿QUÉ ENTENDEMOS POR VIÁTICOS?

2.1 LA INFORMACION QUE FIGURA EN EL DICCIONARIO DE LA REAL ACADEMIA ESPAÑOLA

Al consultar el Diccionario de la Real Academia Española1 para revisar el significado de la palabra “viático”, nos percatamos que existen dos acepciones más comunes para dicho término. Así, se define a los viáticos como:

“1. Prevención, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje.

2. Subvención en dinero que se abona a los diplomáticos para trasladarse al punto de su destino”.

Como se observa en ambas definiciones siempre se alude a un elemento en común que es el viaje o traslado de un lugar a otro de una persona a la cual le entregan una cantidad de dinero que le permita solventar sus gastos mínimos.

2.2 LA INFORMACION QUE SE ENCUENTRA EN LA DOCTRINA ACERCA DEL TÉRMINO “VIÁTICOS”

Conforme lo señala DEL RIO GONZALES con respecto al término “Viáticos”, se indica que “es el término que se usa en nuestro país, deriva de “viaje”; por lo que, su expresión material dineraria, no cae dentro del ámbito laboral remunerativo, del que se excluye, por un lado, por no ser éste objeto de abono en forma permanente en el tiempo y regular en su monto; y por otro, porque no dimana de una reciprocidad obligacional que se origina de un contrato de trabajo, como sí es el caso de la remuneración”2.

De acuerdo con un GLOSARIO TRIBUTARIO que ubicamos en internet define el término Viático del siguiente modo: “Es aquel valor que representa una cantidad de dinero en efectivo que el patrono o empleador entrega a sus trabajadores para que estos desempeñen mejor su trabajo y que su obtención no significa un beneficio directo para el trabajador, ni satisfacción de sus propias necesidades estrictamente particulares ni un incremento de su patrimonio, tal como: transporte, alimentación y estadía, en una cuantía razonable”3.

3. ¿PORQUÉ EXISTE LA NECESIDAD DE REALIZAR VIAJES AL EXTERIOR?

Siendo entonces indispensable que si una persona logre demostrar la necesidad del viaje lo efectúe, la deducción del gasto se encontrará justificada, caso contrario el gasto será materia de reparo por parte del fisco.
Aparte del gasto por el viaje a realizar, la persona que lo realice necesitará efectuar un desembolso de dinero para movilizarse, alimentarse y poder pernoctar en un lugar a manera de refugio (hostal u hotel), de allí la importancia del viático.

Es preciso señalar que el principio de causalidad se encuentra consagrado en el texto del artículo 37º de la Ley del impuesto a la Renta que consagra el principio de causalidad del gasto para efectos de la determinación de la renta neta de tercera categoría. Puntualmente el literal r) del artículo 37º de la mencionada norma precisa que son deducibles los gastos de viaje indispensables de acuerdo a la actividad productora de renta gravada.

En dicho literal se precisa que son gastos deducibles para la determinación de la renta neta de tercera categoría los gastos de viaje por concepto de transporte y viáticos que sean indispensables de acuerdo con la actividad productora de renta gravada.

La necesidad del viaje quedará acreditada con la correspondencia y cualquier otra documentación pertinente, y los gastos de transporte con los pasajes.

4. ALGUNOS EJEMPLOS QUE PERMITEN DEMOSTRAR LA NECESIDAD DEL VIAJE

– SI SE REQUIERE IMPORTAR UNA MAQUINARIA DESTINADA AL MEJORAMIENTO DE LA PRODUCCIÓN DE UNA EMPRESA: El funcionario encargado de las finanzas y/o de la parte técnica viajará al extranjero para ubicar la maquinaria y decidir su compra, además del embarque de la misma hacia el país.

– SI EXISTEN NUEVAS TÉCNICAS DE ENSEÑANZA EN LA UTILIZACIÓN DE EQUIPOS CUYA TECNOLOGÍA ES DE PUNTA: Se determina que las personas encargadas del funcionamiento de las maquinarias viajen al extranjero para ver el tema de la formación en el manejo de las mismas.

– SI EXISTE UNA FERIA INTERNACIONAL QUE AGLUTINA A TODOS LOS AGENTES VINCULADOS CON UN DETERMINADA ACTIVIDAD QUE LA EMPRESA DESARROLLA Y PUEDE LOGRAR CONTACTOS CON CLIENTES Y PROVEEDORES: Deberá asistir el personal de la empresa que se dedica a las relaciones comerciales, pudiendo ser el gerente general y el gerente de marketing.

– SI LA EMPRESA TIENE INVERSIONES EN OTRAS EMPRESAS EN EL MUNDO DE LAS CUALES ES ACCIONISTA MAYORITARIO O MINORITARIO: Se requiere que el representante legal y/o el encargado del área de negocios de la empresa realice el viaje al país o países en los cuales la empresa peruana tiene presencia en el accionariado, a efectos de verificar el resultado de la inversión realizada.

– SI LA EMPRESA REQUIERE FORMALIZAR UNA ALIANZA ESTRATÉGICA CON UNA EMPRESA UBICADA EN EL EXTERIOR CON LA CUAL SE NEGOCIARÁ UN CONTRATO DE USO DE MARCA: Se requiere que el representante legal y el gerente de promoción viajen al exterior para formalizar la firma del acuerdo comercial.

– SI EL CONTRIBUYENTE DESEA INVESTIGAR EL MERCADO DE LOS PRODUCTOS QUE PODRÍA COMERCIALIZAR EN EL EXTRANJERO: Se requiere que viaje el Gerente de Ventas y el Gerente de Marketing para poder recoger la información y elaborar un análisis de mercado.

– SI EL CONTRIBUYENTE NECESITA PARTICIPAR EN UN EVENTO INTERNACIONAL DONDE HAN INVITADO A LOS DIEZ MEJORES DISTRIBUIDORES DE LATINOAMÉRICA, CON LA FINALIDAD DE ESTRECHAR LAZOS DE COMUNICACIÓN: Viajarán necesariamente el Gerente General y el Gerente de Ventas.

Queremos dejar constancia que la necesidad del viaje deberá quedar reflejada en el Acta de Directorio respectiva con la consiguiente aprobación con un Acuerdo de Directorio, el cual determinará los días otorgados por los viáticos, la necesidad del viaje, los montos, las fechas a rendir cuentas, las personas que realizarán el viaje, entre otras informaciones.

Consideramos pertinente citar a PICÓN GONZALES cuando indica en cuanto a la probanza de los viajes lo siguiente:

“La norma dispone que la necesidad del viaje se demuestra con la correspondencia y otros documentos pertinentes.

Una primera cuestión que en la práctica hemos visto es: ¿los correos electrónicos califican como correspondencia para efecto de sustentar la necesidad del viaje?. Desde nuestro punto de vista sí, debido a que existen mecanismos técnicos para demostrar su veracidad. Se debe tener presente que esta afirmación se basaría en el supuesto de que resulta posible identificar al sujeto con el cual se ha mantenido la comunicación. En efecto, la mayoría de empresas de mediano tamaño mantiene un “dominio” propio, en cuyo caso no resultará difícil identificar a la empresa con la cual el contribuyente se comunicó. No ocurre lo mismo con direcciones de correo en la cuales se utilizan dominios comerciales genéricos, en cuyo caso no resulta identificable de manera medianamente certera el sujeto con el cual se ha mantenido una comunicación.

Por otro lado, debe ser claro que la correspondencia a que se refiere la norma debe ser establecida entre funcionarios de la empresa y personas en el destino del viaje, y debe contener información suficiente para permitir al auditor fiscal tomar conocimiento del motivo del viaje.”4

5. ALGUNOS EJEMPLOS EN LOS CUALES SE APRECIA QUE NO HAY POSIBILIDAD DE JUSTIFICACIÓN DEL VIAJE AL EXTERIOR

– LA VISITA A LOS ESTADIOS DONDE SE JUGARÁ LOS PARTIDOS DE SEMIFINALES Y LA FINAL EN LA COPA MUNDIAL DEL FUTBOL EN BRASIL 2014: En este caso ha viajado el Gerente General de la empresa al Brasil en las fechas en las cuales se jugarán los últimos partidos de futbol donde se decidirán los cuatro primeros puestos.

– EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA SE CASÓ E INICIÓ UN VIAJE DE LUNA DE MIEL CON SU ESPOSA A CANADA Y ESTADOS UNIDOS: En este supuesto se trata de un viaje de tipo personal que se está tratando de considerar como gasto propio de la empresa, lo cual no es correcto.

– EL GERENTE DE LA EMPRESA REALIZA LA VISITA A LOS ESTUDIOS DISNEY EN ORLANDO – FLORIDA conjuntamente con sus hijos y los pasajes han sido comprados por la empresa.

– LA PLANA GERENCIAL DE LA EMPRESA VIAJÓ A EGIPTO PARA VISITAR EL COMPLEJO ARQUEOLÓGICO DE LAS PIRÁMIDES Y LA ESFINGE, argumentando que el viaje ha sido necesario para el cumplimiento de los fines empresariales.

– LOS GERENTES DE UNA EMPRESA QUE FABRICA MOTORES ELECTRICOS VIAJARON A ESPAÑA A PARTICIPAR DEL ENCIERRO DE TOROS DE SANFERMIN, argumentando que el viaje era importante para establecer relaciones comerciales con otras empresas del rubro.

6. ¿CUÁL ES EL DOCUMENTO QUE RESPALDA EL GASTO DEL VIAJE?

Atendiendo al hecho que la persona que efectúa el viaje debe movilizarse de un lugar a otro, este “movimiento” o “viaje” encuentra apoyo en la emisión del boleto o ticket que representa el pasaje, el cual puede ser aéreo, terrestre o marítimo.

6.1 EL BOLETO DE TRANSPORTE TERRESTRE

Si se decide efectuar el viaje en esta modalidad la empresa que presta el servicio entregará al usuario del mismo un boleto 5 el cual y conforme lo establece la Resolución de Superintendencia Nº 156-2003/SUNAT (Publicada el 16 de agosto de 2003 y vigente a partir del 17 de agosto de 2003) deberá cumplir con los siguientes requisitos mínimos conforme lo determina el artículo 3º de la norma en mención conforme se señala a continuación:

Los boletos de viaje deberán contener los siguientes requisitos mínimos:

INFORMACIÓN IMPRESA

1. Datos de identificación del transportista:

a. Apellidos y nombre(s), denominación o razón social.

b. Número de RUC.

c. Dirección de la casa matriz y del establecimiento donde esté consignado el punto de emisión.

2. Denominación del comprobante: BOLETO DE VIAJE.

3. Numeración: serie y número correlativo.

4. Datos de la imprenta o empresa gráfica que efectuó la impresión:

a. Apellidos y nombre(s), denominación o razón social. Adicionalmente, podrá consignarse el nombre comercial.

b. Número de RUC.

c. Fecha de impresión.

Los datos de la imprenta o empresa gráfica relativos a los apellidos y nombres, denominación o razón social y número de RUC no serán exigibles cuando éstas no se encuentren establecidas en el país, debiendo reemplazarse por la información relativa al importador.

5. Número de autorización de impresión otorgado por la SUNAT, el cual se consignará conjuntamente con los datos de la imprenta o empresa gráfica.

6. Destino del original y copia(s):

6.1. El boleto de viaje en original y copia se emitirá de acuerdo al siguiente detalle:

a. Original: PASAJERO

b. Copia: TRANSPORTISTA

6.2. El boleto de viaje en original y dos (2) copias se emitirá de acuerdo al siguiente detalle:

a. Original: USUARIO

b. Primera copia: PASAJERO

c. Segunda copia: TRANSPORTISTA

INFORMACIÓN NO NECESARIAMENTE IMPRESA

7. Fecha de emisión del boleto de viaje.

8. Datos de identificación del USUARIO:

a. Apellidos y nombre(s), denominación o razón social.

b. Número de RUC.

El transportista consignará en este espacio los datos del usuario al momento de la emisión del comprobante; debiendo trazar una línea horizontal que impida su posterior llenado en caso que dichos datos no le fueran proporcionados en ese momento.

9. Datos de identificación del PASAJERO:

a. Apellidos y nombre(s).

b. Tipo de documento de identidad.

c. Número de documento de identidad.

10. Del servicio de transporte:

a. Ciudad o lugar de origen y destino(s).

b. Día y hora programada de inicio del viaje.

c. Ubicación (número de asiento).

d. Valor de retribución del servicio prestado, sin incluir los cargos adicionales originados por servicios complementarios, ni los tributos que afecten la operación.

e. Cargos adicionales por servicios complementarios.

f. Monto discriminado de los tributos que gravan la operación, indicando el nombre del tributo y/o concepto y la tasa respectiva.

g. Importe total del servicio prestado que corresponde a la suma de los conceptos señalados en los literales d), e) y f) del presente numeral, el mismo que será expresado numérica y literalmente.

En caso que no exista usuario, el transportista podrá omitir consignar en el boleto de viaje la información señalada en los literales d), e) y f).
Asimismo los boletos de viaje deberán contener el signo de la moneda en la cual se emiten, información que se consignará indistintamente de manera impresa o no.

Cuando se trate de servicios de transporte terrestre público nacional de pasajeros prestados en rutas autorizadas por el Ministerio de Transportes y Comunicaciones mediante los permisos excepcionales a que hacen referencia los artículo 257º y 258º del Reglamento Nacional de Administración de Transportes aprobado por Decreto Supremo Nº 040-2001-MTC y modificatorias, el transportista podrá omitir en el boleto de viaje la información señalada en los literales b) y c) del numeral 10; así como no consignar el importe total del servicio prestado de manera literal, subsistiendo la obligación de consignar dicho importe de manera numérica, de acuerdo a lo establecido en el literal g) del numeral antes mencionado.

6.2 EL BOLETO DE TRANSPORTE AÉREO

Si se decide efectuar el viaje en esta modalidad la empresa que presta el servicio deberá ceñirse a lo dispuesto en la Resolución de Superintendencia Nº 166-2004/SUNAT, la cual aprueba las normas para la emisión de boletos de transporte aéreo.

Los requisitos exigidos para la emisión de los boletos por transporte aéreo son aquellos determinados por el artículo 2º de la referida norma, la cual se detalla a continuación:

Los Boletos de Transporte Aéreo, independientemente de su forma de emisión, serán considerados Comprobantes de Pago cuando contengan los siguientes requisitos mínimos:

a. RUC de la Compañía de Aviación Comercial.

b. Número del Boleto de Transporte Aéreo.

c. Fecha de emisión.

d. Apellido Paterno y Nombre del Pasajero. En caso de no tener apellido paterno se consignará el apellido materno. Las mujeres que utilicen su apellido de casadas y los extranjeros cuyo primer apellido no sea el paterno deberán utilizar el primer apellido que figure en su Documento de Identidad.

e. RUC del sujeto que requiere sustentar costo o gasto o crédito fiscal, en caso no se requiera realizar tal sustentación el número de Documento de Identidad del Pasajero, con excepción de los menores de edad.

f. Itinerario del viaje.

g. Signo de la moneda en la cual se emiten.

h. Valor de retribución del servicio prestado o valores que conforman dicha retribución desagregados en dos casilleros, sin incluir los tributos que afectan la operación.

i. Monto discriminado de los tributos que gravan la operación o que deban ser consignados en los Boletos de Transporte Aéreo.

j. Forma de pago, precisando si fue al contado, crédito u otra modalidad, indicándose de ser el caso el número y sistema de tarjeta de crédito utilizado, a cuyo efecto se podrá utilizar la abreviatura que corresponda a los usos y costumbres comerciales.

k. RUC o Código del Agente de Ventas, cuando haya intervenido en la operación.

Cuando el servicio de transporte aéreo de pasajeros sea prestado a título gratuito, dicha circunstancia deberá consignarse de manera expresa en el Boleto de Transporte Aéreo.

¿Qué sucede si es que se emite un documento electrónico por el servicio de transporte aéreo?

En tal supuesto es de aplicación lo dispuesto por el artículo 3º de la Resolución de Superintendencia Nº 166-2004/SUNAT, el cual precisa que los contribuyentes que requieran sustentar costo o gasto o crédito fiscal, deberán conservar la Contratapa o la Constancia Impresa del Boleto de Transporte Aéreo, mientras el tributo no esté prescrito de acuerdo a lo establecido por el numeral 7 del artículo 87° del Código Tributario.

Tratándose de BME, es obligación de la compañía de aviación comercial otorgar la Constancia Impresa, ya sea directamente o a través del Agente de Ventas, cuando el sujeto requiera sustentar costo o gasto o crédito fiscal o cuando el Pasajero así lo exija.

En ningún caso, podrá efectuarse canje de Boletos de Transporte Aéreo por facturas.

7. ¿CUÁL ES LA ESCALA DE VIÁTICOS ACEPTADA POR LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA?

Debemos tener en cuenta que conforme lo determina el tercer párrafo del literal r) del artículo 37º de la Ley del Impuesto a la Renta, se indica que los viáticos comprenden los gastos de alojamiento, alimentación y movilidad, los cuales no podrá exceder del doble del monto que por ese concepto, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía.

En este sentido, a continuación se presentan los montos ya duplicados para apreciar lo topes establecidos en la norma tributaria.

El primer cuadro alude a los montos aceptados como gasto tributario por concepto de viáticos hasta el 19 de mayo de 2013.

GASTOS DE VIAJE HASTA EL 19.05.2013

ZONA

LIMITE “A”

MAXIMO DEDUCIBLE “B”

(30% DE “A”)

África, América Central y América del Sur

US$ 400

US$ 120

América del Norte

US$ 440

US$ 132

Caribe y Oceanía

US$ 480

US$ 144

Europa y Asia

US$ 520

US$ 156

El segundo cuadro considera los montos aceptados como gasto tributario por concepto de viáticos a partir del 20 de mayo de 2013 en adelante hasta la fecha.

ZONA

LIMITE “A”

MAXIMO DEDUCIBLE “B”

(30% DE “A”)

África

US$ 960

US$ 288

América Central

US$ 630

US$ 189

América del Norte

US$ 880

US$ 264

América del Sur

US$ 740

US$ 222

Asia

US$ 1,000

US$ 300

Medio Oriente

US$ 1,020

US$ 306

Caribe

US$ 860

US$ 258

Europa

US$ 1,080

US$ 324

Oceanía

US$ 770

US$ 231

Cabe precisar que éste último monto sobre el cual se calcular el doble que es que figura en el cuadro, toman como referencia la escala de ciáticos aprobada por el Decreto Supremo Nº 056-2013-PCM, publicado en el Diario Oficial el Peruano con fecha 19 de mayo de 2013 y vigente a partir del día siguiente, es decir desde el día 20 de mayo de 2013 hasta la fecha.

La columna que está al lado derecho y que consigna la letra B es el tope máximo de deducción de los viáticos sustentados con una Declaración Jurada, formulada por la persona que realizó el viaje, al no contar con los comprobantes de pago. Esta declaración solo tiene efectos respecto de los viáticos que corresponden a (i) alimentación y (ii) movilidad.

8. ¿QUÉ COMPRENDE EL TÉRMINO “VIÁTICOS”?

El segundo párrafo del literal r) del artículo 37º de la Ley del Impuesto a la Renta determina que los viáticos comprenden los siguientes gastos:

(i) Alojamiento 6.

(ii) Alimentación 7.

(iii) Movilidad 8. Este concepto de viático fue recién incorporado a raíz de la publicación del Decreto Legislativo Nº 970 y el Decreto Supremo Nº 159-2007-EF, es decir a partir del 16 de octubre de 2007.

Asimismo se precisa que los gastos señalados anteriormente no podrán exceder del doble del monto que, por ese concepto, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía.

Los viáticos por alimentación y movilidad en el exterior podrán sustentarse con los documentos a los que se refiere el Artículo 51-A de esta Ley o con la declaración jurada del beneficiario de los viáticos, de acuerdo con lo que establezca el Reglamento. Los gastos sustentados con declaración jurada no podrán exceder del treinta por ciento (30%) del monto máximo establecido en el párrafo anterior.

En la legislación del Impuesto a la Renta y sus normas reglamentarias y complementarias existe una diferencia en el tratamiento de la deducción de los viáticos si se trata de aquellos realizados al interior del país como de aquellos realizados hacia el exterior.

9. ¿CÓMO SUSTENTAR LOS GASTOS DE VIAJE POR CONCEPTO DE VIATICOS EN EL EXTERIOR?

El tercer párrafo del literal n) del artículo 21º del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta indica que los gastos de viaje por concepto de viáticos en el exterior deberán sustentarse de la siguiente manera:

i) EL ALOJAMIENTO, con los documentos a que hace referencia el artículo 51°-A de la Ley.

ii) LA ALIMENTACIÓN Y MOVILIDAD, con los documentos a que se refiere el artículo 51°-A de la Ley o con una declaración jurada por un monto que no debe exceder del treinta por ciento (30%) del doble del monto que, por concepto de viáticos, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía.

Con ocasión de cada viaje se podrá sustentar los gastos por concepto de alimentación y movilidad, respecto de una misma persona, únicamente con una de las formas previstas en el presente numeral, la cual deberá utilizarse para sustentar ambos conceptos.

En el caso que dichos gastos no se sustenten, únicamente bajo una de las formas previstas en el presente numeral, sólo procederá la deducción de aquellos gastos que se encuentren acreditados con los documentos a que hace referencia el artículo 51°-A de la Ley.

9.1 ¿QUÉ INFORMACIÓN MÍNIMA DEBE CONTENER LA DECLARACIÓN JURADA RELACIONADA CON LOS VIATICOS DEL EXTERIOR?

El sexto párrafo del literal n) del artículo 21º del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta indica que la declaración jurada a que se refiere el acápite ii) pueda sustentar los gastos de alimentación y movilidad, deberá contener como mínimo la siguiente información:

I. Datos generales de la declaración jurada:

a.  Nombre o razón social de la empresa o  contribuyente.

b.  Nombres y apellidos de la persona que realiza el viaje al exterior, el cual debe suscribir la declaración.

c.  Número del documento de identidad de la persona.

d. Nombre de la(s) ciudad(es) y país(es) en el (los) cual (es) han sido incurridos.

e.  Período que comprende la declaración, el cual debe corresponder a la duración total del viaje.

f.   Fecha de la declaración.

II. Datos específicos de la movilidad:

a.  Detallar la(s) fecha(s) (día, mes y año)  en que se incurrió en el gasto.

b.  Detallar el monto gastado por día, expresado en nuevos soles.

c.  Consignar el total de gastos de movilidad.

III. Datos específicos relativos a la alimentación:

a.  Detallar la(s) fecha(s) (día, mes y año) en que se incurrió en el gasto

b.  Detallar el monto gastado por día, expresado en nuevos soles

c.  Consignar el total de gastos de alimentación

IV. Total del gasto por movilidad y alimentación (Suma de los rubros II y III)

La falta de alguno de los datos señalados en los rubros II y III sólo inhabilita la sustentación del gasto por movilidad o por alimentación, según corresponda.

Para la deducción de los gastos de representación incurridos con motivo del viaje, deberá acreditarse la necesidad de dichos gastos y la realización de los mismos con los respectivos documentos, quedando por su naturaleza sujetos al límite señalado en el inciso anterior. En ningún caso se aceptará su sustentación con la declaración jurada a que se refiere el acápite ii) del tercer párrafo del presente inciso.

En ningún caso se admitirá la deducción de la parte de los gastos de viaje que corresponda a los acompañantes de la persona a la que la empresa o el contribuyente, en su caso, encomendó su representación.

10. JURISPRUDENCIA DEL TRIBUNAL FISCAL RELACIONADA CON LOS VIATICOS

RTF Nº 1015-4-99

“La necesidad de los viajes se justifica por la naturaleza de las relaciones comerciales de la recurrente en el lugar de destino de dichos viajes, no siendo indispensable que se sustente cada una de las actividades realizadas durante el viaje, sino que basta la existencia de una adecuada relación entre la documentación presentada y el lugar de destino”.

RTF Nº 0840-1-2009

“Que si bien los gastos de viaje por viáticos no necesitan ser sustentados con los comprobantes de pago respectivos, al encontrarse éstos directamente vinculados con el viaje y con la necesidad de éste, de acuerdo con la actividad productora de la renta gravada, también lo es que de acuerdo con el artículo 37° del Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta citado, el vínculo de dichos gastos con el viaje será acreditado con los pasajes, y que, de otro lado, el tiempo de permanencia en el exterior debe encontrarse acorde con las labores encomendadas y con los beneficios obtenidos producto de su ejecución.

Que en tal sentido aún cuando el funcionario de la recurrente hubiera permanecido en el Japón por un período de 45 días, no ha cumplido con sustentar la necesidad de dicha permanencia adicional a los 8 días reconocidos por la Administración, más aún cuando de la Carta enviada a la Embajada de dicho país, de fojas 58, en idioma inglés, se advierte que ésta constituye únicamente una garantía por medio de la cual la empresa Kinza International de Japón, se compromete a cubrir los gastos logísticos durante la permanencia en dicho país del Sr. Mohammad Khalid y que dicha estadía no excedería el período que le hubiera brindado la inmigración japonesa, entre otros, mientras que la carta de invitación a que alude la recurrente se encuentra en idioma japonés, sin traducción.

Que asimismo, la recurrente no ha brindado información que permita corroborar las personas o empresas con las que se hicieron los contactos comerciales a los que alude, ni adjunta las comunicaciones cursadas por ésta como presentación ante aquéllas, cartas o correos electrónicos, ni comunicaciones de respuesta de las empresas contactadas, ni ningún otro documento adicional al señalado en el considerando precedente, y si bien a fojas 67 y 68 se aprecia copia de una factura comercial, así como un documento de embarque por cinco (5) vehículos, adquiridos a la empresa Falcon International CO., de fechas 17 y 22 de noviembre de 2000, ellos no resultan suficientes para acreditar que fue necesaria una permanencia de 45 días en el Japón para realizar dicha operación u otras, teniendo en cuenta los elementos anteriormente descritos, por lo que procede mantener el reparo realizado por la Administración y en consecuencia confirmar la resolución apelada”.

RTF Nº 02037-8-2011

“Que asimismo, se indicó que de la revisión del expediente elaborado en la fiscalización efectuada en 1999, se verificó que el recurrente presentó una declaración jurada de gastos en el exterior y un resumen de viajes por meses y días, en las que consignó un gasto por viaje de US $ 100,00, y fotocopias de su pasaporte con el ingreso y salida a Chile, por lo que dicha documentación y los comprobantes de compras efectuadas en dicho país, sustentaban los gastos por viáticos por los días que correspondían a las fechas de emisión de dichos comprobantes, según lo detallado en el Anexo Nº 02 del anotado requerimiento, de foja 627, por lo que se aceptaba como gasto el importe de S/. 11 708,10 por estar esos acreditados, dado que las compras efectuadas coincidían con las fechas de viaje y no aceptó los gastos de viáticos incurridos en fechas de viaje en las que no se acreditó ningún comprobante de compra, en ese sentido reparó la base imponible por el monto S/. 4,134.90”

RTF Nº 20790-1-2012

“Que como se aprecia, para que los gastos de viaje -pasajes y viáticos- sean deducibles, además de ser necesarios para el desarrollo de la actividad productora de la renta gravada, tanto para la generación de rentas como para el mantenimiento de su fuente, deben encontrarse debidamente acreditados con la documentación pertinente, que para el caso de viajes al exterior se debe proporcionar evidencias de los contactos previos al viaje, comunicaciones de presentación cursadas por la recurrente ante la entidad convocante, cartas o correos electrónicos, comunicaciones de respuesta para confirmar la asistencia a eventos, así como documentación adicional que corrobore la causalidad del gasto y que demuestre la participación y asistencia de personal a nombre de la recurrente, como podrían ser material de información recibida en la reunión, programas y cronogramas de la reunión, o cargos de recepción de documentos entregados o recibidos con motivo del viaje realizado, criterio que ha sido recogido en la Resolución N° 13136-8-2010”.

RTF Nº 01008-8-2013

“Que no obstante lo señalado, la recurrente no ha presentado documentación alguna que acredite que los gastos de viaje resultaban necesarios para el desarrollo de su actividad gravada y la vinculación de dicho desembolso con la generación de ingresos gravados, habiéndose limitado a exhibir durante la fiscalización los referidos documentos, y a explicar que se trata de viajes que tenían por finalidad la negociación con proveedores del exterior para la importación de productos, alegato que si bien resulta razonable a efecto de acreditar la vinculación de los viajes con las actividades que realiza la recurrente, no ha sido acreditado documentariamente.

Que en efecto, la recurrente no presentó documentación o información obtenida en la reunión con los proveedores de artículos de oficina llevada a cabo en la ciudad de Chicago (tales como, entre otros, cartas de invitación, información respecto a los productos y precios), documentos que acrediten el propósito del viaje a la ciudad de Tumbes (entre otros, la relación de visitas a los clientes respectivos y preferencias reveladas por éstos), documentos relativos a la convención y exposición de artículos de oficina llevada a cabo en Buenos Aires (cotizaciones, constancia de asistencia al evento, material del evento, entre otros) ni la documentación que pruebe las visitas que habría realizado a los representantes de Rapid y Gema (cuántas reuniones se celebraron y acuerdos arribados, negocios concretados, entre otros).

Que en tal sentido, dado que para la procedencia de la deducción por gastos de viaje, resulta necesario acreditar con la documentación pertinente, la necesidad de su realización para el desarrollo de la actividad productora de la renta gravada9, lo que no ha hecho la recurrente, corresponde mantener este reparo y confirmar la apelada en este extremo”.

11. INFORMES EMITIDOS POR LA SUNAT RELACIONADOS CON LOS VIATICOS

INFORME N° 022-2005-SUNAT/2B0000

Los gastos por viáticos (alojamiento y alimentación) incurridos en el extranjero serán deducibles de la renta bruta de tercera categoría, siempre que esté acreditada la necesidad del viaje así como la realización de dichos gastos con los documentos que hagan las veces de los comprobantes de pago emitidos de acuerdo a la legislación del país respectivo o cualquier otro documento fehaciente, en los cuales debe constar, por lo menos, el nombre, denominación o razón social y el domicilio del transferente o prestador del servicio, la naturaleza u objeto de la operación; y, la fecha y el monto de la misma.

Dicha deducción sólo procederá hasta el doble del monto que, por ese concepto, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía.

INFORME N° 022-2009-SUNAT/2B0000

No es posible justificar para fines del Impuesto a la Renta el gasto por los viáticos que requiere el personal desplazado para el cumplimiento de sus funciones mediante la anotación en la planilla de remuneraciones del pago de una cantidad con el detalle del concepto y días del desplazamiento efectuado por el personal.

INFORME N° 029-2007-SUNAT/2B0000

– Procede utilizar el crédito fiscal por el IGV que grava los pasajes y viáticos de un sujeto no domiciliado, siempre que dichas adquisiciones puedan ser permitidas como costo o gasto de la empresa domiciliada para efecto del Impuesto a la Renta y se destinen a la realización de las operaciones gravadas con el IGV de la empresa.

– El pago de la contribución impuesta con ocasión de la concesión otorgada al amparo del TUO de las Normas con Rango de Ley que regulan la entrega en concesión al Sector Privado de las Obras Públicas de Infraestructura y de Servicios Públicos es deducible para la determinación del Impuesto a la Renta de tercera categoría del concesionario.

INFORME N° 103-2006-SUNAT/2B0000    

Durante el ejercicio 2002, los gastos por viáticos debían encontrarse necesariamente sustentados en comprobantes de pago que reunían los requisitos y características mínimas establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago, salvo el caso de los viajes al exterior.

INFORME N° 200-2006-SUNAT/2B0000    

Cualquier concepto que no es considerado como operación no gravada no debe formar parte del cálculo de la prorrata a que se refiere el numeral 6.2 del artículo 6° del Reglamento de la Ley del IGV.

Si el sujeto domiciliado asume “el gasto por pasajes, alojamiento y viáticos de los sujetos no domiciliados” y no existe reembolso por parte de estos últimos, dichos montos constituyen parte de la retribución por el servicio prestado en el país, encontrándose afectos al Impuesto a la Renta, toda vez que el servicio genera renta de fuente peruana.

El gasto incurrido por un sujeto domiciliado correspondiente a viáticos del prestador del servicio no domiciliado en el país, constituye una mayor retribución para dicho no domiciliado y es deducible en su totalidad para efecto de la determinación del Impuesto a la Renta de tercera categoría del sujeto domiciliado, siempre que dicho gasto cumpla con el principio de causalidad

INFORME Nº 027-2012-SUNAT/2B0000

Tratándose de una empresa no domiciliada que presta íntegramente en el Perú un servicio de asesoría y consultoría a una empresa domiciliada en el país, con la cual no tiene vinculación económica, y por cuya prestación puede o no pactarse una retribución en dinero, asumiendo la domiciliada los gastos por concepto de pasajes aéreos, movilidad, tasas por uso de aeropuerto, alojamiento y alimentación de los trabajadores de la no domiciliada, algunos de los cuales incluyen el IGV:

1. El importe de dichos gastos constituye para la empresa no domiciliada renta de fuente peruana, sujeta a retención, independientemente de que se haya o no pactado retribución en dinero por el servicio. Dicha retención alcanza el total del importe pagado por los referidos conceptos, incluido, de ser el caso, el IGV.

Lo señalado anteriormente, no varía en caso sea de aplicación la Decisión 578.

2. El importe a que se refiere el numeral anterior, incluido el IGV que, de ser el caso hubiera gravado dichos conceptos, integra la base imponible del IGV que grava la utilización del servicio por parte de la empresa domiciliada.

12. LEGISLACIÓN COMPARADA:

12.1 EN ARGENTINA

La norma que regula el Impuesto a la Renta es la Ley Nº 20.628 la cual indica que son deducibles como gasto: “Los viáticos comprobables incurridos dentro o fuera del país, que se asignen o paguen a los dueños únicos de empresas, socios, miembros de directorios, consejos u otros organismos directivos y a funcionarios o empleados del contribuyente. Asimismo, los gastos de transporte de las mismas personas, como también los incurridos por la contratación de técnicos para trabajar en el país, o por el envío de empleados del contribuyente a especializarse al exterior; siempre que tales gastos sean indispensables para obtener rentas gravadas. El monto total de estas deducciones no deberá exceder el cinco por ciento (5%) de la renta bruta”10.

12.2 EN MEXICO

El artículo 137º de la Ley del Impuesto sobre la Renta en México indica con respecto a los gastos de viáticos y viaje lo siguiente:

“IX.- Los viáticos o gastos de viaje, en el país o en el extranjero, cuando no se destinen al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje de la persona beneficiaria del viatico o cuando se apliquen dentro de una faja de 50 kilómetros que circunde al domicilio del contribuyente. Las personas a favor de las cuales se realice la erogación, cuando no sea el propio contribuyente, deben tener relación de trabajo con este, en los términos del capítulo i de este título, o deben estar prestando servicios profesionales.

Tratándose de gastos de viaje destinados a la alimentación, solo serán deducibles hasta por un monto que no exceda de ciento cincuenta mil pesos diarios por cada beneficiario, cuando los mismos se eroguen en territorio nacional, y trescientos mil pesos diarios, cuando se eroguen en el extranjero, y el contribuyente acompañe a la documentación que los ampare la relativa al hospedaje o transporte. Cuando a la documentación que ampare el gasto de alimentación el contribuyente acompañe la relativa al transporte, deberá además cumplir con los requisitos que al efecto establezca la secretaria de hacienda y crédito público, mediante reglas de carácter general.

Los gastos de viaje destinados al uso o goce temporal de automóviles y gastos relacionados, serán deducibles hasta por un monto que no exceda de doscientos mil pesos diarios, cuando se eroguen en territorio nacional o en el extranjero, y el contribuyente acompañe a la documentación que los ampare la relativa al hospedaje o transporte, debiendo cumplir con los requisitos que al efecto establezca la secretaria de hacienda y crédito público, mediante reglas de carácter general.

Los gastos de viaje destinados al hospedaje, solo serán deducibles hasta por un monto que no exceda de novecientos mil pesos diarios, cuando se eroguen en el extranjero, y el contribuyente acompañe a la documentación que los ampare la relativa al transporte, debiendo además cumplir con los requisitos que al efecto establezca la secretaria de hacienda y crédito público, mediante reglas de carácter general.

Cuando el total o una parte de los viáticos o gastos de viaje con motivo de seminarios o convenciones, efectuados en el país o en el extranjero, formen parte de la cuota de recuperación que se establezca para tal efecto y en la documentación que los ampare no se desglose el importe correspondiente a tales erogaciones, solo será deducible de dicha cuota, una cantidad que no exceda el límite de gastos de viaje por día destinado a la alimentación a que se refiere esta fracción. La diferencia que resulte conforme a este párrafo no será deducible en ningún caso” 11.
_________________________

[1] El diccionario se puede consultar ingresando a la siguiente dirección web: www.rae.es

[2] DEL RIO GONZALES, Oscar. Viáticos, Comisión de Servicio, Rendición de Cuentas y Declaración Jurada: Generadores de gasto fiscal no remunerativo. Esta información puede consultarse ingresando a la siguiente página web: http://www.cladperu.com.pe/web/archivos/produccion_intelectual/viaticos.pdf

[3] Esta información puede consultarse ingresando a la siguiente página web: http://www.univo.edu.sv:8081/tesis/016738/016738_Anex.pdf

[4] PICÓN GONZALES, Jorge. Deducciones del Impuesto a la Renta Empresarial. ¿quién se llevó mi gasto?. La Ley, la SUNAT o lo perdí yo…. Dogma. Lima, 2007. Segunda edición. Página 195.

[5] De conformidad con lo establecido en el numeral 5) del artículo 1º de la Resolución de Superintendencia Nº 156-2003/SUNAT se determina que el “Boleto de Viaje” es el comprobante de pago que sustenta la prestación de un servicio de transporte público nacional de pasajeros, el mismo que debe ser emitido independientemente del monto cobrado o si se trata de la prestación de un servicio a título gratuito.

[6] Entendido como el lugar donde una persona o un grupo de personas se aloja, aposenta o acampa, o donde está algo. (Fuente: www.rae.es)

[7] Es el conjunto de las cosas que se toman o se proporcionan como alimento. (Fuente: www.rae.es)

[8] Medio de transporte de personas o cosas. (Fuente: www.rae.es)

[9]  Ello ha sido reconocido, entre otras, por la Resolución del Tribunal Fiscal N° 07444-8-2011, en la cual se establece que para la procedencia de la deducción por gastos de viaje, resulta necesario acreditar con la documentación pertinente, la necesidad de su realización para el desarrollo de la actividad productora de renta gravada, agregándose que en el caso bajo análisis, la recurrente no presentó documentación alguna que acreditara la relación de causalidad, habiéndose limitado a exhibir durante la fiscalización los comprobantes de pago por estos gastos.

[10] GARCÍA-HERRERA BLANCO, Cristina; TORREJÓN SANZ, Lucía; ALONSO  SAN ALBERTO, Diana; DEL BLANCO GARCÍA, Álvaro. “Estudio comparado de los sistemas tributarios de América Latina”. Instituto de Estudios Fiscales. Ministerio de Economía y Hacienda. Año 2010. Esta información se puede consultar ingresando a la siguiente dirección web: http://www.ief.es/documentos/recursos/publicaciones/fiscalidad_internacional/TributacionAmericaLatina.pdf

[11] Esta información puede consultarse ingresando a la siguiente dirección  web: http://www.cem.itesm.mx/derecho/nlegislacion/federal/91/242.htm

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Acerca de JUAN MARIO ALVA MATTEUCCI

Abogado de la Pontificia Universidad Católica del Perú. Egresado de la Maestría en Contabilidad con mención en Política y Administración Tributaria de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Asociado activo del Instituto Peruano de Derecho Tributario - IPDT. Miembro del Consejo Directivo del Servicio de Administración Tributaria - SAT de la Municipalidad Metropolitana de Lima. Profesor del Curso de Especialización Avanzada en Tributación de la Pontificia Universidad Católica del Perú. Profesor del Programa en Gestión Tributaria Empresarial dictado en ESAN. Profesor de los cursos "Impuesto a la Renta Empresarial" y "Planeamiento Tributario" del PEE DE DERECHO CORPORATIVO en ESAN. Ha sido Profesor del curso "Impuestos Especiales II - Impuesto a la Renta e IGV" de la Facultad de Derecho y Ciencia Política de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Coautor del Libro "Infracciones y Sanciones del Código Tributario. Tomo I y II", del Libro "Detracciones, Retenciones y Percepciones", del "Libro Homenaje a Armando Zolezzi Möller", del "Libro Homenaje a Luis Hernández Berenguel", del "Libro Homenaje a Francisco Escribano” y del "Libro Homenaje a Victor Vargas Calderón". Coautor del libro "Guia de Operaciones Societarias y Comerciales", del "Manual de Detraciones, Retenciones y Percepciones", del libro "Aplicación Práctica del Impuesto a la Renta: Ejercicio 2015 - 2016", del libro "Delitos tributarios: Análilsis de la Ley Penal Tributaria e incremento patrimonial no justificado" y del libro "Manual de Infracciones y Sanciones Tributarias". Autor del libro "Análisis para la aplicación del Crédito Fiscal". Autor del libro "Análisis práctico del Impuesto General a las Ventas". Autor del libro "Tratamiento tributario de las empresas constructoras e inmobiliarias" Autor de artículos para revistas universitarias y profesionales sobre diversos temas tributarios. Actualmente ocupa el cargo de Director de la Revista Actualidad Empresarial.

Un pensamiento en “ELEMENTOS QUE DEBE TENER EN CUENTA SOBRE LOS GASTOS DE VIAJE AL EXTERIOR

  1. Renzo Cornejo Huamán

    Muchas gracias por el aporte, muchas veces estos detalles son lo que nos ayudan a crecer; es importante saber que el conocimiento se comparte, de antemano gracias por compartirlo.

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