ORGANICE SU TIEMPO EN EL CIERRE DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y EVITE CONTINGENCIAS CON EL FISCO
MARIO ALVA MATTEUCCI
Aún faltan dos meses y medio para que se termine el año 2013, plazo que también coincide con el cierre del ejercicio gravable para efectos del Impuesto a la Renta. Ello determina que los contribuyentes deben estar alertas en contar con la información necesaria que sea útil para la elaboración de los Estados Financieros.
Entre la información que debemos tener en cuenta se encuentran los documentos fuente que serían los comprobantes de pago, sin los cuales el registro contable no guardaría sustento, pero ello implica también contar con las órdenes de servicio al igual que el documento que da cuenta de la culminación, representado por la conformidad del mismo. Otro documento que también sirve para estos efectos es la orden de compra para el caso de los bienes muebles y el acta de entrega, lo cual va de la mano con la Guía de Remisión correspondiente (sea transportista o remitente) que demuestre el traslado de los mismos al almacén o también su salida.
No olvidar contar con los contratos respectivos, en los cuales sean necesarios, para demostrar al fisco la fehaciencia de las operaciones y si estos contaran con la firma de las partes contratantes legalizada ante Notario Público le otorgará un beneficio adicional, el cual es la fecha cierta, verificándose una mayor posibilidad de demostrar que las operaciones son reales y que se cuenta con el respaldo suficiente.
Otro tema que a veces resulta de vital importancia es el hecho de obtener los documentos fuente dentro del ejercicio gravable o a más tardar antes de la elaboración de los Estados Financieros. Ello es vital porque permite identificar el monto de lo que corresponde a las provisiones contables, la determinación del gasto con el sustento respectivo, la fijación de los límites (en caso de exigencia de la propia norma del Impuesto a la Renta) además de servir como elemento de identificación física del gasto. El problema común que se presenta es que en el área contable se reciben los comprobantes de pago muchas veces a destiempo, por diversos temas, ya sea por olvido o inacción de la gerencia al solicitarlo, por entrega tardía del mismo por el proveedor, por un problema de traspapelo en otras áreas distintas al área contable, entre otros.
El llenado de los libros es otro problema que se presenta comúnmente y existe el caso de profesionales que solo trabajan con la presentación de información a través de los PDT y no consignan información en los libros. Ello en la práctica está desapareciendo particularmente en el caso del Registro de Compras y el Registro de Ventas presentados de manera electrónica, toda vez que allí si se debe consignar la información de todos modos.
Tenga en cuenta también el cumplimiento del principio del devengo tanto para el tema de los ingresos como de los gastos, de tal modo que se consignen de manera correcta la información en sus estados financieros del ejercicio 2013, evitando considerar elementos que pertenezcan al ejercicio gravable 2012, toda vez que ello determinaría el reparo inmediato por parte del fisco. En este mismo sentido, debe analizar que los gastos involucrados en la determinación de la renta neta de tercera categoría cumplan con el Principio de Causalidad, consignado en el artículo 37º de la Ley del Impuesto a la Renta, además de verificar que el gasto no se encuentre prohibido de manera expresa en el texto del artículo 44º de la Ley del Impuesto a la Renta.
Como mencionamos al inicio, si bien es cierto que faltan dos meses y medio para el cierre del ejercicio, ello no significa que una vez culminado el mismo recién corresponda revisar la documentación y realizar las tareas indicadas anteriormente. En caso que usted inicie lo más pronto posible este análisis, tendrá mayor tiempo para verificar la información, confrontarla con sus proveedores o clientes y evitar alguna sorpresa que lo perjudique posteriormente.