CONSERVACIÓN Y ORDEN EN LA DOCUMENTACIÓN AL RETORNAR A LAS OFICINAS

MARIO ALVA MATTEUCCI

Desde el pasado 16 de marzo del presente año, al decretarse la inmovilización social obligatoria, muchas personas no pudieron retornar a sus centros de labores, dejando en sus escritorios documentación  necesaria para el registro de operaciones, sustento de gastos, identificación de compromisos de pago, documentación útil para realizar la cobranza de acreencias, entre otros.

También se ha observado que desde esa fecha se interrumpió el flujo de recepción de documentos en las garitas de vigilancias o en las mesas de partes de las empresas, lo que en buena parte retrasó la toma de decisiones gerenciales al no contar con la información útil y oportuna, frenó algún proceso de compra, no permitió valorar correctamente los compromisos de pago, entre otros.

Algunas de estas dificultades se pudieron superar con el envío de la misma documentación a través de los medios electrónicos, por lo que los trabajadores de las áreas que necesitan la información antes indicada, utilizaron sus correos institucionales o quizás hasta los personales, para poder comunicarse entre ellos y la empresa, o con la plana gerencial o los propios accionistas.Las formas de comunicación que se han empleado han sido variadas, señalando que se ha utilizado en primer lugar el correo electrónico, como un elemento de conectividad, el cual ha sido útil para enviar y recepcionar documentación. Sin embargo, el aplicativo que por excelencia ha sido utilizado en los últimos meses entre todas las personas ha sido el WhatsApp. Esta aplicación ha permitido establecer conexión inmediata, ya sea para enviar o recibir mensajes de texto, de audio, fotografías, videos, entre otras situaciones. En menor medida se han utilizado las redes sociales, sea el Facebook, Linkedin, Twitter, Instagram, entre otras.

El envío de la documentación utilizando los medios indicados anteriormente ha sido útil, ya que se puede elaborar informes, realizar cotizaciones, presentar proformas de trabajo, conocer lo que sucede en la parte operativa de la empresa, sobre todo para poder adoptar medidas.

Sin embargo, debemos precisar que desde el 1 de Julio de 2020 se ha levantado la medida del aislamiento social obligatorio (cuarentena) en buena parte del país, con algunas regiones que todavía la mantienen, para evitar el contagio y propagación del COVID-19.

Lo antes mencionado implica el retorno del personal a los centros de labores, con las medidas de protección sanitaria que se requiera para protegerse a sí mismos y proteger al resto de los compañeros de trabajo. Pero este retorno implica necesariamente que los trabajadores que laboran en áreas neurálgicas de las empresas, encuentren documentación acumulada que no ha sido procesada, o también documentación que ya fue enviada por los proveedores pero nunca se recepcionó en las oficinas.

Ello amerita una revisión de los documentos que se quedaron en las oficinas y aquellos que vayan llegando de a pocos a la mesa de partes o la oficina de recepción de documentos.

Sin embargo, pocos se han percatado que durante el aislamiento social obligatorio, una cantidad regular de documentación  que puede ser útil en los procesos de análisis de gastos, de cobro de acreencias, o de reuniones cuyo contenido es importante en el desarrollo de las actividades propias de las empresas, fue enviada a través del correo electrónico, el WhatsApp o cualquier otras aplicación que permita la comunicación con envío de archivos o mensajes, lo que permitió contar con información útil y necesaria para la toma de decisiones.

Sin embargo, nos preguntamos ¿hemos sido precavidos en conservar los documentos?, ¿tenemos una copia de seguridad?, ¿se pueden recuperar una vez que fueron eliminados por un tema de espacio o de memoria en los celulares o equipos informáticos?,¿se puede evitar que terceros ajenos a la empresa accedan a esta información?

Las respuestas a estas preguntas nos permitirán apreciar que, aun en el caso que el medio de comunicación varíe, la idea de conservación y orden en la documentación es necesaria, sobre todo para poder demostrar fehaciencia de las operaciones en una posible revisión tributaria por parte del fisco más adelante, evitando reparos tributarios al desconocerse las operaciones llevadas a cabo.