A veces se piensa que las fechas contraídas como compromiso de entrega de un informe o para la formulación de un proyecto pueden ser relativas, es decir, flexibles a sólo referenciales. Sin embargo, cumplir las fechas comprometidas para seguir un proceso de gestión de proyecto es fundamental. No es cualquier cosa. Si por algún detalle empieza a valorar un donante, en un ejecutor de sus fondos, suele ser el cumplimiento mínimo de criterios que se condicen con la confianza.
Genera confianza alguien que dice “se lo entrego el día 30” y lo entrega, en lo posible, el día 27 ó 28. Claro, para ello, hay que saber organizarse “hacia atrás”. Si uno tiene una fecha de compromiso, tiene que ordenar sus pasos que le permitan y garanticen llegar a ella, y bien. No debe existir excusas para no cumplir; todo debe ser orientado a ser eficaz y, si se puede, cada vez más eficiente.
Así como las fechas, es clave considerar que toda formulación de un proyecto sirve para ordenar la intervención social que uno intenta desarrollar, en lo que corresponda. En ese sentido, un proyecto es secundariamente para pedir fondos / recursos a un donante. Entendamos, sobre todo, debe permitirnos organizar, en todo aspecto y sentido. Para lograr los objetivos y metas que uno se plantea, ajustándose a las actividades que uno ha previsto desarrollar.
Si se produjera un cambio o la realidad nos conduce a variar lo previsto en el proyecto, se debe anticipar al donante sobre los cambios que se ven como necesarios y lograr su consentimiento. Nunca debe dejarse para el final el propósito de informar y explicar; es algo que se valora mucho desde un donante, ya que denota responsabilidad y capacidad de gestión. En ello, muy rara vez se denegará el pedido de un cambio o variante sustancial que se vea como necesaria en la ejecución de un proyecto; debo decir que hasta puede ser valorado, si se mira desde la óptica de que nos movemos en una realidad normalmente cambiante y compleja.
Hemos aludido ya a un término que es muy importante de tomar en cuenta, “explicar”. El saber explicar adecuadamente las cosas que uno hace. Empezando por valorar que cuando uno informa a un donante, el que sea, sobre cómo se usaron los fondos que aportó siempre será valorado y tomado en cuenta como sentido de responsabilidad; sea que fuera una obligación explícita hacerlo o no. Dar cuenta del uso de fondos recibidos permite, además, generar un mecanismo de sinergia y marcketing desde el donante (especialmente si es donante persona o empresa), quien lo tenderá a tener presente en sus relaciones públicas y familiares.
Pero, así como informar en general sobre un fondo / recursos ejecutados es muy importante, más aún si existe compromiso explícito de hacerlo, el tenor de saber explicar lo pertinente en un informe es también necesario de entender. Nos referimos a que un informe debe de presentar / contar / narrar / … lo que corresponde a cómo se ejecutaron las actividades, cómo se ejecutó el presupuesto correspondiente, el grado de alcance de los resultados y objetivos previstos. La coherencia con la que pudo trabajarse y hacer la experiencia. En ello, hay que saber explicar las cosas. Más importante que mencionar el dato más elaborado de lo trabajado como proyecto; más que demorarse indefinidamente en conseguir la información “final” de lo que se tiene que transmitir, o cosa equivalente, es fundamental saber informar.
Saber informar de acuerdo a la información con la que uno cuenta, con lo poco o mucho que se tenga sistematizado o de información pertinente; comunicarlo, nunca dejar de hacerlo. No para pasar de superficial, falto de calidad o poco serio. En la medida que uno sepa explicar por qué uno informa dentro de las limitaciones de manejo de información que a uno se le presenta, será lo adecuado. Repetimos, explicando siempre los alcances que corresponden y, si es necesario, dejando pendiente de complementar una información cuando se vea necesario. Pero se avanza, se cierra lo que es posible dentro de los plazos que son requeridos y se es explícito en los alcances logrados desde la información que uno maneja y presenta. No ocultar ni dejar de explicar lo que corresponda.
Cumplir plazos, informar, saber explicar…, hacerlo en los términos más razonables y con argumentos, son cosas muy valoradas. En ello habría que agregar la importancia de lo gráfico, las fotos que acompañan (o debieran hacerlo) toda ejecución de un proyecto; no olvidar nunca de contar con una cámara fotográfica para recoger los momentos claves de la ejecución de un proyecto.
Hay que recordar siempre que quien lee un proyecto, un informe o algo equivalente, no maneja el mismo nivel de datos o información. Mientras una persona se encuentre más lejana de la realidad a la que se alude en un documento, más difícil de entenderla. Salvo que se facilite una presentación sencilla, clara, explicada, sin sobreentendidos. Entendiéndose que lo que para uno es información obvia, lo que para alguien que está en terreno se muestra “lógico” y entendible, para alguien externo a ello, requiere de mayores elementos explícitos. No “rollos”, algo resumido de modo claro y directo a los puntos centrales. Debemos aprender también a saber comunicar.
Guillermo Valera Moreno
Lima, 9 de julio de 2014