El ciclo de proyectos puede ser una buena secuencia para precisar los roles que corresponden no solo a la gestión de un proyecto determinado sino que puede ser muy útil para situar la gestión de una oficina dedicada a procesar proyectos diversos.
Aunque existen diversas aproximaciones para hablar de un ciclo de proyectos podríamos concordar que, con ella, se hace referencia frecuente a la secuencia de Identificación – Diseño y formulación – Búsqueda de recursos – Gestión de la ejecución – Evaluación. Cinco fases que tienen su propia importancia y que, desde una oficina dedicada a dichos menesteres, puede ser que ponga énfasis distintos en cada una de ellas.
Por ejemplo, normalmente una oficina de proyectos puede estar más preocupada por el diseño y formulación de proyectos, así como en la búsqueda de los recursos que se requieren para la ejecución de los mismos. Dicha circunstancia puede conducir a relativizar mucho la forma de identificar los proyectos o la gestión cabal que pueda corresponder en el monitoreo y seguimiento de las propuestas. Incluso, cuanto más grande la entidad encargada de ello las cosas pueden aparecer como subordinadas a la dinámica de las demandas que se establecen por las entidades financiadoras de proyectos.
Por lo tanto, puede ser recomendable el establecer un FODA (Fortalezas – Oportunidades – Debilidades – Amenazas) respecto a cada una de las fases para tomar conciencia de cómo uno se desenvuelve en cada una de ellas. Corroborando los énfasis de las labores que uno desarrolla en cada una de ellas; será interesante que se pueda decidir qué papel se quiere jugar en cada una de las fases, entendiéndose que su tratamiento específico no sólo ayudará a precisar mejor los roles de trabajo e intervención sino que permitirá intervenir de manera más consciente y con los énfasis necesarios que pueda corresponder.
Quizás pueda ser difícil que una misma entidad (u oficina de proyectos) pueda procesar el conjunto de labores que pudiera corresponder a cada una de las cinco fases en referencia, pero nos permitirá establecer las mediaciones que puedan ser más adecuadas. Por ejemplo, cuando más compleja es la intervención en proyectos de una oficina como tal, quizás la parte referida a identificación o a la evaluación de proyectos sea mejor procederla a través de terceros, ya sean éstos los ejecutores directos o echando mano de consultores encargados más especializadamente de abordar dichos procesos (especialmente para las evaluaciones).
En lo que se refiere a la búsqueda de recursos, es necesario que se aborde de manera muy diferenciada de lo que es el diseño y formulación de los proyectos o la gestión de los mismos. Muchas veces se mezclan estos aspectos, lo cual puede conducir a equívocos diversos. La búsqueda de recursos supone un tratamiento con donantes que normalmente tienen distintos orígenes (sean agencias de cooperación, empresas, personas individuales, entidades del Estado, etc.) y, en la complejidad de las relaciones que se van tejiendo, deben significar y conducir a tratamientos distintos, más sistemáticos y especializados.
Saber ubicarse desde las cinco fases del ciclo de proyectos para la gestión de una oficina correspondiente, nos dará posibilidades de concordar mejor las posibilidades de trabajo institucional y definir los énfasis de tratamiento, siendo conscientes que en cada una de ellas siempre se debe de incorporar una labor pedagógica para con los beneficiarios (e intermediarios de los beneficiarios directos) y respecto a los donantes con los que uno logra encaminar posibilidades de financiamiento estables o esporádicas.
Guillermo Valera Moreno
18 de noviembre 2010