Hay cuestiones elementales que son importantes de tomar en cuenta cuando se maneja recursos económicos, más aún si éstos son ajenos o tienen un origen distinto al propio. Es decir, hay una serie de aspectos de sentido común que es bueno considerar si se quiere hacer un manejo adecuado; más aún, si se quiere tener un buen manejo.
Si uno recibe un fondo económico, vamos a decir, de S/. 1,000.00 (un mil soles) para construir una letrina y sembrar árboles alrededor de ésta, lo lógico será que uno invierta esos fondos recibidos en dicho propósito y no en otra cosa. Eso se llama cumplir el propósito para lo que se pide los fondos (su objetivo) y hacer concreta la voluntad del donante que nos proporciona los recursos, con la finalidad establecida de antemano. Se solicita y canaliza recursos con determinado propósito o finalidad y debe de cumplirse la misma, porque se actúa de buena fe y asumimos compromiso en ese sentido, sea que esté escrito o no.
Tiene sentido también pensar, por lo tanto, que si se tuviera que cambiar de propósito el destino de un dinero recibido, ello tendría que consultarse con quien me lo proporcionó. O sea, si al recibir los fondos, surge una necesidad más apremiante o ya se hubiera realizado el propósito central previsto (letrina y siembra de árboles, para seguir con nuestro ejemplo), por más buena intención que tengamos en darle un nuevo destino a los fondos recibidos, no podríamos ejecutar los mismos si no consultamos, de antemano, con el donante el nuevo propósito que nos podemos plantear. Es decir, por los motivos que sean, podríamos pensar que en vez de la letrina sería mejor afirmar un terreno e implementarlo para ser usado como cancha de fulbito o vóley. Es quizás una buena opción y planteada, seguro, con muy buena voluntad. Pero nunca debiera olvidarse que para proceder con ello se requiere consultar y conseguir la aprobación del nuevo propósito de parte del donante. No sólo por un tema que podría plantearse de “malversación de fondos” (con la mejor intención del caso) sino por un asunto de procedimientos y consideración al donante, fidelidad a los compromisos contraídos y confirmación dialogada de lo viable de la nueva opción.
Cuando ya se ha ejecutado un proyecto, una obra prevista en éste, es importante informar adecuadamente y bien al donante, así no hubiera compromiso de hacerlo. Es un ejercicio bueno de convivencia que nos sitúa en la lógica de cómo tomamos en cuenta “al otro”, no sólo porque se nos ha dado un dinero que debe ser bien gastado, sino porque es un tema de cultura de cómo hacer las cosas adecuadamente. Informar de lo realizado es ya adecuado. Hacerlo con la información completa y bien presentado es algo que puede colaborar con hacer bien las cosas, especialmente si damos cuenta descriptiva de lo realizado de acuerdo a lo comprometido y damos cuenta de lo gastado de acuerdo a lo comprometido. Acompañado de un sustento documentario de ambas cuestiones.
Tengamos en cuenta que los informes, además de cumplir una formalidad muchas veces prevista de antemano con el donante (y más formal mientras más formal es el origen de los fondos y más burocrático, mientras más “públicos” es el origen de los fondos). Pero veamos que también los informes son un excelente ejercicio de hacer un balance de lo realizado en un periodo de tiempo (por ejemplo, el tiempo que dura la ejecución de un proyecto). Además, un informe puede ser un instrumento que derive muy fácilmente hacia labores de difusión de lo que es la entidad que lo ha realizado; desde el rol del donante, puede ser una buena manera de generar un marcketing directo o indirecto hacia nuevos donantes. En una palabra, un buen informe actúa con mucha facilidad como efecto multiplicador, si uno lo sabe trabajar y valorar adecuadamente.
Para una entidad o grupo encargado de ejecutar fondos, es muy importante establecer un mínimo de planeamiento y de fechas claves de principio a fin (algunos le llaman hitos a esas fechas). Se podría decir de otro modo, mencionándolo como plazos de cumplimiento de principio a fin de los fondos recibidos. Donde se involucran no sólo las actividades que se deben de realizar y garantizar que se ejecuten adecuadamente, sino que se debe incluir también los momentos claves de “rendición de cuentas” que nos debemos hacia el donante, hacia la población beneficiaria prevista y hacia el interno del grupo o entidad desde la que se trabaja la iniciativa. Decimos momentos, en tanto fechas de entrega de informes que pueda haber y de cómo se garantiza su efectiva entrega o cumplimiento, lo cual habrá que establecer de acuerdo al grado de complejidad que pueda tener cada organización (distinto es un grupo pequeño a uno grande o respecto a una red).
En lo anterior se pone en juego una serie de experticias que deben de tomarse en cuenta. Es muy probable que algunas funciones especializadas en la ejecución de un proyecto no se cuenten internamente en una organización. Por ejemplo, labores de albañilería en el caso de nuestro ejemplo de la construcción de la letrina. Efectivamente, nadie espera que alguien de la organización haga de albañil amateur si no cuenta con dicha experticia. Se trata de complementar las necesidades con el acceso a recursos profesionales externos que permitan un efectivo cumplimiento o realización de las actividades que permitan alcanzar el objetivo propuesto. A lo que nos referimos es a que toda ejecución de un proyecto debe tener la capacidad de desarrollar capacidades y complementar experticias para garantizar el efectivo propósito para el que se consigue determinados recursos. Ello es responsabilidad de una adecuada gestión institucional.
Hay otros aspectos sobre los que podemos llamar la atención, en particular sobre el tema del financiamiento. Debe tenerse en cuenta que cuando uno recibe dineros de un donante, además de ser consecuente en el uso de los mismos y la buena “rendición” de los mismos, se debe considerar que éste (el donante) no tiene ninguna obligación o cosa parecida respecto a seguir apoyando con fondos para nuevos propósitos. Si lo hace, en buena hora y será signo de valoración de la relación establecida y que se conjuga con las posibilidades del donante mismo en el sentido de la continuidad planteada. Como también es importante considerar que si uno plantea un pedido de fondos a un donante (vamos a decir, unos S/. 1,000.00) y éste aprueba una cantidad distinta, tenemos el compromiso (o debiéramos considerarlo sin que nos lo pidan incluso) de reajustar los fondos a la cantidad aprobada. Muchas veces sólo se habla de esto en tanto uno puede recibir menos (por ejemplo, S/. 800.00) y se genera algunos malestares entendibles; pero no aparece tan claro cuando, por diferencia de tipo de cambio, uno recibe algo más de fondos (por ejemplo, S/. 1,200.00). En ambos casos, se tendría que proceder (en forma dialogada) con los ajustes que pudieran corresponder.
Todo lo anterior lo hemos presentado sin referirnos mayormente al tipo de donante. Hemos querido enfatizar el sentido común con el que se debe o debiera proceder una serie de aspectos que, en la ejecución de proyectos y de todo presupuesto económico, sería conveniente tomar en cuenta. Se trata de saber gastar o ejecutar los recursos que uno pueda tener como responsabilidad de encaminar y saber hacerlo no sólo con responsabilidad sino con el sentido de compromiso y búsqueda del mejor bienestar posible. Siempre redundará en mejores beneficios.
Guillermo Valera Moreno
Lima, 22 de marzo de 2011