Los textos administrativos están conformados por una manera determinada de organizar la información, es decir poseen una estructura que hay que conocer y asumir al momento de escribir nuestros contenidos. La redacción administrativa, como una de las ramas de la redacción, se encargara de dar a conocer las partes y el modo en que se ordena la información dentro de los textos administrativos. Estas pautas de organización responden a convenciones textuales que producen y reproducen las instituciones y los individuos dentro de la sociedad en el tratamiento de asuntos comerciales, reclamos, peticiones, invitaciones académicas, etc. Los elementos comunes que preexisten a todos los documentos administrativos son, en principio, el uso del membrete, que identifica a la institución emisora; la colocación de la fecha y lugar, que permite la clasificación y archivo de la correspondencia; fórmulas de tratamiento o saludo, que permiten reconocer el cargo del destinatario y obtener un acercamiento de cortesía; cuerpo o desarrollo, donde se escribe el mensaje; despedida, con la que se cierra cortésmente la correspondencia; y firma o rúbrica, con la que se identifica el emisor del documento administrativo.

Con los textos administrativos, los individuos y grupos sociales establecen relaciones de comunicación con organismos de la administración pública o privada dentro o fuera de una misma institución. Así, un alumno puede hacer una petición de préstamo del cañón multimedia para la presentación de una ponencia a la Oficina de Recursos Audiovisuales de la Universidad mediante un documento administrativo denominado solicitud, a cuyo pedido se le responderá, con un documento administrativo, si procede o no el préstamo, es decir se genera una comunicación entre individuo y organismo administrativo; también puede presentarse el caso de que una comunidad indígena solicite la construcción de una escuela al Ministerio de Educación, para ello procederán hacer la petición a través de un documento administrativo, a la cual se le responderá respectivamente, es decir se establece una relación entre grupo social y organismo administrativo del Estado. Todo esto significa que los textos administrativos cumplen con un propósito específico otorgado por los individuos y grupos sociales e institucionales quienes les dan plenamente sentido.

Asimismo, para producir textos administrativos, no basta con conocer la estructuración y distribución de la información, es necesario conocer los fundamentos de la norma lingüística (ortografía y puntuación por ejemplo) y tomar conciencia de la trascendencia de lo que se escribe a una empresa o un destinatario con un cargo público o privado. Producir textos administrativos requiere tomar conciencia del receptor, planificar el texto, redactarlo y revisarlo antes de enviarlo.

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¿Cómo citar esta fuente?
LOVÓN CUEVA, Marco (2010). “Los textos administrativos”. Unidad de aprendizaje Nº 8 del material de práctica del Taller de comunicación oral y escrita. Lima: URP. http://bit.ly/hamzBI
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