Los textos administrativos están conformados por una manera determinada de organizar la información, es decir poseen una estructura que hay que conocer y asumir al momento de escribir nuestros contenidos. La redacción administrativa, como una de las ramas de la redacción, se encargara de dar a conocer las partes y el modo en que se ordena la información dentro de los textos administrativos. Estas pautas de organización responden a convenciones textuales que producen y reproducen las instituciones y los individuos dentro de la sociedad en el tratamiento de asuntos comerciales, reclamos, peticiones, invitaciones académicas, etc. Los elementos comunes que preexisten a todos los documentos administrativos son, en principio, el uso del membrete, que identifica a la institución emisora; la colocación de la fecha y lugar, que permite la clasificación y archivo de la correspondencia; fórmulas de tratamiento o saludo, que permiten reconocer el cargo del destinatario y obtener un acercamiento de cortesía; cuerpo o desarrollo, donde se escribe el mensaje; despedida, con la que se cierra cortésmente la correspondencia; y firma o rúbrica, con la que se identifica el emisor del documento administrativo.
Con los textos administrativos, los individuos y grupos sociales establecen relaciones de comunicación con organismos de la administración pública o privada dentro o fuera de una misma institución. Así, un alumno puede hacer una petición de préstamo del cañón multimedia para la presentación de una ponencia a la Oficina de Recursos Audiovisuales de la Universidad mediante un documento administrativo denominado solicitud, a cuyo pedido se le responderá, con un documento administrativo, si procede o no el préstamo, es decir se genera una comunicación entre individuo y organismo administrativo; también puede presentarse el caso de que una comunidad indígena solicite la construcción de una escuela al Ministerio de Educación, para ello procederán hacer la petición a través de un documento administrativo, a la cual se le responderá respectivamente, es decir se establece una relación entre grupo social y organismo administrativo del Estado. Todo esto significa que los textos administrativos cumplen con un propósito específico otorgado por los individuos y grupos sociales e institucionales quienes les dan plenamente sentido.
Asimismo, para producir textos administrativos, no basta con conocer la estructuración y distribución de la información, es necesario conocer los fundamentos de la norma lingüística (ortografía y puntuación por ejemplo) y tomar conciencia de la trascendencia de lo que se escribe a una empresa o un destinatario con un cargo público o privado. Producir textos administrativos requiere tomar conciencia del receptor, planificar el texto, redactarlo y revisarlo antes de enviarlo.
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¿Cómo citar esta fuente?
LOVÓN CUEVA, Marco (2010). “Los textos administrativos”. Unidad de aprendizaje Nº 8 del material de práctica del Taller de comunicación oral y escrita. Lima: URP. http://bit.ly/hamzBI
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20 febrero, 2011 at 9:22 am
COMPRENSIÓN DE LECTURA
1. En el texto, se señala que existe una relación comunicativa entre individuos y grupos sociales. Explique el porqué de esta afirmación.
2. ¿Cuáles son los elementos comunes que aparecen en los textos administrativos? Cítelos y explique dos de ellos.
3. Al final del texto, se sugiere que los textos administrativos deben ser revisados antes de enviarlos. Considera usted que esta es una tarea necesaria en la redacción administrativa. Dé dos razones.
4. ¿Cuál es la relación que existe entre producción de un texto administrativo y la tradición textual?