SERVIR “realizará pruebas, que usan tecnología de Internet, que tienen como objetivo identificar las brechas de conocimientos de las personas al servicio del Estado, con el fin de adecuar las estrategias de capacitación a las necesidades que se diagnostiquen. Para ello, como primer paso, se vienen aplicando una serie de pruebas de conocimientos a las personas que prestan servicios a los sistemas administrativos relacionados con el ciclo de gasto del Estado”.

En lo que respecta al Sistema de Abastecimiento, uno de los 14 sistemas administrativos que actualmente existen, se ha ha publicado el cronograma de actividades, procedimiento para participar y los temas que serán objeto de evaluación.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Primera etapa de registro: envío de datos de los Jefes de las Oficinas de Administración.

Inicio del plazo: 28/08/2010

Vencimiento del plazo: 30/09/2010

Segunda etapa de registro: llenado del aplicativo virtual con los datos de las personas que prestan servicios en los OEC.

Inicio de plazo: 28/08/2010
Cencimiento de plazo: 30/09/2010

Publicación de las áreas temáticas de las pruebas en el portal de SERVIR.

Inicio de plazo: 20/09/2010

Publicación y comunicación electrónica de las fechas e indicaciones específicas para la rendición de las pruebas de conocimientos.

Inicio de plazo: 04/10/2010

PROCEDIMIENTO PARA PARTICIPAR

Para participar, se seguirá el siguiente procedimiento:

1. Registro de personas que prestan servicios en los Órganos Encargados de las Contrataciones (OEC): Para desarrollar el Diagnóstico de Conocimientos, una primera tarea es identificar a cada una de las personas que participarán de este proceso. El registro se realizará en dos etapas:

Etapa 1. Registro de Jefes:

Los Jefes de las Oficinas Generales de Administración, o quien haga sus veces, deberán completar el Anexo 1 de la Directiva Nº 002-2010-SERVIR/GDCR con sus datos personales. Una vez que se ha completado el formato del Anexo 1 con la información pertinente, éste deberá ser remitido en versión electrónica a diagnóstico@servir.gob.pe. Asimismo, dicho formato deberá ser enviado en versión física, y debidamente visado por el Jefe de Recursos Humanos o el que haga sus veces, a la siguiente dirección:

Autoridad Nacional del Servicio Civil – SERVIR
Diagnóstico de Conocimientos OEC
Pasaje Francisco de Zela 150 Piso 10 – Jesús María
Lima – Perú

*Este Anexo deberá estar firmado por el jefe de la OGA y visado por el responsable de Recursos Humanos de la entidad. El plazo vence el 30 de septiembre.

Cuando SERVIR reciba el Anexo Nº 1, lo cotejará con RENIEC. En caso la información remitida por la entidad sea incorrecta o esté incompleta, SERVIR la reenviará a la entidad para su corrección. Los jefes cuyos datos se verifiquen sin problema recibirán una contraseña personal por parte de SERVIR, para que procedan al registro de las personas que prestan servicios en los OEC de su entidad.

Etapa 2. Registro de operadores:

Los jefes de las OGA, o quien haga sus veces, deberán registrar los datos de las personas que prestan servicios en los OEC de sus respectivas entidades, especificando además las funciones que éstos cumplen en el ciclo de contrataciones. Este proceso deberá ser realizado a través del siguiente aplicativo, valiéndose de la contraseña que SERVIR le alcance al correo electrónico consignado una vez concluida la etapa anterior. Para realizar este registro, el Jefe de la OGA cuenta con tres días después de haber recibido la comunicación electrónica de SERVIR.

Esta información también deberá ser remitida en versión física a SERVIR, debidamente visada por el Jefe de Recursos Humanos o el que haga sus veces, para que pueda también ser cotejado con RENIEC.

2. Distribución de usuarios y claves a las personas que prestan servicios en los OEC

Una vez concluido el registro de las personas que prestan servicios en los OEC, SERVIR remitirá a cada persona registrada un correo electrónico con el usuario y la contraseña personales. Además, remitirá información vinculada al cronograma de las pruebas, las áreas temáticas e información relevante sobre el Diagnóstico.

Con esta comunicación, cada persona registrada estará apta para rendir la prueba de acuerdo al cronograma que establecerá SERVIR.

3. Publicación de áreas temáticas que formarán parte de la prueba

SERVIR, en coordinación con OSCE y un grupo de especialistas en contrataciones del Estado, ha identificado las áreas temáticas que formarán parte de la prueba para cada persona que presta servicios en el OEC. Estas áreas temáticas serán publicadas en esta página web a partir del 20 de septiembre de 2010.

4. Publicación de cronograma de pruebas

A partir del 4 de octubre de 2010, SERVIR publicará en su página web y comunicará por correo electrónico el cronograma para rendir la prueba, cada operador es responsable de identificar la fecha en la que le corresponde rendir la prueba.

5. Preparación individual para rendir la prueba

El instrumento del Diagnóstico de Conocimientos es una prueba que se rendirá vía internet, para lo cual es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones (como preparación para rendir la prueba):

La prueba sólo estará disponible durante 1 hora, entre las 8:00 y 9:00 horas en la fecha en la que le corresponda a cada persona.
Se rendirá la prueba en la computadora que usualmente se tiene asignada en el centro de trabajo.
Cada persona será responsable de verificar que su computadora cuente con los requisitos técnicos necesarios para rendir la prueba unos días antes de la fecha establecida por SERVIR. Estos requisitos técnicos se encuentran disponibles aquí.

6. El día de la prueba

El día de la prueba, las personas registradas y que hayan recibido su contraseña deberán:

Llegar a su centro de trabajo a las 7.30 horas para prepararse para la prueba: verificar conexión a internet de su equipo, encender el equipo, etc.
Deberán tener a la mano el usuario y contraseña remitidos por SERVIR.
A la hora indicada, ingresar al entorno virtual de la prueba disponible en esta página web.

7. Entrega de resultados individuales

Media hora después de culminada la prueba, cada persona evaluada recibirá sus resultados en su correo electrónico. Los resultados indicarán las brechas de conocimientos por temas.

En caso de que no reciba sus resultados, por favor, comunicarse de manera inmediata con SERVIR al correo electrónico diagnostico@servir.gob.pe o al teléfono 206 3370.

8. Entrega de resultados consolidados

ÁREAS TEMÁTICAS

Una vez que todas las personas registradas hayan rendido la prueba, SERVIR emitirá una comunicación a los titulares de las entidades con los resultados consolidados por entidad.

Planificación, programación y actos preparatorios

I.1. Programación

Elaborar el PAC: Consolidación y valorización de los requerimientos, seguimiento al usuario para que remita el cuadro de necesidades.
Modificar el PAC: Conocer los procedimientos y los supuestos, así como los trámites administrativos, elaborar la resolución o documentos pertinentes.
Registrar la aprobación del PAC así como sus modificaciones.
Efectuar el seguimiento y evaluación del PAC. Requerir las razones del incumplimiento de la programación.

I.2. Actos preparatorios

Analizar la pertinencia del requerimiento en relación con la programación. Verificar la coherencia del pedido o requerimiento con la programación enmarcada en el PAC.
Proceder con el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado. Determinación del valor referencial, considerando componentes adicionales como uso de diversas fuentes, descuentos por volúmenes, pluralidad de marcas y postores, etc.
Tramitar la disponibilidad presupuestal ante el órgano competente.
Proyectar el documento aprobando el expediente de contratación: identificación de la dependencia usuaria, consignación del informe de estudio de posibilidades, establecimiento del valor del proceso, determinación del tipo de proceso, entre otros.

Tramitar ante las dependencias competentes, la propuesta de miembros del Comité Especial.
Elaborar un proyecto de bases que se presentará al Comité Especial para que sea aprobado.

Ejecución de procesos de selección

II.1. Procedimientos regulares

Apoyar al Comité Especial en el registro del proceso de selección.
Apoyar al Comité Especial en el registro de participantes.
Asesorar en la absolución de consultas y observaciones.
Proceder con la integración de las bases en el sistema, de acuerdo con la normativa de contratación pública, y registrarla en el sistema.
Asesorar en la evaluación de propuestas, de acuerdo con las disposiciones normativas y criterios establecidos por el OSCE. Proponer el acta de evaluación.

II.2. Supuestos no previstos

Asesorar al Comité Especial cuando encuentra supuestos de vicios que pueden acarrear la nulidad de los procesos. Conocer los supuestos del artículo 56 de la Ley.
Asesorar al Comité Especial cuando se pretenda cancelar el proceso de selección.
Asesorar al Comité Especial en las acciones a tener en consideración si existe duda razonable respecto de la veracidad de un documento presentado en una propuesta técnica.
II.3. Interposición de apelaciones
Asesorar al Comité Especial en los casos en que uno o varios postores interpongan recurso de apelación.

Formalización y ejecución contractual

III.1. Procedimiento de formalización

Citar los ganadores de la buena pro para la formalización del contrato. Formalizar órdenes de compra o servicios.
Conocer los requisitos para la notificación.
Conocer la consecuencia de no seguir los procedimientos de citación.
Elaborar el proyecto de contrato que será suscrito por el representante de la entidad y el representante del ganador de la buena pro.

Conocer los procedimientos del compromiso del gasto para la emisión de las órdenes de compra o servicio. Manejar los sistemas informáticos tanto internos como el SIAF –SP, si están sujetos a éstos.
Registrar el contrato en el SEACE.
Custodiar los documentos del expediente de contratación.

II.2. Irregularidades en el contrato

Tramitar la nulidad de los contratos cuando se detecten los supuestos del artículo 56 de la Ley. Conocer las consecuencias de una nulidad.
Supervisar el contrato. Tramitar los requerimientos previos de cumplimiento ante el contratista.

Conocer el procedimiento en la entrega para proceder con un plazo de subsanación de observaciones.

Proceder con la fiscalización posterior de los documentos.
Conocer los procedimientos para recurrir a una conciliación o arbitraje en defensa de la entidad. Conocer los procedimientos de solicitud, recusación de árbitros, entre otros.

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