Muchas entidades han creído conveniente señalar en sus Bases Administrativas el cobro de 500 nuevos soles por registrar a una empresa como participante en un determinado proceso. En otros casos, en las Bases se ha solicitado el pago previo de 10 soles por concepto derecho de participación. Sea 500 o 10 nuevos soles lo que se pague, creemos conveniente que debe definirse de manera clara por qué concepto se debería efectuar el pago en la etapa “Registro de Participantes”.

Si la convocatoria de las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas, se realiza a través de su publicación en el SEACE, oportunidad en la que se deben publicar las Bases y un resumen ejecutivo del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, bajo sanción de nulidad, resulta lógico que a través de dicho sistema las empresas interesadas accederán a las Bases, para cuyo efecto las imprimirán para su análisis.

Tomado conocimiento de las reglas que regirán el proceso de selección, entre otros, las empresas interesadas deberán acercarse a la Entidad respectiva a registrarse.

Precisamente, el numeral 7 del artículo 50 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, señala que la convocatoria deberá contener obligatoriamente “El costo del derecho de participación”.

Por su parte, el artículo 52 del Reglamento establece que “El participante se registrará previo pago de un derecho, cuyo monto no podrá ser mayor al costo de reproducción de las Bases”.

Bajo esa perspectiva, ¿una empresa debería pagar el derecho de participación o el costo de reproducción de las Bases?

El PRONUNCIAMIENTO N° 085-2010/DTN de fecha 9 de marzo de 2010, sobre la base del artículo 52 del Reglamento, ha establecido que “deberá publicarse en el SEACE la estructura de costos que sustente el derecho de participación previsto en el numeral 2.2 de las Bases (S/. 800, 00). Debe tenerse presente que, en caso el costo del derecho de participación no pueda ser sustentado, deberá devolverse a los participantes el excedente que resulte de restar a el monto cobrado el costo real de la reproducción de las Bases” (Sic); no obstante, dicho razonamiento no soluciona la problemática porque sigue confundiendo los alcances del pago por derecho de participación y el costo de reproducción de Bases, más aún, añade los términos denominados “estructura de costos” y “costo real”, que no están contemplados en la redacción del artículo 52 del Reglamento, situación que, además, no hace sino más compleja la comprensión de la problemática.

En mi opinión, el registro de participante (trámite obligatorio), que confiere a la empresa registrada un derecho o situación jurídica especial para participar en un proceso y tener la calidad de tal para los efectos del caso, sólo conllevará a un pago si es que la empresa requiere una copia de las Bases (trámite potestativo y discrecional), sólo en éste último caso la Entidad deberá exigirle el pago respectivo, el cual deberá ser establecido en las Bases y deberá estar determinada sobre la base del costo de la reproducción de las Bases.

El trámite conducente a la obtención de un status jurídico, para efectos de un proceso de selección, únicamente constituye un mero registro o anotación. Ello no debe generar el cobro de pago alguno porque sencillamente el Reglamento no lo exige, tal como se señaló en lo párrafos anteriores. Es obligatoria la inscripción más no así la adquisición impresa de las Bases a la Entidad. Muchas veces, las empresas cuando van a registrarse ya tienen en su poder una copia física de las Bases.

Finalmente, cabe añadir que en el tercer párrafo del artículo 52 establece que “La Entidad tendrá la obligación de entregar al participante, por cualquier medio y en el mismo día de su registro, la respectiva constancia o comprobante de registro”, y no así un comprobante de pago (emitida por la venta de Bases), como al parecer, erróneamente, se viene haciendo.

En consecuencia, si la empresa desea registrarse para participar en un proceso no debe exigírsele el pago para hacerlo merecedor del derecho de participar, dado que ello genera, de manera indirecta, en muchos casos, la imposición de un costo excesivo y desproporcionado, que limitaría la mayor concurrencia y participación de empresas.

Por esas razones, de la lectura del artículo 50 del Reglamento, numeral 7 y del artículo 51 del mismo cuerpo normativo, vemos que el derecho de participar no debe conllevar a pago alguno en la etapa de “Registro de Participante”. Sólo en el caso que una empresa desee que la Entidad le otorgue copia de las Bases (es una potestad comprar las Bases, no es una obligación) se le deberá exigir el pago, cuyo monto no podrá ser mayor al costo de reproducción de las Bases.