¿Cuál es la principal función que tienes como Gestor de Unidad?
Existen gestores de unidad en todas las unidades de la universidad (facultades, departamentos, institutos, etc). La idea del gestor viene de la mano con una nueva propuesta administrativa que se está trabajando en la universidad desde hace varios años: el proyecto Mejoremos PUCP. Esta propuesta implica mejorar los procesos administrativos de la universidad. Para ello, se está trabajando en la implementación de un nuevo sistema en el área administrativa: Centuria, que es un software que optimiza el trabajo administrativo. Dentro del proyecto Mejoremos PUCP, el Gestor de Unidad tiene dos funciones: facilitar el uso del sistema Centuria y canalizar las necesidades de la unidad al Vicerrectorado Administrativo.
Explícanos con más detalle en qué consiste el sistema Centuria.
Es un Software ERP (Enterprise Resource Planning) que sirve para administrar los procesos. El ERP que se ha instalado en la universidad se llama Centuria. La idea es ir reemplazando progresivamente el antiguo sistema de Intranet por el Centuria, que es más eficiente. El problema radica en la implementación, porque este cambio implica cambiarles el chip a las personas que están acostumbradas a trabajar con el antiguo sistema.
Va a ser un reemplazo en el transcurso del tiempo. Lo que sucede es que este sistema está dividido en módulos que se van implementando de a pocos. Hasta el momento tenemos un módulo de compras, otro de planeamiento de gasto en viajes para docentes, solicitudes de almacén, entre otros. Estos modelos van a ir aparecido y perfeccionándose conforme pasen los meses. En las empresas extranjeras en las que este sistema se ha implementado con éxito, se tienen aproximadamente entre 10 y 15 modelos. Nosotros tenemos 33, entonces la cantidad de trabajo que habrá es mucho mayor. Nosotros debemos adaptar la plantilla estándar del software a las necesidades particulares de la universidad.
¿Qué Mejoras trae Centuria en comparación al antiguo sistema Intranet?
El sistema es mejor en el sentido de que ahora los procesos son mucho más rápidos. Centuria permite tener un seguimiento más personalizado de las compras que se hacen en la unidad. Se tiene más control. Uno de los avances más significativos es haber establecido rangos: existen cargos para registrar las solicitudes y para aprobarlas. Hay algunas personas que solo pueden registrar o aprobar. Esto significa que, dependiendo del puesto que uno ocupa, las funciones que el Centuria te habilita son más específicas. Los Jefes de Departamento, por ejemplo, tienen habilitada la función de aprobar solicitudes.
Además de ser Gestor de Unidad, te ocupas de la administración de la nueva Página Web del Departamento.
Así es. La página ha salido al aire hace unas tres semanas. Está tarea también está inscrita dentro de un proceso de implementación de páginas Web en toda la universidad. Se busca mejorar el medio de comunicación. La ventaja de estas nuevas webs es que uno las puede actualizar de manera sencilla y eso permite que siempre figure nueva información. Es bastante cómodo hacer las actualizaciones.
En el Departamento se han hechos algunas remodelaciones en los equipos. Tengo entendido que también te ocupas de esta labor.
Hay un tema de logística interna en las oficinas que comprende la remodelación, el mejoramiento y la compra de software y hardware más adecuado a las funciones de cada uno de los trabajadores del Departamento. Por ejemplo, la computadora que necesita una secretaria no es la misma que necesita, digamos, un editor de videos. Para lograr esto, se está llevando a cabo un proceso de estudio informático. Yo me ocupo de ordenar este estudio informático.
Estás trabajando en funciones más administrativas. ¿Extrañas tus antiguas funciones dictando prácticas de audio y radio?
Tengo una contradicción muy grande. Estoy muy entusiasmada con estas nuevas funciones porque representan algo: trabajo en gestión, administración y de comunicaciones en general. Son tareas que disfruto bastante y que las estoy haciendo con muchas ganas. Sin embargo, si me ha dado mucha pena tener que dejar algunos de mis horarios de práctica. He tenido que reducir mi carga académica.