Cuaderno No 5 : DE LA CULTURA DE PAPEL A LA MICROFORMA DIGITAL

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A propósito de la celebre frase “papelito manda“

Hace unos días al hacer una trámite administrativo ante una entidad me pidieron una serie de “papeles” y cuando expresé al empleado que ya había tramitado antes uno de los documentos que me exigía, me dijo: “a ver, papelito manda “ , lo que evidentemente demostraba que aún está presente en nuestra cultura la idea del papel como testimonio de la veracidad de una declaración ciudadana, tan es así que te piden a veces copia del DNI cuando las entidades están conectadas al sistema RENIEC y pueden verificar por ejemplo el dato sobre la identidad del ciudadano, el numero de RUC, entre otras cosas.

Por tal motivo he escrito esta reflexión en torno al tema para compartirla con todos

Esta frase de “papelito manda” aunque parezca risible no es sino una muestra de que en el inconsciente colectivo de una sociedad como la nuestra prima la idea de que todo proceso se reduce a un papel, sin embargo hay que tener en cuenta que entre “papel” y “documento” existe una gran diferencia, y que es el documento el que debe primar por que el papel puede ser cualquier cosa, en cambio el documento es aquel que tiene fuerza probatoria, fuerza vinculante, carácter formal, carácter probatorio, efecto jurídico erga homnes, a partir del cual se pueden llevar a cabo procedimientos administrativos o judiciales, así como también se pueden adquirir derechos u obligaciones, como por ejemplo: la partida de nacimiento, la partida de matrimonio, una escritura pública, un título valor, etc. Por lo tanto, la preocupación social debe dirigirse hacia la autencidad, validez y conservación de los documentos que nos van a permitir ejercer nuestras prerrogativas ciudadanas en un estado de derecho.

Esta preocupación social por la conservación del acervo documentario nos ha llevado a buscar, dentro de las distintas tecnologías de punta que el avance científico nos provee, las más adecuadas para tal fin, así por ejemplo en un primer momento se pretendió dejar de lado la cultura del papel en las diferentes instituciones públicas a través de la famosa frase “paper less” (menos papel), que constituía fundamentalmente una medida de carácter administrativo destinada a desburocratizar los procesos y racionalizar el uso del papel, pero no un cambio real hacia la “cultura digital”.

Posteriormente, se optó también por la microficha, el microfilm, los archivos digitales, etc. hasta llegar al momento, en que con mucho más precisión, se habla ya de la “microforma digital”.

Entendemos que el cambio a esta tecnología es una tarea difícil, que implica, no solamente en aspectos técnicos, sino también de carácter legal y cultural. En principio debemos reconocer que los archivos documentales clásicos constituidos por anaqueles, depósitos, archivadores, etc. están cayendo en obsolescencia y están generando algunos problemas a las instituciones. En efecto, significan por ejemplo altos costos de almacenamiento, espacios físicos cada vez más crecientes, aumento del volumen de operaciones de búsqueda, ineficiencia administrativa en el manejo de documentos con el consecuente deterioro de la documentación, exposición a modificaciones o adulteraciones con el consecuente fraude, etc., etc. Esta situación aunada a una mala costumbre constituida por la redundancia en el archivo de documentos (se obtienen innecesariamente varias copias de un mismo documento) y la clásica frase de “papelito manda” generan a la larga pérdidas considerables de horas hombre de trabajo y de recursos humanos, técnicos y financieros, que bien podrían ser aprovechados en operaciones que redunden en beneficio de la institución o empresa.

El reto ahora es entonces, ¿qué hacer frente a esta situación, para lograr la transmutación de la cultura del papel a la cultura digital?; en primer lugar consideramos que debe determinarse el contenido de los archivos, para identificar la documentación de mayor relevancia, a fin de clasificarla por tipo, materia, años, etc. Posteriormente creemos que se debe armonizar las tecnologías más adecuadas para optar por el sistema que mejor se adapte a nuestras necesidades. Asimismo, no se debe descuidar la seguridad jurídica, así como la auditoría interna que corresponda, los costos y el soporte jurídico y reglamentario que viabilice este proceso. Este soporte jurídico debe tener en cuenta los principios de neutralidad tecnológica, fijeza, durabilidad, seguridad, legalidad y inalterabilidad, entre otros.

Para estar preparados en esta gran tarea no debe perderse de vista la adecuada administración de las tecnologías que nos conllevan a la microforma digital, como la transmisión electrónica, la signatura digital, la capacitación permanente, la certificación de idoneidad del sistema, el desarrollo y la integración, el soporte, el almacenamiento, etc.

Una adecuada legislación debe prever también que la microforma digital, para que sea aceptada en el seno de una sociedad acostumbrada al mito del papel, debe aceptar el carácter probatorio y el valor legal de la microforma para todo tipo de procedimiento judicial y administrativo, y que ésta sea aceptada por las autoridades judiciales y administrativas; y que los procesos se adecuen a esta nueva tecnología. Por ejemplo, en algunos países como Estados Unidos se rechazan papeles si ya se tiene el archivo electrónico

Por ejemplo, antes en Price Waterhouse, de un universo de 100,000 documentos buscó 20, demorándose 67 horas para poder ubicarlos. Luego de utilizar la microforma digital, los 20 documentos fueron ubicados en 4.5 segundos; el resto es historia.

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