La Conferencia o Rueda de Prensa es una de las mejores formas para transmitir información relevante a los medios de comunicación, puesto que permite una interacción directa entre periodista y fuente. Pero siempre se debe tener claro de que solo se convoca si hay algo importante que comunicar, ya que si no es así, se pierde credibilidad ante los medios, si es que acuden, puesto que los periodistas suelen tener muchas convocatorias. Por lo tanto, se debe conseguir que acudan por primera vez o que lo sigan haciendo.
1- Primero que nada, la convocatoria debe ser clara: fecha, lugar, quién, por qué; y si es necesario acreditarse, plano del lugar, etc.
2- El día es muy importante. Se debe escoger uno donde no haya otros eventos más interesan, que puedan minimizar el que se organiza.
3- Convocar a los periodistas con suficiente tiempo para que puedan colocar en agenda la rueda de prensa, pero tampoco tanto para que se olvide.
4- Se debe llamar para confirmar y si es necesario acreditar a los periodistas.
5- Hay que tener en cuenta a quién se convoca, qué medios y tomando en cuenta esto, conocer el horario de los periodistas que se invita: en la tarde es mal horario para una redacción por la carga de trabajo, primera hora de la mañana no es buena para prensa escrita, y última hora de la mañana es difícil para televisión y radio. Hay que encontrar horarios factibles para todos, o centrarse en los medios más importantes para la empresa.
6- La sala que se use, debe tener el suficiente espacio para todos los periodistas, además de un sistema de audio y tomas de sonido para radios y televisión.
7- Se debe preparar materiales de prensa: un dossier o una nota. La nota debe ser escrita con lenguaje periodístico (y con criterio).
8- Una presentación ayudará a dar seguimiento a la rueda de prensa, sobretodo en caso de resultados o informes. Debe ser clara y con poco texto.
9- Cualquier material que se pueda aportar será de utilidad para los medios: imágenes y/o videos para televisión, o infografías para escritos. Los medios online pueden, al final, hacer uso de prácticamente todo tipo de material.