El lugar donde se desarrolla el arbitraje o sede arbitral puede entenderse de diferentes maneras: en sentido estricto está referido al lugar geográfico y jurisdiccional en donde se realizará el proceso y, por lo tanto, la ubicación determinará las normas aplicables. Por otro lado, puede ser entendido como el lugar en donde se organizará y desarrollará el proceso llevando a cabo las actuaciones arbitrales físicamente, así como la presentación de escritos y custodia del expediente. En este caso se habla muchas veces de sedes ad-hoc y de sedes institucionales.

En estas líneas nos vamos a referir a la segunda de las interpretaciones sobre el lugar en que se lleva el arbitraje ad-hoc y el arbitraje institucional.

Como regla general, son las partes las que determinan cuando acuerdan llevar su diferendo a arbitraje, si es que este será administrado por una institución arbitral que se encargue de su organización en donde los árbitros se limiten a la conducción del proceso, denominándose arbitraje institucional o administrado; o si deciden que sean los mismos árbitros quienes organicen y conduzcan el proceso, en dicho caso nos encontraremos ante el denominado arbitraje ad-hoc.

En la legislación peruana, a través del Decreto Legislativo Nº 1071, normativa que rige el arbitraje, señala en su artículo 7 la distinción entre el arbitraje ad-hoc del institucional. Asimismo, se precisa que las instituciones arbitrales deben estar organizadas como personas jurídicas con o sin fines de lucro. Además, se añade que pueden ser también instituciones públicas que tengan las funciones arbitrales previstas o incorporadas en sus normas reguladoras, y se encuentren inscritas en el Ministerio de Justicia.

En nuestra legislación se señala que a falta de acuerdo en la designación, o a falta de esta, o si hay contradicción en la designación, si la institución señalada no existe o no acepta la designación, se entenderá que el arbitraje será ad-hoc.

En nuestro medio existen varias instituciones que administran procesos arbitrales, siendo las más representativas las Cámaras de Comercio, el OSCE y algunos colegios profesionales, instituciones que cuentan con un reglamento arbitral y una infraestructura y logística adecuada.

AD-HOC

De otro lado, existen varias sedes llamadas ad-hoc que, sin ser constituidas como instituciones arbitrales, sirven de sede arbitral para el desarrollo de los procesos. Los árbitros son los conductores y organizadores, estableciendo sus reglas procesales.

Si bien es cierto que cualquier lugar en donde los árbitros decidan sesionar respecto de un proceso arbitral puede ser considerado sede ad-hoc, consideramos que el mismo debe contar con un mínimo de requisitos esenciales que hagan viable el desarrollo del proceso arbitral.

Así, tenemos que en nuestro medio ya existen sedes ad-hoc especializadas que brindan una infraestructura y logística adecuada, como salas debidamente acondicionadas para audiencias, con los respectivos equipos de ayuda audiovisual, salas de espera, mesa de partes, servicios de notificaciones y custodia de expedientes arbitrales, además de una ubicación estratégica que permita un fácil acceso para las partes y los árbitros; estas sedes ya cuentan con la preferencia de algunos árbitros y secretarios arbitrales que las prefieren por cuestiones de rapidez y por la posibilidad de adaptar las normas o reglas que rigen el proceso a las necesidades de cada caso.

Por cierto, estas sedes ad-hoc deben guardar una imagen intachable en cuanto a la recepción de escritos y su oportuna comunicación al secretario, árbitros y partes, así como guardar la reserva y confidencialidad del caso.

CONCLUSIÓN

En líneas generales, tanto las sedes institucionales como las ad-hoc, deben brindar un ambiente amigable para las partes, quienes deben percibir con claridad la diferencia de acudir a un juzgado, demostrando una operatividad funcional amable, rápida y eficiente.

El desarrollo de la institución arbitral en nuestro país ha ocasionado que los operadores de dicho mecanismo alternativo de solución de controversias vayan implementando y perfeccionando cada vez más su aplicación. De este modo, entre muchos de sus requisitos, el de la sede arbitral o lugar del arbitraje es un elemento de suma importancia que ha empezado a tomarse en cuenta y se viene especializando para así mejorar la aplicación del sistema.■

Texto del artículo «Arbitraje: Sede ad-hoc vs. Sede institucional. Alternativas a tomar en cuenta», escrito por el Dr. ©MARTÍN MUSAYÓN BANCAYÁN, publicado en la revista LAWYER, año III, Nº 7. Agosto de 2010.

El Dr. Martín Musayón Bancayán es abogado especialista en Arbitraje, con maestría en Administración Pública, y árbitro del OSCE y de la Cámara de Comercio de Lima.