¿Cómo implementar el teletrabajo? En 5 pasos

El teletrabajo  no es más que realizar un trabajo que antes lo realizabas en un centro laboral ahora lo realizas en un lugar remoto, que puede ser desde la propia casa del trabajador (home office) o desde salas de coworking, desde un café, etc. 

 

¿Todo trabajo se puede convertir en teletrabajo?  depende, de cuan preparado está la organización o cuanto se puede preparar según el nivel de automatización que tienen las actividades que realiza su personal, hay puestos de trabajo que se pueden realizar en teletrabajo al 100% y otros  que no se podrán , esto dependerá de los recursos (equipos, aplicaciones, información y otros) necesarios para realizarlo y que puedan ser movibles o transferibles. Sin embargo es recomendable comenzar poco a poco, es decir puedes comenzar con sólo algunos puestos con teletrabajo, luego irte preparando poco a poco, o también haciendo teletrabajo un día o dos días a la semana.

 

Para planificar y organizar el teletrabajo  es necesario realizar estos 5 pasos principales:

 

Paso 1: Revisar la legislación del país, cada país tiene ciertas reglas y/o leyes para implementar el teletrabajo en las organizaciones, por ejemplo una de las cuestiones principales es la obligación de la organización dar los instrumentos necesarios para realizar el teletrabajo (como computadora , conexión a internet u otros) o su equivalente en dinero, una adenda al contrato especificando las tareas a realizar, horarios de trabajo , etc. , así como otras que debes estar enterado para coordinarlo con el trabajador.

 

Paso 2: Hacer un inventario de las funciones del personal y estimar sus tiempos de realización, es esencial este paso , si tienes tu manual de organización y funciones actualizado tienes la mitad del trabajo hecho, pues si no sabemos que tareas hace cada trabajador , no sabremos que se puede realizar en teletrabajo, y adicionalmente  tener un estimado de cuanto tiempo le dedica a cada uno de las actividades.  Esto te servirá para hacer eficiente el uso del tiempo.

Paso 3: Analizar que actividades pueden ir al teletrabajo, al tener las actividades que cada persona realiza en tu organización, se tiene que analizar que recursos necesita para realizar su labor, como programas, equipos, información u otros, dependerá de la movilidad de los equipo o la conexión remota con los equipos que se sabrá si esta actividad podrá ser trasladada a realizar total o parcial en teletrabajo, además  deberá saber con quien coordina esta actividad para ver la forma en que se continúe con las coordinaciones a distancia, una forma de hacerlo es con las app disponibles por ejemplo con Google ( hangout o meet) , Skype o con el mismo whatsapp para tener reuniones en línea.

Unas estrategia para este punto es ver si parte de la actividad o su totalidad la podemos tercerizar , automatizar o comprar  alguna aplicación pre existente que de soporte.  Una aplicación que yo recomiendo mucho cuando hay teletrabajo es la Suite de Google, donde cada usuario tiene la posibilidad de tener el e-mail (gmail), el repositorio de documento  (Drive), los procesadores de texto y hojas de calculo (similar MSWord y MS Excel) y muchas más aplicaciones  que son super útiles y todo integrado para el teletrabajo y la cooperación en linea. Por ello es esencial capacitar en estas nuevas tecnologías y aplicaciones al personal, lo bueno que son muy intuitivas y rápidas de aprender.

Finalmente es importante saber su tu trabajador tiene un espacio designado para hacer este teletrabajo, ya sea en su casa u otro sitio, es esencial que te asegures que tenga el espacio con las conexiones necesarias, como el internet.

 

Paso 4 : Elaborar un plan de trabajo con resultados o productos concretos,  luego con cada trabajador deberás definir que actividades se realizaran en teletrabajo con el tiempo estimado equilibrado, y se elaborará un plan de trabajo, que deberá tener como mínimo, la actividad a realizar, fecha de entregas parciales o resultados parciales, indicar claramente cuales son los resultados esperados o productos, este punto es muy importante por que será la forma clara de como dar seguimiento a las tareas realizadas.

 

Paso 5: Realizar monitoreo y establecer reuniones periódicas,  es sumamente importante definir la forma en que se entregará los resultados de las tareas según el plan definido, una recomendación es tener reuniones en línea para revisar la entrega de los resultados, por lo menos cada semana o cada quince días según el tipo de trabajo, esto sería la labor del supervisor o jefe. Es importante también para la alta dirección o gerente de la organización tener claro y actualizado los resultados económicos o programáticos de la organización, por ello es vital que se tenga un dashboard (tableros de mando para este fin), que les permitirá dar seguimiento a los resultados institucionales.

 

Luego de estos pasos, lo que queda es a TELETRABAJAR….

 

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