¿Qué oportunidades de mejoras identificas con un Manual de Organización y Funciones (MOF)?

El  primer paso es tener  actualizado el Manual, haciendo un inventario de funciones, con un cuestionario ( Descargar un ejemplo de cuestionario), pero además debes agregarle preguntas sobre el tiempo que le toma  hacer cada función, esto ultimo es muy importante pues con ello estimaremos la carga de trabajo.

Luego, con la información recabada de cada una de las personas y puestos de la organización tendremos  información abundante para:

A) Analizar las FUNCIONES:

  • Identificando duplicidad de Funciones o tareas, teniendo el listado de funciones que realiza cada persona en la organización, podemos identificar que actividades se están repitiendo en dos puestos diferentes. Al identificar esto, y para definir las acciones a realizar, nos podemos  ayudar con las preguntas: ¿A qué puesto le suprimimos la función? ¿ Qué se vería afectado? ¿ hay algún beneficio realizándolo doble?
  • Identificar las  funciones que No se están realizando en cada puesto, en contraste con las funciones formales que tiene el puesto, al estar ausente en la respuesta del cuestionario . Las preguntas a realizarnos para tomar acción sería: ¿ a qué de debe? ¿ Debe continuar así? ¿que riesgos lleva?
  • Verificar si las jerarquías están bien definidas e implementadas, ¿las personas en realidad saben quienes son sus jefes y sus colaboradores?, esto puedes verlo al contrastar lo que respondieron en el cuestionario con lo que formalmente esta escrito (Organigrama). Algunas preguntas para analizar y luego tomar acción: ¿ a qué de debe? ¿ Debe continuar así o debemos cambiarlo? ¿que riesgos lleva?

 

B) Analizar la alineación con la  ESTRATEGIA

Verifica que las funciones o tareas que hace tu personal estén alineadas a la estrategia de la organización, al recabar toda la información de cada una de las personas debes realizar un análisis cruzado con  tu planeamiento estratégico y operativo, esto quiere decir verificar si cada función que hace tu personal corresponde a una actividad del planeamiento estratégico y/o operativo. Al realizar esto tendrás como resultado dos grupos:

  • Las funciones que están alineadas a la estrategia, identificando esto puedes determinar en que medida cada puesto aporta a los objetivos organizacionales y que puestos son claves y estratégicos. Recordar que hay actividades que son generadoras de valor ( esas son las estratégicas ) y las que aseguran el actual valor ( esas son las claves), es decir las actividades que tu cliente aprecia y son las causas por las cuales te elige (esas son estratégicas), y las actividades que no son diferenciadoras, pero que si no están o la haces mal, puedes perder a tu cliente (esas son las claves).
  • Las funciones que NO están alineadas de la estratégia, ¿ para que realizarla si no están alineadas a la estrategia? para contestar esta pregunta tienes que pasarla por filtros:  a) ¿ Son actividades o funciones de control?, el control es necesario, pero mucho control o un control enfocado en lo que NO es clave o estratégico no vale la pena. b) ¿ Son regulaciones o normas legales?, en este caso  son funciones que toda empresa debe realizar.  c) Todas las demás funciones son muy probables de ser eliminadas o por lo menos minimizar su atención.

C) Analizar con enfoque de  PROCESOS

Antes de empezar quiero comentar que el Manual de  Organización y funciones, y el Manual de Procesos son interdependientes, quiere decir que si haces algo en uno, tiene impacto en el otro.

Identifica funciones o tareas con alto consumo de tiempo, es tal vez la mayor fuente de oportunidades de mejora en la organización.

Luego es necesario llegar a las razones de por las que se consumes mucho tiempo en ello, las razones pueden ser:

  1. Se repiten muchas veces.
  2. Muchos pasos y engorrosos que hace que se consuman mucho tiempo
  3. Falta de conocimientos y habilidades de la persona que realiza la función.
  4. U Otras razones, … o puede ser la combinación de varias de estas.

Para llegar a tomar acción , por lo menos en la primera y segunda razón, el primer análisis que hay que hacer es si son actividades estratégicas o no. Si llegamos a la decisión que debemos realizarla, debemos mirar tres posibles acciones:

  1. Optimizar, hacer una reingeniería del proceso o mejoras que traigan consigo un sustancial ahorro de tiempo.
  2. Automatizar, ver en que nivel de automatización quieres realizarlo, pues la mayoría de  áreas de sistemas pecan en dos cosas: a) demorar mucho tiempo para un desarrollo, 6 meses  ó una año como mínimo; b) querer integrarlo SIEMPRE a los sistemas de la empresa, en vez de hacer soluciones rápidas que funcionen, para luego implementarlo e integrarlo a sus sistemas organizacionales. Una herramienta en la cual se pueden automatizar muchos procesos de forma rápida  ( semanas), y que seguro muchas empresas lo tiene, es la Suite de Google, es de muy baja inversión, esto quiere decir que cualquier empresa, grande o chica podría realizar este tipo de automatizaciones con las herramientas disponibles. La idea es automatizar al ritmo del negocio, para luego integrarlo formalmente a los sistemas organizacionales.
  3. Tercerizar, es tal vez la acción que las empresas latinoamericanas menos recurren, creo que las razones son dos “Confianza en el proveedor” y “ Excesivo  sentimiento de control”. Les comento  que a mi parecer es la más efectiva, pues puedes encontrar en el mercado especialistas en las tareas que quieres realizar, pues realizarlo tú significaría tener personal , capacitarlo y gestionarlo, y un proveedor especializado, tiene todo eso montado y seguro la experiencia de realizarlo. Lo que sí tienes que tener son proveedores flexibles, que estén dispuestos a adaptarse a tus necesidades, y que te proporcionen herramientas de control propias del servicio que te brindarán. Y en el contrato con el proveedor debe estar especificado la inmediatas con la que necesitas respuesta y los niveles de confidencialidad necesarios.

 

D) Analizar el impacto de las PERSONAS

  • Si está sobrecargado, ¿ Cuales son las razones?, ¿es falta de conocimiento o habilidades para las tareas?, entonces es importante que tengas un programa de capacitación puntual con esas personas.
  • Identificar brechas de desempeño,  ¿ los conocimientos y habilidades de las personas en los puestos van de acuerdo a lo que necesita sus funciones?. Este punto es importante, pues allí necesitas nuevamente saber el perfil de la persona que esta en el puesto, pues seguro, el resultado de las pruebas psicológicas que les hiciste cuando ingresaron son obsoletas ( Nota: los resultados de las pruebas Psicológicas tienen una vigencia  de 6 meses a un año como máximo). Con el Perfil de la Persona, las evaluaciones de desempeño y  las características necesarias para hacer la tarea (PERFIL del Puesto), se pueden identificar las brechas de desempeño.

Y seguro que mucho más. Ahora te toca a ti, dime que te pareció este articulo, o haz me una consulta o pregunta o da tus aportes. Puedes poner tus comentarios al final de esta página.

Por Franklin Ríos Ramos, Director de Perfil (www.eperfil.org | www.perfil.com.pe), Coach profesional, Ingeniero Industrial, Especialización en organización, métodos y sistemas, MBA, estudios de Maestría e Doctorado en Psicología. Autor del libro: Metodologías para implantar la estrategia: diseño organizacional de la empresa”.

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