¿Cómo actualizar y/o elaborar tu Manual de Organización y Funciones (MOF) ? 5 pasos claves

 

Hay 5 pasos claves  que cualquier gestor debe realizar para actualizar el Manual de Organización y Funciones ( MOF):

Paso 1 : ¿Qué esta haciendo mi personal? Relevar o inventariar las funciones de todo el Personal,  para realizarlo tienen que elaborar un cuestionario de preguntas  para obtener la información referente al puesto y las funciones que realiza, un ejemplo de CUESTIONARIO PARA RELEVAR FUNCIONES lo pueden descargar aquí. Este cuestionario tiene que responder  cuestiones básicas como: Ubicación del puesto dentro de la organización, a quien cree que reporta, con quien coordina, a quien supervisa, cual es su función principal en la organización, que  tareas o actividades realiza y otras.

Es importante anotar que el cuestionario nos sirve para relevar información desde el punto de vista de la persona en un puesto de trabajo, por ello es importante que llenen este cuestionario todas las personas incluso que las personas que estén haciendo el mismo trabajo o tengan el mismo puesto.

Puede darse el caso, que  las respuestas del personal sean diferentes a lo establecido oficialmente, esto es importante para nuestro análisis, pues con ello podemos darnos cuenta que aún falta implementar o  analizar las razones por la cual no se implemento.

Paso 2: ¿Cómo usa el tiempo mi personal?, EFICIENCIA en el uso del tiempo, un tema fundamental es estimar o medir el tiempo que utiliza para realizar cada actividad pues con ello nos daremos cuenta de: a) si la persona en el puesto está SOBRECARGADA o NO, (una metodología para medir la carga de trabajo pueden descargarlo aquí), y b) Identificar actividades o funciones que le demanda gran tiempo, para poder optimizarlas o si amerita automatizarlas.

Pero lo más importante es que ya sea organización privada o publica es  necesario que el MOF a través

Paso 3: ¿Lo que hacemos contribuye a los objetivos organizacionales? Realizar un estudio de EFICIENCIA , hacer este análisis implica utilizar el planeamiento estratégico y/o operativo, y determinar si esas acciones definidas , están como funciones en los diversos puestos. Además te ayudan a identificar y diferenciar que funciones y puestos son estratégicos o no.

Paso 4: ¿Qué características debe tener la persona para realizar las funciones del puesto?, Luego de hacer los pasos anteriores y hacer los ajustes necesarios, lo siguiente es diseñar el PERFIL del puesto, es decir  determinar las características que debe tener una persona para realizar con excelencia las funciones descritas en un puesto, y para que sean operativas  deben poder ser medidas a través de pruebas psicológicas, análisis objetivo de la experiencia y referencias de los candidatos o postulantes al puesto para la selección de personal o para los programa de desarrollo o capacitación interna.

Paso 5: ¿ Cómo sabremos si esta persona de desempeña bien? Diseñar una batería de indicadores de evaluación de desempeño, es fundamental para monitorear los resultados que van teniendo las personas en un determinado puesto. Estos deben estar orientados : a) ¿Qué hace? El logro de las metas y objetivos del puesto b) ¿Cómo lo hace? A través de los valores y competencias alineadas a la organización y al puesto.

Al final deberás colocar toda esta información de cada puesto en una FICHA DE PUESTO , y así tendrás un instrumento de gestión potente, como es el Manual de Organización y funciones (MOF), que debe ser compartido y utilizado por todos en la organización.

 

Ahora te toca a ti, dime que te pareció este articulo, o haz me una consulta o pregunta. Puedes poner tus comentarios al final de esta página.

 

Por Franklin Ríos Ramos, Director de Perfil (www.eperfil.org | www.perfil.com.pe), Coach profesional, Ingeniero Industrial, Especialización en organización, métodos y sistemas, MBA, estudios de Maestría e Doctorado en Psicología. Autor del libro: Metodologías para implantar la estrategia: diseño organizacional de la empresa”.

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15 comentarios

  • Hola. Interesante. El equipo actualizador debe contar con suficiente experiencia de trabajo en la función administrativa bajo MOF y ROF, asimismo deben tener conocimiento multilateral; de lo contrario, será un desastre, solo servirá para guardar en la biblioteca.

  • Buen aporte. Saludos.

  • Muy interesante y sobre todo muy fácil de entender. Gracias por compartir tus conocimientos sobre este tema.

  • Buenas Tardes quienes estan facultados para desarrollar o hacer un mof y rof ; en una empresa privada pequeña (menos de 20 trabajadores); quienes firman dicho manual, de igual forma. Agradeceria su respuesta , soy de Peru

    • Estimado Jesus:

      El MOF es un instrumento de gestión interna, así que su cumplimiento es aprobado por la gerencia general o la gerencia de area. El perfil de los que construyen esta herramienta, generalmente es una facilitación, entre ingeniero y administrados con mucha llegada a la gente para que se aun proceso participativo, para que tenga éxito.

      EL ROF, sólo es usado en entidad publicas.

      Saludos

      Franklin

  • Buenos días, tengo una consulta : en mi empresa hay el cargo de auxiliar administrativo que lo usan en diversas Áreas, las funciones casi iguales solo con funciones propias de cada área donde se le necesita.
    Mi consulta es: solo describo una vez el puesto en el Mof , si es así en que área ? , o debe estar en todas las áreas donde las utilizan –

    Saludos
    Ricardo Medina

  • Para una empresa familiar dedicada a las obras civiles que se le debería presentar

  • Buenas Tardes,
    Una consulta en la descripción del paso 5, mencionan indicadores de evaluación de desempeño. Entiendo que estos varían de acuerdo al giro del negocio. Podría usted mencionarme cuales son los indicadores que recomienda utilizar, o en su defecto, los más aplicados. Mi empresa es del rubro de servicios metal mecánico/ eléctrico y contamos con alrededor 80 colaboradores. Si existe mayor información sobre los mencionados indicadores le agradecería pueda compartirlos. Muchas Gracias.

    • Hola Andre:

      Los indicadores para un puestos están orientados al cumplimiento y resultado de sus funciones, por ejemplo el jefe de control de calidad su función es hacer control de calidad a las piezas de fabricación , un buen indicador es la disminución de los errores comunes (este sería indicador de resultado, pues no sólo se preocuparía de hacer el control de calidad, sino que ayudar a producción revertir la causa que produce estos errores), otro indicador puede ser el ratio de cantidad diaria de piezas controladas, es decir es un indicador de la producción del cumplimiento de su función, y tal vez un indicador más referente a metas u objetivos. Todos estos pueden estar vinculados a un Indicador resultante.

      Espero que esto te ayude

      Saludos

      Franklin

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