¿CÓMO SOLUCIONAR PROBLEMAS ORGANIZACIONALES OPTIMIZANDO PROCESOS?

Como gestores siempre estamos resolviendo problemas, y seguro continuamente, ya sean errores, quejas, insatisfacciones de clientes externos o internos , todo esto ya es una evidencia de la necesidad de cambio en lo que estamos haciendo, eso trae consigo un cambio en el proceso que estamos realizando. 
Y ¿qué hacer para cambiar y mejorar lo que estamos haciendo?, una alternativa es optimizar el proceso con el cual lo realizamos, y lo podemos hacer con los siguientes tres pasos:
I. LA IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Para identificar un proceso, debemos primero  identificar que resultado me está dando un determinado proceso, puede ser un bien o un servicio, pueden ser procesos que salen de la organización a los clientes, a los proveedores , a los agentes reguladores u otros, y también pueden ser procesos internos entre áreas.
Luego hacernos las siguientes preguntas: ¿qué se hace para llegar a ese resultado ? y ¿Quien interviene?, es como ir hacia atrás en un recuento  de todas las actividades que se realizan para tener el resultado y todas las personas que participan (actores del proceso). Este ejercicio nos delimita el alcance del proceso, y seguro dentro de todo este circuito es que se origina las fallas, errores, que están generando los problemas.
II. EL ANALISIS DEL PROCESO
Un proceso es como un caja grande , en la que introduces algo y produce un resultado ( se transforma en otra cosa ), para analizar bien un proceso debemos diferenciarlo en estos 4 elementos:
i. El resultado , ¿es el que quieres?, ¿es el que los clientes del proceso quieren? ¿excedes sus expectativas? ¿Existen errores? ¿ cómo están las mediciones?
II. Las actividades y los recursos (la caja), con respecto a las actividades: ¿Por qué se tiene que hace así? ¿ Hay otras maneras? ¿Es necesario cumplir todos los pasos, qué gano / qué pierdo? y con respecto a los recursos ¿tengo los recursos necesarios para hacer las actividades: equipos o herramientas? ¿ Hay otros equipos o herramientas que me podrían ayudar? ,¿son las personas adecuadas para realizar esas actividades?
III. Las entradas o insumos ¿ son los insumos adecuados? ¿ son las cantidades adecuadas? ¿los requisitos se cumplen?
IV. Dueño del proceso (responsable único de todo el procesos transversalmente ) ¿El Dueño del proceso esta integrando todo o sólo esta viendo una parte? ¿ Hay un único responsable de todo? ¿ que es lo que necesita el proceso de este dueño de proceso: control o libertad, detalle o generalidad, flexibilidad o rigidez , etc.?
Seguro que del paso 1 y 2 ya comenzaran a identificar generadores de errores, por ello un consejo es cuantificar su impacto. Para ello es importante utilizar Pareto, ¿cual es el 20% de los errores, que me producen el 80% de los problemas?
 
III. SOLUCIÓN DEL PROBLEMA Y SU  IMPLEMENTACIÓN
Encontrar la mejor solución solución no es una tarea fácil, y más aun podemos tener la mejor solución pero implementarla es otro reto mayor.
Evidenciando los problemas y su impacto, el siguiente paso es convocar a todos los actores del proceso juntos para revisar el proceso y las causas del los problemas (OJO no culpables, sino causas, pues desde la visión de procesos todos somos responsables).
Conseguir su participación y el aporte de los actores del proceso es clave para encontrar soluciones. Y estas soluciones podrían darse de dos formas:
a) a través de un mejora puntual, que seguro su implementación podrá ser inmediata o a mediano plazo con un impacto importante en el resultado del proceso.
b) A través de una reingeniería de todo el proceso,  es decir hacer que los actores piensen fuera de la “caja” y aportar con soluciones totalmente nuevas y esto debe darse siempre que el resultado tenga un impacto extremo, si esto ocurre seguro estamos ante una innovación que puede generar aumento altísimo en los resultados del proceso e incluso en aumentar la ventaja competitiva de la empresa.
Finalmente el diseño de un plan de implementación corto , mediano y largo plazo es vital para asegurar la implementación, aunque el apoyo de los actores del proceso se gano cuando todos participaron de la construcción de la solución y ahora sienten suya esta solución, pues sin esto seguro que la implementación estaría destinada al fracaso.

 

Ahora te toca a ti, dime que te pareció este artículo, o haz me una consulta o pregunta o da tus aportes. Puedes poner tus comentarios al final de esta página.

Por Franklin Ríos Ramos, Director de Perfil (www.eperfil.org | www.perfil.com.pe), Coach profesional, Ingeniero Industrial, Especialización en organización, métodos y sistemas, MBA, estudios de Maestría e Doctorado en Psicología. Autor del libro: Metodologías para implantar la estrategia: diseño organizacional de la empresa”.

Otro artículos relacionados:

 

suscribete new

Puntuación: 3.5 / Votos: 2

4 comentarios

  • Cleotilde Gonzalez

    Buen dia. Una pregunta que me hicieron recien. ¿Como hago para que los gerentes se interesen en el D.O?. “Les envie el crongorama pero parecce que no lo leen y parece que los cursos compiten con el trabajo, dicen que es una perdida de tiempo, no puedo cumplir mis metas de RRHH”.
    Gracias por tu atencion. CG. Seleccion y Desarrollo de RRHH

    • Estimada Cleotilde:

      Me encanta tu pregunta, pues es el sentir de muchas Gerencias de Recursos Humanos. Para convencer y comprometer en las acciones de Desarrollo Organizacional (DO), es necesario ver y medir resultados, pero estos resultados deben ser lo que quiere los líderes de las diferentes áreas. Es decir estar alineadas a sus estrategias funcionales. Por ello es necesario que en la elaboración de estas acciones, sea previamente elaborado en conjunto RRHH y El area, para su compromiso, y vean claramente los beneficios de esas acciones y no sólo eso sean PROMOTORES. De otra manera no funciona.

      Ahora las acciones de DO, se dividen en 2: la parte HARD, es decir los cambios estructurales, de procesos, de los pues puestos, que es muy fácil definir el beneficio orientado al aumento de la eficiencia; y la parte SOFT, que tiene que ver con las personas que están en estos puestos y realizan estos procesos, con el objetivo desarrollar individualmente y colectivamente sus capacidades, identificar sus beneficios no es tan sencillo, pero si lo vinculamos a los resultados que ellos tendrían, por ejemplo disminuir los fallas en un 10 % por ejemplo , eso si podría ser una evidencia y una meta objetiva.

      Espero que esto la ayude.

      Un abrazo

      Franklin

  • Estimo muy bueno el contenido desarrollado, no solo para la solución de problemas o dificultades sino para cuando un jefe nuevo llega a una empresa y necesita visualizar el proceso de los colaboradores previo haber visto las cifras de la institución y busca mejorar la misma.
    Como en mi caso a mejorar el control y seguimiento antes, durante y después de las funciones de la institución para mejorar la calidad de la atención a los usuarios. Gracias.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *


*