EL MANUAL DE PROCESOS (MAPRO): para combatir las ineficiencias y la faltas de coordinación

Para organizar una empresa, se necesitan tres instrumentos: (1) un Manual de Organización y Funciones (MOF), (2) un Manual de Procesos (MAPRO) y (3) que estos documentos anteriores estén basados en un planeamiento estratégico.
El Manual de Organización y Funciones esta compuesto por a) el Organigrama, que es la representación gráfica de la estructura Organizacional, y b) las fichas de cada puesto de trabajo en la organización, donde se define principalmente las funciones que realiza.
El Manual de Procesos (MAPRO) está compuesto por a) el Mapa de Procesos, que es la representación gráfica de los procesos y sus interrelaciones en la organización,  y b) las fichas de cada uno de los procesos de la organización, donde se definen los pasos a seguir para la realización de productos, servicios, acciones estratégicas y acciones de soporte de la institución.
El Mapa de Procesos tiene la misma jerarquía que un Organigrama, sin embargo en mi experiencia son muy pocas las organizaciones que tienen un Mapa Procesos de su Organización, lo cual genera que los ejecutivos desconozcan en forma holística como funciona su organización y como todas las áreas y puestos se relacionan para realizar un trabajo coordinado.

Pero lo más importante es que ya sea organización privada o publica es  necesario que el MOF a través

De las líneas anteriores podemos desprender una conclusión, que si el MOF nos ayuda a dividir el trabajo en la organización basado en la especialización, el MAPRO nos ayuda a integrarlo, creando mecanismo de coordinación que contribuyan a la organización a no formar islas, pues es muy frecuente escuchar: “yo hago mi trabajo, el problema es la otra área”.
El clásico caso de la vida real organizacional, es que el área de Ventas se queja siempre de las demás áreas por que no les ayudan a vender. Las áreas vapuleadas son siempre: Sistemas, Recursos Humanos, Logística u otros de acuerdo al rubro de la empresa. La verdadera visión es que si los resultados no se dan o se generan problemas, no es culpa de un área en particular si no de toda la empresa en su conjunto.
A raíz de esto, siempre recuerdo un caso en una empresa multinacional, en la cual me contrataron para analizar el Almacén, pues el gerente de ventas se quejaba que los camiones de reparto salían muy tarde y no terminaban de repartir la mercadería a los clientes, generando devoluciones y claro pedidas a la empresa. La causa del problema era que los gerentes no tenían una visión de procesos, y en las reuniones de coordinación atacaban a la parte Logística por su ineficiencia (almacén), pero lo real era que los camiones salían con retrazo, no por que se demoraban en despachar los productos, sino debido a que la programación de camiones (que mercadería llevaba cada camión y a donde) tenia mucho retraso. Esto último sucedía como consecuencia de que el area de Sistemas no entregaba la información a tiempo a los programadores, y esto le sucedía al area de Sistemas, porque Ventas no entregaba a tiempo la información o generaba muchos cambios al momento de realizar los pedidos, es decir un circulo vicioso, que tenia su origen en el area que tenia las quejas.
Que una Organización tenga un Manual de Procesos ayuda a identificar esos problemas, y después de eso mejorarlos, automatizarlos o tercerizarlos a empresas proveedoras especializadas, generando así espacios y conocimiento del funcionamiento para el desarrollo organizacional de la empresa.
Para realizar un Manual de Procesos es importante tener en cuenta lo siguiente:
1. Tiene que estar definida claramente la estrategia de negocio de cada producto de la organización.
2. Tiene que haber un equipo técnico que facilite este proceso pero tiene que tener la participación, a) una parte debe ser las personas con toma de decisión para cambios y la  b) otra la que realiza y vive el día día con estos procesos.
3. La alta dirección tiene que estar comprometida y dar seguimiento periódico a los cambios que puede generar la construcción de este manual y utilizar herramientas de monitoreo para el seguimiento y logro de resultados.
4. Convocar a todo el personal a participar a través de propuestas de mejora en los procesos.
5. Hacer un análisis costo-beneficio de los cambios propuestos.
6. Finalmente crear una estrategia de implantación de los procesos resultantes.
Ahora te toca a ti, dime que te pareció este articulo, o haz me una consulta o pregunta. Puedes poner tus comentarios al final de esta página.

Por Franklin Ríos Ramos, Director de Perfil (www.eperfil.org), Coach acreditado por la Internacional Coach Federation, USA, Ingeniero Industrial, MBA, Doctorando en Organización y dirección de empresas, estudios de Maestría y Doctorado en Psicología.

 

Otro artículos relacionados en este blog:

 

 

Quieres saber a mayor profundidad este tema, te recomiendo este libro:

Metodologías para implantar la estrategia: diseño organizacional de la empresa

 

suscribete new

 

 

Puntuación: 4.01 / Votos: 15

24 comentarios

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *