LA IMPORTANCIA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

El Manual de Organización y Funciones, más conocido como (MOF) por sus siglas, es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación.Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, si no porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

Además, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas salariales, desarrollo de carrera y otros.

Como ven, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración. Aquí algunas recomendaciones para este proceso:

Se necesita la participación y compromiso de todos en la organización, especialmente de los líderes como promotores.

Se necesita que los líderes que toman las decisiones separen unas horas (3 a 4) semanales para la decisiones referentes a estos temas.

Se necesita formar un equipo técnico que lidere el proceso (no es necesario la exclusividad) y puede ser interno o externo a la organización.

Se necesita que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF.

Se necesita que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del organigrama y para que el plan estratégico se refleje en las funciones; en mi libro “Metodologías para implantar la estrategia: Diseño organizacional de la empresa”, recomiendo y muestro algunas metodologías.

Se necesita finalmente hacer un plan de implantación de este manual, especialmente con los cambios fuertes.

Finalmente, poner el manual a plena disponibilidad para el personal, por ejemplo colgarlo en la intranet institucional.

En nuestra experiencia en Perfil con diversas consultorías en estos temas, las empresas al inicio, no conocen el verdadero valor e impacto de esta herramienta, pero a medida que se elabora el manual, también se van resolviendo algunos grandes problemas que se tenían y que en algunos casos los ha llevado a sufrir algunos golpes fuertes, afectando la rentabilidad del negocio (descoordinaciones con el cliente, fallas en las operaciones, demoras, etc.).

Hay que anotar que para que la organización funcione eficientemente, se hace preciso complementar este documento con el Manual de Procesos o Procedimientos, denominado (MAPRO). *

* Por Franklin Ríos Ramos

Gerente general de Perfil (www.perfil.com.pe)

Coach certificado por la Internacional Coach Federation

Catedrático de la Facultad de Negocios de la UPC.

Servicios de PERFIL Centro de desarrollo personal y profesional

Servicios gratuitos para:  estudiantes,  profesionales y  organizaciones. En especial para PyMEs y instituciones educativas.

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19 pensamientos en “LA IMPORTANCIA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

    1. Marco Antonio Román Encinas

      Me parece excelente y útil la entrada; pero me hubiera gustado que también se mencionara el ROF, las diferencias con el MOF, y se hiciera, al mismo tiempo, una valoración del ROF en cuanto a su importancia para la consecución de objetivos de una empresa o institución.

      Si pudieran complementar esa información en una nueva entrada, me sentiría más agradecido aún.

      Saludos y felicitaciones por el blog.

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      1. Centro de desarrollo personal y profesional Autor

        Estimado Marco Antonio:

        Gracias por tus comentarios, sobre tu consulta sobre el ROF, este instrumento de gestión es más usado en entidades publicas, te digo la razón y la gran diferencia que hay entre una empresa privada y una institución publica:

        Mientras que las empresas privadas, es libre de realizar cualquier actividad, excepto las que la ley prohiba; mientras que las instituciones publicas sólo pueden hacer actividades que la ley los faculte. Es por ello que estas ultimas necesitan tener un ROF (Reglamento de organización y funciones), que esta alineado a la ley que faculte sus actividades, alineado a esto recien elaboran su MOF (Manual de organización y funciones).

        Espero haya resuelto tu consulta.

        Un abrazo fuerte, a tu disposición.

        Franklin Rios Ramos
        Coach-Consultor de Perfil

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  1. guido

    Desde el Cusco , tengo la certeza de afirmarle que concuerdo plenamente con Ud. sobre la enorme importancia que tiene en toda organizacion empresarial una bien elaborada manual de organizaciones y funciones .
    LE RUEGO FACILITARME COMO ACCEDER A UN MODELO DE ELABORACION DE UN MOF .
    Atte . Guido

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  3. Augusto Miyagi

    Muchas gracias por la información, tengo dos consultas al respecto del uso del MOF:
    – A nivel internacional, por ejemplo en otros países como Alemania, USA , Korea y Japón, también usan documento tipo MOF? si es así cómo se llama?
    – Existe alguna ley en el Perú (Mintra, Sunat, SBS, etc.) que determine el contenido que debe de tener un MOF para una empresa privada.

    muchas gracias
    Atte.
    Augusto

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    1. Centro de desarrollo personal y profesional Autor

      Estimado Augusto , Mil disculpas , por recién responder, me he dado cuenta que se me traspapelo electrónicamente el correo.

      Sobre tus preguntas:

      En estados unidos y los países anglosajones, le llaman jobs description.
      El Perú no tiene ninguna ley sobre como hacer el MOF en empresas privadas, lo que para el Ministerio de trabajo es un documento vinculante ante una queja de algún trabajador.

      Espero que no sea muy tarde mi respuesta.

      Me despido

      Franklin

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  4. Rita Campos Francia

    Los felicito por crear este blog. Soy docente de administración y comercio y me ayuda mucho en mi trabajo, es muy comprensible y me facilita información. Muchísimas gracias.

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