LA IMPORTANCIA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

El Manual de Organización y Funciones, más conocido como (MOF) por sus siglas, es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal. El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación.Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, si no porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo, aumenta la productividad individual y organizacional, etc.

Además, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas salariales, desarrollo de carrera y otros.

Como ven, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración. Aquí algunas recomendaciones para este proceso:

  • Se necesita la participación y compromiso de todos en la organización, especialmente de los líderes como promotores.

  • Se necesita que los líderes que toman las decisiones separen unas horas (3 a 4) semanales para la decisiones referentes a estos temas.
  • Se necesita formar un equipo técnico que lidere el proceso (no es necesario la exclusividad) y puede ser interno o externo a la organización.
  • Se necesita que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF.
  • Se necesita que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del organigrama y para que el plan estratégico se refleje en las funciones; en mi libro “Metodologías para implantar la estrategia: Diseño organizacional de la empresa”, recomiendo y muestro algunas metodologías.
  • Se necesita finalmente hacer un plan de implantación de este manual, especialmente con los cambios fuertes.

Finalmente, poner el manual a plena disponibilidad para el personal, por ejemplo colgarlo en la intranet institucional o tener en línea.

En mi experiencia profesional en con diversas consultorías en estos temas, las empresas al inicio, no conocen el verdadero valor e impacto de esta herramienta, pero a medida que se elabora el manual, también se van resolviendo algunos grandes problemas que se tenían y que en algunos casos los ha llevado a sufrir algunos golpes fuertes, afectando la rentabilidad del negocio (descoordinaciones con el cliente, fallas en las operaciones, demoras, etc.).

Hay que anotar que para que la organización funcione eficientemente, se hace preciso complementar este documento con el Manual de Procesos o Procedimientos, denominado (MAPRO). *

* Por Franklin Ríos Ramos, Director de Perfil (www.eperfil.org), Especialización en Organización, métodos y sistemas, Coach profesional asociado a la Internacional Coach Federation, USA, Ingeniero Industrial, MBA, Estudios de Maestría e Doctorado en Psicología.

 

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Quieres saber a mayor profundidad este tema, te recomiendo este libro:

Metodologías para implantar la estrategia: diseño organizacional de la empresa

 

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37 comentarios

  • estudio administracion y el aporte SOBRE EL TEMA es magnifico (entendible) para quienes esten interesados en entender este tipo de manuales .

    • Marco Antonio Román Encinas

      Me parece excelente y útil la entrada; pero me hubiera gustado que también se mencionara el ROF, las diferencias con el MOF, y se hiciera, al mismo tiempo, una valoración del ROF en cuanto a su importancia para la consecución de objetivos de una empresa o institución.

      Si pudieran complementar esa información en una nueva entrada, me sentiría más agradecido aún.

      Saludos y felicitaciones por el blog.

      • Muchas Gracias por su comentario, estamos muy agradecidos por sus deseos de colaboración en nuestro Blog.

      • Estimado Marco Antonio:

        Gracias por tus comentarios, sobre tu consulta sobre el ROF, este instrumento de gestión es más usado en entidades publicas, te digo la razón y la gran diferencia que hay entre una empresa privada y una institución publica:

        Mientras que las empresas privadas, es libre de realizar cualquier actividad, excepto las que la ley prohiba; mientras que las instituciones publicas sólo pueden hacer actividades que la ley los faculte. Es por ello que estas ultimas necesitan tener un ROF (Reglamento de organización y funciones), que esta alineado a la ley que faculte sus actividades, alineado a esto recien elaboran su MOF (Manual de organización y funciones).

        Espero haya resuelto tu consulta.

        Un abrazo fuerte, a tu disposición.

        Franklin Rios Ramos
        Coach-Consultor de Perfil

  • gracias me sirvio de mucho!!!!

  • MUXAS GRAX ME SIRVIO DEMASIADO LA INFORMACION

  • Gracias por entrar en nuestro blog, y seguirnos con las notas que publicamos. Cualquier información, pueden llamarnos al teléfono: 7190280

  • muchas gracias por la información nos sirvió mucho 🙂

  • Desde el Cusco , tengo la certeza de afirmarle que concuerdo plenamente con Ud. sobre la enorme importancia que tiene en toda organizacion empresarial una bien elaborada manual de organizaciones y funciones .
    LE RUEGO FACILITARME COMO ACCEDER A UN MODELO DE ELABORACION DE UN MOF .
    Atte . Guido

  • Muy importante sus comentarios, ellos me son de mucha utilidad.

  • Pingback: LA IMPORTANCIA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓ...

  • Muchas gracias por la información, tengo dos consultas al respecto del uso del MOF:
    – A nivel internacional, por ejemplo en otros países como Alemania, USA , Korea y Japón, también usan documento tipo MOF? si es así cómo se llama?
    – Existe alguna ley en el Perú (Mintra, Sunat, SBS, etc.) que determine el contenido que debe de tener un MOF para una empresa privada.

    muchas gracias
    Atte.
    Augusto

    • Estimado Augusto , Mil disculpas , por recién responder, me he dado cuenta que se me traspapelo electrónicamente el correo.

      Sobre tus preguntas:

      En estados unidos y los países anglosajones, le llaman jobs description.
      El Perú no tiene ninguna ley sobre como hacer el MOF en empresas privadas, lo que para el Ministerio de trabajo es un documento vinculante ante una queja de algún trabajador.

      Espero que no sea muy tarde mi respuesta.

      Me despido

      Franklin

  • Arlet reyes castillo

    Muchas gracias

  • Rita Campos Francia

    Los felicito por crear este blog. Soy docente de administración y comercio y me ayuda mucho en mi trabajo, es muy comprensible y me facilita información. Muchísimas gracias.

  • FERNANDO CHAPONAN SEMINARIO

    Estimado que publicaciones o libros existe sobre el MOF , deseo comprarlos

  • Gracias por la información. Sólo tengo las siguientes dudas, espero poder recibir ayuda:
    ¿Este manual es sólo de uso interno? ¿Qué procede al terminarlo? ¿Debe ser de alguna forma registrado, valorado y/o validado por la SRE o alguna institución?
    Estoy comenzando a desarrollar un proyecto para lanzar una revista de cortesía y ahora estoy elaborando el Manual Organizacional basándome en la guía que proporciona la SRE en su página ( https://sre.gob.mx/images/stories/docnormateca/historico/dgpop/guia_elab_manu_org.pdf ) pero me desespera no tener claras cosas de ese tipo. Ojalá pueda alguien ayudarme más.
    Gracias.

    • En varios países, los Manuales de organización y funciones, también es utilizado por las secretarias o ministerios de trabajo como documento oficial de parte de la empresa, en caso de algún reclamo o problema con algún trabajador. Pero las normas para hacer esto manuales, en las organizaciones privadas (no gubernamentales), no existen, depende la forma y contenido , exclusivamente de la organización. Cosa diferente para las organizaciones gubernamentales, que cada país lo reglamenta para todas sus dependencias. No se cual es su caso??

      Quedo a la espera de sus respuesta

      Saludos

      Franklin

  • Zoraida Ramirez Medrano

    Buenos dias,una consulta soy supervisora comercial . Es obligacion de una empresa privada entregar a sus trabajadores de confianza el reglamento interno de trabajo para el ejercicio de sus funciones.

    • El MOF o cualquier documento que dé directivas sobre el trabajo o labor que realiza un empleado dentro de la empresa , son documentos internos de cada empresa, pero que cualquier empleado puede utilizar en un reclamo ante el ministerio de trabajo.
      No hay una obligación perse , pero para que haces un MOF o reglamento, si no lo comunicas a tus trabajadores??, incluso un e-mail con estas directivas pueden ser consideradas dentro de un reclamo de un trabajador…

      Espero que haya respondido a tu consulta

      un fuerte saludo

      Franklin

  • Zoraida Ramirez Medrano

    Y en que ley se establece eso

  • Lucas Ninan Atrqueros

    Permitanme decir que toda empresa o institución siempre debe regirse por un estatuto propio, y el reglamento debe desprenderse de este y otras estipulaciones deben nacer del estatuto.
    El ROF, es un reglamento que debe estar sujeto al estatuto y por supuesto a la producción de la organización, y el MOF, indica las pautas necesarias para que se ejecute esta producción, que tampoco sean duramente incoadas, pero si sean respetadas en el ámbito laboral.
    El colaborador puede cometer algún error, pero cuando es aprendiz o nuevo en el área y para ello es necasria su capacitación, ya pasado un tiempo de sus labores se le considera negligencia y se debe sancionarlo y si se queja al ministerio de trabajo se presentan las pruebas de su capacitación, tiempo de labores, y hasta despido.

  • me puede orientar en una institución de gobierno en especifico en un centro de salud, como elaborar un manual de funciones. si el ROF si aplica?

    saludos
    de antemano gracias.

    • Estimada Mariana:
      En una institución de Gobierno, si aplica el ROF, pues la ley lo faculta hacer determinadas actividades, y de eso debe desprenderse las funciones del personal es decir el MOF.
      ¿Cómo elaborar el MOF?, en caso no lo tengan, relevando o inventariando las funciones del personal, como primer paso, luego ver si estas funciones cuanto tiempo le toman y si son los puntos adecuados para realizar dicha función. Finalmente ver si esta alineado con la estrategia de la organización y si esta alineado con las leyes en el caso de instituciones de gobierno. Si tienes alguna duda más me dices, un abrazo
      Franklin

  • Javier Vázquez Bruno

    Excelente Blog y de ayuda para mucha gente, sobre todo los jovenes que se integran a la vida laboral.
    El MOF es un documento imprescindible en toda empresa privada.- La clara definición de las actividades y alcances (autoridad) de cada uno de los miembros dará pauta para el diseño del famoso Organigrama.- de aquí partimos para saber a quien reporto y quien me reporta. Que funciones debo realizar y que no se mezclen con otros compañeros, mucho menos con otras áreas (evitando la duplicidad de funciones). Concluyendo, sin este documento la función de la empresa seria un caos.

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