En las organizaciones, ¿Cómo hacer más con menos? utilizando el plan estratégico, MOF y el MAPRO

Desde que se hace el presupuesto del próximo año, la exigencia  es siempre hacer más con menos.

Es decir hacer que las cifras de ventas y/o logro de los objetivos se alcancen invirtiendo lo menos posible, es el reto de todo gestor, aun más, cuando hay momentos de crisis interna o externa a la organización.

La única manera de hacer esto es gestionando al milímetro lo que hace la empresa, empezando a dejar de hacer actividades que no agregan valor a la organización, así duela mucho. Para ello tendrás que identificar que actividades con valor o sin valor que realizas para dar tu producto o servicio. 

1. Para identificar tus actividades puedes hacer un inventario de funciones o actividades que tu personal realiza( puedes descargar aquí un cuestionario típico de inventario de funciones).
2. Luego poder usar una herramienta que te ayude a ordenar estas actividades como la cadena de valor de Porter y el Mapa de procesos, para que puedas ver la interrelación  entre ellas.
3. Preguntarle a tu cliente ¿Por qué te elige?, y allí encontraras lo que valora el cliente. 
4. Una vez realizado esto,  preguntarte ¿ Qué actividades realizo para generar estos atributos que mi cliente aprecia? con la respuesta a esta pregunta, encontrarás que actividades son (a) Actividades generadoras de valor , (b) Actividades aseguradoras de valor y (c) Actividades sin impacto en el valor

¿ Qué hacer con esto?

Es evidente que con las Actividades sin impacto en el valor , tengas que discernir  si estas dan un valor colateral o no, por ejemplo las actividades de control que aunque no dan valor al cliente si dan valor a la organización interna, ahora … mucho control es caro y puede entorpecer el trabajo de las demás actividades.  ¿Y las demás? ¿Para que las hacemos ? Aunque duela debemos estar pensando en dejar de realizarlas definitivamente, tal vez haciendo que otros lo hagan por mi o simplemente no hacerlas más.

Sobre las actividades aseguradoras de valor, son actividades que su existencia es importante pero no necesariamente hechas por nosotros como organización, sino tal vez contratar a otras empresas  y personalizar el producto o servicio que nos entregan de acuerdo a nuestras necesidades .

A veces se dice que “es mejor hacer una actividad nosotros mismos pues nos da control, además es mucho más caro que lo haga otro”.

Estoy muy distante de esta afirmación, pues puedes mantener el control , si tienes proveedores que se adaptan a tus necesidades, y no te dan el producto estándar y sí un servicio integral donde tienes mecanismos de control y seguimiento con acciones funcionales y legales, hacen que te den lo que necesites.

Además es una media verdad o aparente verdad decir que  es más caro, pues si comparas el presupuesto que tenias para hacerlo (incluyendo personas, materias primas , insumos o servicios) versus la factura que te cobra el proveedor puede dar esa apariencia.

Sin embargo si escoges al proveedor adecuado  es muy posible que te sorprendas pues tal vez es similar o a veces hasta menos , ya que si es un proveedor especializado , de seguro tendrá la experiencia, herramientas para hacer el trabajo con mucho más eficacia que tu propia empresa.

Pero el gran beneficio económico no esta aquí, sino en que la organización se hace más delgada, impactando esa disminución de trabajo en las áreas de soporte como en las personas que hacen las planillas y los contratos laborales, en las personas que realizan las compras de los insumos o herramientas que utilizan, en el espacio , la posición donde trabajaran, etc. Es decir es un impacto fuerte en todas las demás áreas, siendo beneficios invisibles pero de mucho impacto en los resultados económicos finales.

Y con las actividades generadoras de valor , hay que cuidarlas , y ver de que manara podemos hacer lo mismo o más , innovando, automatizando y creando nuevas formas  de hacer lo que hacemos para hacer crecer ese valor que le da nuestros clientes a nuestro productos o servicios.

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