¿Cómo organizar una empresa o institución? 3 principios

Para organizar una empresa se debe tener en cuenta los siguientes 3 principios: (1)dividir el trabajo por especialización de conocimientos y habilidades, (2) integrar esta división a través de fuertes y óptimos mecanismos de coordinación y (3) finalmente el tercer principio, es que los dos anteriores estén basados y alineados con la estrategia definida por la empresa.

1. Estar alineado con la estrategia, significa tener un Planeamiento Estratégico vigente, donde estén definidos claramente los objetivos de la organización y las actividades para llegar a ellos lo cual permitirá dividir el trabajo de manera adecuada.

2. La División del trabajo, para hacerlo se utilizan herramientas a dos niveles: a nivel Macro, una estructura Organizacional (conocido como Organigrama) y a nivel Micro, el puesto de trabajo.

En el nivel Macro, el diseño del organigrama tendrá como base fundamental las actividades recogidas en el planeamiento estratégico, donde las áreas se formarán de acuerdo a grupos de actividades que requieran similares conocimientos y habilidades (a esto se le llama ESPECIALIZACIÓN) y las jerarquías entre ellas serán resultado de la importancia e impacto de cada una de dichas actividades en los resultados empresariales.

En el nivel Micro, y una vez definido el Organigrama, las actividades que generaron las áreas, se convertirán en las funciones de los puestos de trabajo, esto asegura que las personas en los puestos realicen tareas que generen valor a la empresa. También es importante definir el Perfil del puesto y qué competencias son necesarias para las personas que las ocupen. Todo esto finalmente se plasma en un documento conocido como manual de Organización y Funciones (MOF).

3. Creación de Mecanismos de Coordinación, para integrar lo que hemos dividido es fundamental utilizar los Procesos, ello a través de la definición del Mapa de Procesos de la Organización, que es una herramienta donde se puede visualizar el funcionamiento de la Organización a nivel macro. Luego, basados en ese mapa se trabajan los procesos específicos, donde la gestión de estos nos permitirá la optimización de tiempos, costos, recursos, mejora de la calidad e innovación para la generación resultados y ventajas competitivas. Todo esto finalmente se plasma en un documento llamado Manual de Procesos o Procedimientos (MAPRO).

Para decir que una empresa está organizada tiene que implementar estos tres principios con sus respectivas herramientas de manera conjunta y no parcialmente.

Por mi experiencia en el mundo empresarial, puedo decir que menos del 50% de las empresas en el medio tiene un organigrama definido y menos del 10% tienen Mapas de Procesos. Una de las bases para generar competitividad y eficiencia en las empresas es que estén organizadas.

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Puedes ver el siguiente video:¿Cómo organizar una empresa?

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