Sin duda, todos hemos utilizado PowerPoint para realizar alguna presentación, sustentación, capacitación, etc. Sin embargo, no siempre hemos utilizado los recursos o hemos visto que los responsables hagan un trabajo “sobre saliente”. La mayoría de los casos registra los mismos errores:
* Las diapositivas están colmadas de textos muy extensos que son transcripciones de informes u otros documentos.
* El responsable (sea capacitador, expositor, etc.) tiende a leer lo que ha escrito en la diapositiva. ¿Por qué quiere uno que se le repita lo que puede leer?
* Las diapositivas están llenas de imágenes (a veces animadas) o colores sólo para que “se vea más bonito”, aunque no tenga un fin real o terminen distrayendo a la audiencia en lugar de ayudar a concentrarse.
* El responsable habla constantemente y deja a la audiencia “para el final”, cuando probablemente esté cansada o haya olvidado lo que quería decir.

¿Cuáles son las principales consecuencias?
* La audiencia se aburre y no capta la idea que se le quería transmitir.
* En caso de procesos de aprendizaje (capacitaciones, sesiones de clase), éste se ve limitado porque las personas no tienen la oportunidad de participar ni de hacer un análisis de la información.

Para ambos casos, el objetivo de la presentación se perdió o se logró mediocremente. Esto que puede parecer tan simple es un problema que nace en las escuelas y continúa a lo largo de nuestras vidas profesionales, independientemente del área en la que nos desempeñemos.

Garry Reynolds, autor de “Presentation Zen”, presenta una serie de principios, de los cuales algunos considero vitales para las presentaciones empleadas en reuniones de trabajo, capacitaciones, sesiones de clase, entre otras.

Simplicidad. Hazlo bello, hazlo simple. La idea principal es lograr el máximo significado utilizando pocos recursos. Entonces, si una imagen no tiene ningún propósito más allá de lo decorativo, no tiene razón de estar. Para ser efectivos no es necesario que cada una de las diapositivas tenga imagen, texto y algún cuadro. Una presentación simple:
* Utiliza sólo palabras o frases clave, no párrafos completos ni redacciones. El presentador no debe leer, debe explicar, facilitar y mostrarse seguro de sí.
* Emplea esquemas, flujos simples u otra representación gráfica para presentar la explicación. Ello le permite recordar la relación entre conceptos, simplifica la información presentada de manera visual, ofrece a la audiencia la oportunidad de generar sus propias relaciones, y le obliga a prestar atención. Cuando sólo hay texto, la audiencia suele pensar “¿para qué prestar atención o tomar apuntes si después puedo tener el PowerPoint?”.
* Utiliza imágenes que refuerzan, grafican o ejemplifican una idea, por lo tanto, cumplen una función dentro de la presentación.

Naturalidad. Lo natural suele ser eficiente. Piense en respirar: la acción es rítmica y necesaria. Del mismo modo, una presentación debería contener sólo la información relevante. Si no es vital, no tiene porque estar. Si quiere mostrar un punto, puede llenarse con muchísimos argumentos o puede dar dos razones contundentes. Haga la siguiente escena: una persona promedio sale a comprar una computadora y el vendedor le habla de la memoria RAM, de los gigahertz, de la pantalla LED, etc. Puede darle más argumentos sobre lo impresionante que puede ser la computadora (los cuales resultan poco o nada significativos para la persona promedio), pero también puede atender a lo que la persona necesita y darle tres razones simples: es potente, tiene lo que va a necesitar y se ajusta a su presupuesto.

Conexión con la audiencia. Muchas veces la audiencia no participa en la mayor parte de la presentación. El presentador no interactúa con las personas, sino con una masa anónima. En muchos casos la gente se justifica diciendo que deja preguntas al final para mantener orden. Sin embargo, si el presentador planifica a conciencia, puede prever los posibles momentos de interacción con la audiencia, fijar ideas, profundizar en un punto y prever una estrategia para retomar el hilo de la presentación.

Un aspecto muy olvidado es el establecimiento de una relación empática con la audiencia. Las personas solemos asociar información, conocimientos o habilidades aprendidas a experiencias emocionales. Por ello, es importante “conectarse” con las personas en la audiencia. Para ello existen diversos mecanismos como la narración de historias (cuentos, experiencias personales o profesionales), dinámicas, minitrabajos grupales, ejercicios mentales, las preguntas rápidas, etc.

Si desean profundizar en estos aspectos, pueden les recomiendo el divertido y muy instructivo artículo de Reynolds sobre el estilo Zen a partir de una comparación entre Bill Gates y Steve Jobs.

Más adelante ofreceré algunos consejos y recomendaciones más puntuales, así como ejemplos para armar presentaciones.