¿Cómo actualizar y/o elaborar tu Manual de Organización y Funciones (MOF) ? 5 pasos claves
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Hay 5 pasos claves que cualquier gestor debe realizar para actualizar el Manual de Organización y Funciones ( MOF):
Paso 1 : ¿Qué esta haciendo mi personal? Relevar o inventariar las funciones de todo el Personal, para realizarlo tienen que elaborar un cuestionario de preguntas para obtener la información referente al puesto y las funciones que realiza, un ejemplo de CUESTIONARIO PARA RELEVAR FUNCIONES lo pueden descargar aquí. Este cuestionario tiene que responder cuestiones básicas como: Ubicación del puesto dentro de la organización, a quien cree que reporta, con quien coordina, a quien supervisa, cual es su función principal en la organización, que tareas o actividades realiza y otras.
Es importante anotar que el cuestionario nos sirve para relevar información desde el punto de vista de la persona en un puesto de trabajo, por ello es importante que llenen este cuestionario todas las personas incluso que las personas que estén haciendo el mismo trabajo o tengan el mismo puesto.
Puede darse el caso, que las respuestas del personal sean diferentes a lo establecido oficialmente, esto es importante para nuestro análisis, pues con ello podemos darnos cuenta que aún falta implementar o analizar las razones por la cual no se implemento.
Paso 2: ¿Cómo usa el tiempo mi personal?, EFICIENCIA en el uso del tiempo, un tema fundamental es estimar o medir el tiempo que utiliza para realizar cada actividad pues con ello nos daremos cuenta de: a) si la persona en el puesto está SOBRECARGADA o NO, (una metodología para medir la carga de trabajo pueden descargarlo aquí), y b) Identificar actividades o funciones que le demanda gran tiempo, para poder optimizarlas o si amerita automatizarlas.
Pero lo más importante es que ya sea organización privada o publica es necesario que el MOF a través
Paso 3: ¿Lo que hacemos contribuye a los objetivos organizacionales? Realizar un estudio de EFICIENCIA , hacer este análisis implica utilizar el planeamiento estratégico y/o operativo, y determinar si esas acciones definidas , están como funciones en los diversos puestos. Además te ayudan a identificar y diferenciar que funciones y puestos son estratégicos o no.
Paso 4: ¿Qué características debe tener la persona para realizar las funciones del puesto?, Luego de hacer los pasos anteriores y hacer los ajustes necesarios, lo siguiente es diseñar el PERFIL del puesto, es decir determinar las características que debe tener una persona para realizar con excelencia las funciones descritas en un puesto, y para que sean operativas deben poder ser medidas a través de pruebas psicológicas, análisis objetivo de la experiencia y referencias de los candidatos o postulantes al puesto para la selección de personal o para los programa de desarrollo o capacitación interna.
Paso 5: ¿ Cómo sabremos si esta persona de desempeña bien? Diseñar una batería de indicadores de evaluación de desempeño, es fundamental para monitorear los resultados que van teniendo las personas en un determinado puesto. Estos deben estar orientados : a) ¿Qué hace? El logro de las metas y objetivos del puesto b) ¿Cómo lo hace? A través de los valores y competencias alineadas a la organización y al puesto.
Al final deberás colocar toda esta información de cada puesto en una FICHA DE PUESTO , y así tendrás un instrumento de gestión potente, como es el Manual de Organización y funciones (MOF), que debe ser compartido y utilizado por todos en la organización.
Ahora te toca a ti, dime que te pareció este articulo, o haz me una consulta o pregunta. Puedes poner tus comentarios al final de esta página.
Por Franklin Ríos Ramos, Director de Perfil (www.eperfil.org | www.perfil.com.pe), Coach profesional, Ingeniero Industrial, Especialización en organización, métodos y sistemas, MBA, estudios de Maestría e Doctorado en Psicología. Autor del libro: “Metodologías para implantar la estrategia: diseño organizacional de la empresa”.
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Hola. Interesante. El equipo actualizador debe contar con suficiente experiencia de trabajo en la función administrativa bajo MOF y ROF, asimismo deben tener conocimiento multilateral; de lo contrario, será un desastre, solo servirá para guardar en la biblioteca.
De acuerdo. Gracias por tu aporte.
Franklin
Gracias por tus comentarios.
Franklin
Buen aporte. Saludos.
Muy interesante y sobre todo muy fácil de entender. Gracias por compartir tus conocimientos sobre este tema.
Gracias a ti,
Franklin
Buenas Tardes quienes estan facultados para desarrollar o hacer un mof y rof ; en una empresa privada pequeña (menos de 20 trabajadores); quienes firman dicho manual, de igual forma. Agradeceria su respuesta , soy de Peru
Estimado Jesus:
El MOF es un instrumento de gestión interna, así que su cumplimiento es aprobado por la gerencia general o la gerencia de area. El perfil de los que construyen esta herramienta, generalmente es una facilitación, entre ingeniero y administrados con mucha llegada a la gente para que se aun proceso participativo, para que tenga éxito.
EL ROF, sólo es usado en entidad publicas.
Saludos
Franklin
Buenos días, tengo una consulta : en mi empresa hay el cargo de auxiliar administrativo que lo usan en diversas Áreas, las funciones casi iguales solo con funciones propias de cada área donde se le necesita.
Mi consulta es: solo describo una vez el puesto en el Mof , si es así en que área ? , o debe estar en todas las áreas donde las utilizan –
Saludos
Ricardo Medina
Estimado Ricardo:
Excelente pregunta, puedes hacerlo de la manera que se amás practica para tu organización, es decir de las dos maneras. Sin embargo la pregunta siempre ¿cómo crees que las personas lo entenderán mejor?
Saludos
Franklin
Para una empresa familiar dedicada a las obras civiles que se le debería presentar
Hola Freddy:
También puede elabora un MOF o un MAPRO, esto aplica para todas las empresas.
Saludos
Franklin
Buenas Tardes,
Una consulta en la descripción del paso 5, mencionan indicadores de evaluación de desempeño. Entiendo que estos varían de acuerdo al giro del negocio. Podría usted mencionarme cuales son los indicadores que recomienda utilizar, o en su defecto, los más aplicados. Mi empresa es del rubro de servicios metal mecánico/ eléctrico y contamos con alrededor 80 colaboradores. Si existe mayor información sobre los mencionados indicadores le agradecería pueda compartirlos. Muchas Gracias.
Hola Andre:
Los indicadores para un puestos están orientados al cumplimiento y resultado de sus funciones, por ejemplo el jefe de control de calidad su función es hacer control de calidad a las piezas de fabricación , un buen indicador es la disminución de los errores comunes (este sería indicador de resultado, pues no sólo se preocuparía de hacer el control de calidad, sino que ayudar a producción revertir la causa que produce estos errores), otro indicador puede ser el ratio de cantidad diaria de piezas controladas, es decir es un indicador de la producción del cumplimiento de su función, y tal vez un indicador más referente a metas u objetivos. Todos estos pueden estar vinculados a un Indicador resultante.
Espero que esto te ayude
Saludos
Franklin
Requiero asesoria para actualizar mof en red pucallpa de essalud.
Requiero consultoria mi telefono 929355922 actualizacion del mof.
Pertenezco a una asociación sin fines de lucro, donde laboran 4 personas, como plasmó en un documento legal las funciones, derechos y obligaciones de estos trabajadores. Se puede implantar un MOF y ROFo tal vez solo uno de ellos?
Si eres una organización sin fines de lucro (privada) sin ninguna ley especial que rige tu actividad, entonces es sólo es necesario el MOF, pero para ello es importante tener un planeamiento, para alinear lo que hacen tus trabajadores con los objetivos de la organización. Espero que esto te ayude y responda tu consulta.
Un abrazo
Franklin
Buenas tardes una consulta estoy haciendo mi proyecto de tesis acerca de la elaboración del mof de una cooperativa agraria de servicios múltiples quiero saber que modelo de mof debo utilizar?
Estimada Greidy:
Que bueno que estes haciendo tu tesis de los MOF, te cuento que no hay un estándar de modelo de los MOF, cada organización diseña su modelo, pero el contenido mínimo es:
organigrama
fichas de puestos
Y en las fichas de puesto:, no olvidar
el nombre del puesto, ubicación organizacional, objetivo del puesto o función principal, funciones, perfil, indicadores y otros complementarios.
espero que esto te ayude
Franklin
Estoy actualizando el manual de funciones de la empresa, por el tema de la coyuntura de covid han habido cambios en algunos puesto. Mi pregunta va como lo podría trabajar, ya que estoy agendo reuniones con los jefes para ver esos cambios. Lo podría trabajar bajo alguna herramienta o como identifico los puestos que han sufrido cambios?
Estimado Israel:
Que bueno que estas actualizando tu MOF, mi recomendación es que lo hagas el inventario con alguna herramienta:https://www.eperfil.org/manual-de-organizacin-y-funciones-mof
de repente te ayuda.
Saludos
Franklin
Cada que tiempo se debe actualizar el MOF de una entidad del Estado.
Hola Espeleta,
Sobre tu consulta, para el estado es importante cambiar el MOF, cuando cambia su plan estratégico y cuando cambia su mandato legal (es decir la ley que los crea).
Saludos
Franklin
Hola, yo laboro en una institución publica, la cual pasa de ser Dirección a ser Gerencia, en este caso también se debe actualizar el MOF?
Otra consulta es en que lugar del organigrama iría un área de cobranza coactiva o de sanciones e infracciones ante hechos de delitos después de una fiscalización previa?
gracias
Saludos
Mavel