EL MANUAL DE PROCESOS (MAPRO): para combatir las ineficiencias y la faltas de coordinación
![](http://blog.pucp.edu.pe/blog/perfil/wp-content/uploads/sites/149/2011/01/Manual-de-Procesos-MAPRO.png)
Para organizar una empresa, se necesitan tres instrumentos: (1) un Manual de Organización y Funciones (MOF), (2) un Manual de Procesos (MAPRO) y (3) que estos documentos anteriores estén basados en un planeamiento estratégico.
El Manual de Organización y Funciones esta compuesto por a) el Organigrama, que es la representación gráfica de la estructura Organizacional, y b) las fichas de cada puesto de trabajo en la organización, donde se define principalmente las funciones que realiza.
El Manual de Procesos (MAPRO) está compuesto por a) el Mapa de Procesos, que es la representación gráfica de los procesos y sus interrelaciones en la organización, y b) las fichas de cada uno de los procesos de la organización, donde se definen los pasos a seguir para la realización de productos, servicios, acciones estratégicas y acciones de soporte de la institución.
El Mapa de Procesos tiene la misma jerarquía que un Organigrama, sin embargo en mi experiencia son muy pocas las organizaciones que tienen un Mapa Procesos de su Organización, lo cual genera que los ejecutivos desconozcan en forma holística como funciona su organización y como todas las áreas y puestos se relacionan para realizar un trabajo coordinado.
Pero lo más importante es que ya sea organización privada o publica es necesario que el MOF a través
De las líneas anteriores podemos desprender una conclusión, que si el MOF nos ayuda a dividir el trabajo en la organización basado en la especialización, el MAPRO nos ayuda a integrarlo, creando mecanismo de coordinación que contribuyan a la organización a no formar islas, pues es muy frecuente escuchar: “yo hago mi trabajo, el problema es la otra área”.
El clásico caso de la vida real organizacional, es que el área de Ventas se queja siempre de las demás áreas por que no les ayudan a vender. Las áreas vapuleadas son siempre: Sistemas, Recursos Humanos, Logística u otros de acuerdo al rubro de la empresa. La verdadera visión es que si los resultados no se dan o se generan problemas, no es culpa de un área en particular si no de toda la empresa en su conjunto.
A raíz de esto, siempre recuerdo un caso en una empresa multinacional, en la cual me contrataron para analizar el Almacén, pues el gerente de ventas se quejaba que los camiones de reparto salían muy tarde y no terminaban de repartir la mercadería a los clientes, generando devoluciones y claro pedidas a la empresa. La causa del problema era que los gerentes no tenían una visión de procesos, y en las reuniones de coordinación atacaban a la parte Logística por su ineficiencia (almacén), pero lo real era que los camiones salían con retrazo, no por que se demoraban en despachar los productos, sino debido a que la programación de camiones (que mercadería llevaba cada camión y a donde) tenia mucho retraso. Esto último sucedía como consecuencia de que el area de Sistemas no entregaba la información a tiempo a los programadores, y esto le sucedía al area de Sistemas, porque Ventas no entregaba a tiempo la información o generaba muchos cambios al momento de realizar los pedidos, es decir un circulo vicioso, que tenia su origen en el area que tenia las quejas.
Que una Organización tenga un Manual de Procesos ayuda a identificar esos problemas, y después de eso mejorarlos, automatizarlos o tercerizarlos a empresas proveedoras especializadas, generando así espacios y conocimiento del funcionamiento para el desarrollo organizacional de la empresa.
Para realizar un Manual de Procesos es importante tener en cuenta lo siguiente:
1. Tiene que estar definida claramente la estrategia de negocio de cada producto de la organización.
2. Tiene que haber un equipo técnico que facilite este proceso pero tiene que tener la participación, a) una parte debe ser las personas con toma de decisión para cambios y la b) otra la que realiza y vive el día día con estos procesos.
3. La alta dirección tiene que estar comprometida y dar seguimiento periódico a los cambios que puede generar la construcción de este manual y utilizar herramientas de monitoreo para el seguimiento y logro de resultados.
4. Convocar a todo el personal a participar a través de propuestas de mejora en los procesos.
5. Hacer un análisis costo-beneficio de los cambios propuestos.
6. Finalmente crear una estrategia de implantación de los procesos resultantes.
2. Tiene que haber un equipo técnico que facilite este proceso pero tiene que tener la participación, a) una parte debe ser las personas con toma de decisión para cambios y la b) otra la que realiza y vive el día día con estos procesos.
3. La alta dirección tiene que estar comprometida y dar seguimiento periódico a los cambios que puede generar la construcción de este manual y utilizar herramientas de monitoreo para el seguimiento y logro de resultados.
4. Convocar a todo el personal a participar a través de propuestas de mejora en los procesos.
5. Hacer un análisis costo-beneficio de los cambios propuestos.
6. Finalmente crear una estrategia de implantación de los procesos resultantes.
Ahora te toca a ti, dime que te pareció este articulo, o haz me una consulta o pregunta. Puedes poner tus comentarios al final de esta página.
Por Franklin Ríos Ramos, Director de Perfil (www.eperfil.org), Coach acreditado por la Internacional Coach Federation, USA, Ingeniero Industrial, MBA, Doctorando en Organización y dirección de empresas, estudios de Maestría y Doctorado en Psicología.
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Quieres saber a mayor profundidad este tema, te recomiendo este libro:
Metodologías para implantar la estrategia: diseño organizacional de la empresa
Es muy interesante
Muchas Gracias, Maria
un tema muy importante para aquellos que estamos viendo los documentos de gestion de una institucion .
muy claro e importante
Muchas Gracias Victor
Franklin
Muy acertada la manera de explicar la relación entre MOF, MAPRO, la comunicación es clara y directa
Muchas Gracias
Franklin
muy interesante , algun articulo mas que nos puedas recomendar de forma gratuita gracias
Gracias, Sobre su pedido en esta web al final hay un listado de artículos recomendados: http://www.eperfil.org
Me interés….
Cuéntame, tienes alguna pregunta??
En caso de contratar una consultoría para la elaboración de un MAPRO de los procesos podría indicar los tiempos y los costos de mercado?
Gracias
Estimada Susana:
Mucho va depender del tamaño de la organización.Pero para tener un adecuado presupuesto, es importante identificar cuantos macro- procesos tiene la organización, y eso lo identificas primero haciendo el MAPA de Procesos, y luego trabajando uno a uno los procesos con los actores involucrados.
Si quieres más precisión podemos conversar en interno.
Un abrazo
Franklin
extraordinario informacion y muy valiosa
muchas gracias, que Dios lo bendiga
EStimado Alejo:
Gracias por tus comentarios.
Un abrazo
Franklin
Gracias por la información, quisiera saber cual es la diferencia entre un mof y un manual de procedimientos.
Muchas gracias
Estimado Rodolfo:
Que buena pregunta, el Manual de Organización y Funciones (MOF), su principal objetivo es la división del trabajo por las funciones que cada puesto debe realizar bajo el principio de especialización, por ello la componen el organigrama y la ficha de puesto con las respectivas funciones; mientras que el Manual de procedimientos o procesos (MAPRO) su objetivo principal es definir e integrar las actividades de todos los puestos para producir los productos (bienes o servicios) de la organización o de áreas especificas, por ello las componen el Mapa de procesos y la ficha de cada proceso con su respectivo flujograma matricial.
Espero que esto te ayude
Franklin
Quisiera saber quien hace o crea el MAPRO?
Estimada Sandra: Gracias por tu consulta. Es responsabilidad de cada gerencia tener definidos sus procesos, con el apoyo seguro de las áreas de Calidad, Organización y Métodos , planeamiento y organización , si la hubiere, pero también Recursos humanos en algunos casos.
Saludos
Franklin
Muy interesantes todos los artículos, actualizados y organizados, me gustaría que me envíen sus notas documentos de investigación, me encantaron, FELICITACIONES.
Gracias.
Franklin
quien creo el MAPRO?
Odalys:
Gracias por tu pregunta, el MAPRO se gesta desde la implementación de procesos, desde las acreditaciones internacionales(ISO) para guardar y plasmar los procesos como instrumentos de gestión.
Saludos
Franklin
Un excelente artículo, muy interesante y preciso en la explicación.
Estimado Jhonatan, muchas gracias por tus comentarios.
Franklin
Excelente articulo, gracias por compartir