¿Qué podemos conseguir usando estas plataformas colaborativas? Lo mas frecuente es que nos permiten intercambiar y compartir documentos, imágenes, audios, videos y otros archivos como “materiales” y recursos para estudiar o trabajar; así como notas e ideas para analizar o desarrollar nuevos enfoques y puntos de vista. Más importante que ello, podemos sostener conversaciones en tiempo real y enfocarnos en asuntos y tópicos de interés o para discusiones y debates; además, participar en un entorno privado y seguro.
¿En qué casos es recomendable utilizar los entornos virtuales de colaboración? Cada persona o grupo encontrará o adaptará estos entornos a sus propias necesidades. Sin embargo, hay casos típicos en los cuales son de especial ayuda. Así tenemos las facilidades que nos brindan para iniciar y procesar la denominada tormenta de ideas como paso inicial para un proyecto o la solución de ciertos problemas; reforzar o validar el proceso compartido de análisis y toma de decisiones y la evaluación de diferentes fundamentos; exponer o presentar un trabajo para recibir retroinformación, críticas y comentarios; plantear los alcances de un proyecto o actividad a ser desarrollada por los demás miembros del equipo; difundir o compartir hallazgos de interés común, como artículos de blogs o reportes de investigación académica; permitir la igualdad de oportunidades de participación y aporte a todos los miembros del equipo; superar las limitaciones de tiempo y lugar para coincidir en reuniones locales, aprovechando las facilidades de internet; etc.
¿Qué plataformas gratuitas existen? En realidad, podemos utilizar una amplia gama de servicios virtuales de colaboración si miramos al “primer piso” de las ofertas que se obtienen con una búsqueda en Google. Lo interesante de los modelos de negocio actuales es que, casi todos, ofrecen un primer nivel o primer piso gratuito con buena parte de las prestaciones totales. Las limitaciones pueden consistir en un número limitado de usuarios, de equipos, o de espacio para el almacenamiento de recursos. Un buen ejemplo de estas ofertas la encontramos en Braintrust que promueve la creación de una comunidad online para su institución o equipo y se administra a través de una página o panel web. Brinda de modo gratuito la opción de gestionar una comunidad o grupo virtual, integrar hasta 5 miembros en el equipo de estudio o trabajo, y 1 Gb de capacidad de almacenamiento; lo cual es suficiente para muchas necesidades educativas o laborales.