3 estrategias para reducir costos y gastos en tu área o empresa

Generar ganancias no sólo se realiza con más ventas, sino gestionando internamente de manera de ser lo más eficiente   (generar beneficios con la menos inversión posible) y eficaz ( tener alineado al personal, haciendo tareas o funciones que tenga impacto en los objetivos organizacionales).

Esto quiere decir que cualquier gerente o director de cualquier area funcional puede y  DEBE entregar estos resultados, es por eso incomprensible escuchar continuamente a los gerentes , que solicitan más personal, más presupuesto o más herramientas , cuando el resultado mejor para la organización,  es tener menos  personal, menos presupuesto a las áreas, haciendo cada vez mejor el trabajo.

Parece imposible , pero existen  3 estrategias potentes para realizar esto:

ESTRATEGIA 1: OPTIMIZACIÓN

Pasos para llevarla acabo:

1. Identificar oportunidades de mejora, para esto puede servirte las siguientes preguntas: ¿ En qué consumimos más el tiempo?, ¿Cuales son las actividades que más tiempo le toma a mi personal realizar?, ¿ Cuales son los problemas más recurrentes?, ¿en que mi cliente se queja más?, ¿Que haría adicional para tener a  mi cliente feliz?, ¿Donde están los cuellos de botella?, ¿Hay nuevas formas de  realizar las cosas actualmente? y otras.
2. Valorar y analizar soluciones, para esto puede servirte las siguientes preguntas: ¿Cuanto me cuesta seguir  así?, ¿Hay otra forma de hacerlo que me de más beneficios o me ahorre costos? ¿ Es necesario hacerlo?, ¿Que beneficios y costos tendría si corrijo errores y fallas continuas?, y otras. Este análisis me ayudará a facilitar la decisión DE CAMBIAR.
3. Implementar soluciones: este paso es la clave, pues tienes que lidiar con la resistencia al cambio de las personas que pueden llevarte al fracaso el proyecto emprendido, entonces ¿qué hacer?, primero INVOLUCRARLOS desde el primer momento, es decir de la identificación de las oportunidades de mejora. Lo segundo es hacerte la pregunta ¿Cómo beneficiará este cambio a mi personal? de la respuesta generar una estrategia que resuelva este problema.
4. Resultados posibles:  disminución de gastos y costos por  eliminar duplicidad de funciones, eliminar puesto que no están alineados a la estrategia, implementar soluciones o cambios en la secuencia de pasos,  eliminar actividades o puestos que no dan valor a la organización  a través de la optimización o reinvención de los procesos, reestructuración de funciones  y cambios en el organigrama.

ESTRATEGIA 2: AUTOMATIZACIÓN

Teniendo en cuenta que ya se pasó por la optimización y se identifico las actividades que tienen gran volumen y las actividades que consumen mucho tiempo, es muy probable que estas  necesitarán una automatización, en tres niveles:

1. Implementarlo en tu ERP (software que integra ventas, contabilidad, cobranzas, inventarios y otros), lo primero que tienes que ver, si estas actividades lo puedes hacer en tu ERP, si no tienes un ERP y eres una empresa mediana a grande, piensa en implementarlo URGENTE!.
2. En caso que tu ERP no incluya estas actividades o del modo que quieres hacerlo, busca un software especializado en la materia de la actividad (OJO antes de optar por ello evaluar la estrategia 3).
3. Si no esta en tu ERP o en un software especializado, o para implementarlo en tu ERP se demora mucho (más de 3 o 4  meses), es  recomendable  el desarrollo de aplicaciones en nube, por ejemplo con la Suite de google que puedes pogramar usando las herramientas que tiene, formularios, gmail, hojas de calculo , documentos y otros , de manera rápida (en semanas).

ESTRATEGIA 3: TERCERIZACIÓN

Habiendo pasado por la optimización, esta estrategia es clave , pues tendría un impacto en toda las áreas de soporte de la organización ( áreas funcionales administrativas), pues trata de elegir que actividades son necesaria para la organización, pero que un proveedor puede hacerlo por nosotros. Recordemos las grandes fabricantes mundiales de zapatillas como Nike y Adidas, ellos NO FABRICAN zapatillas, sólo hacen lo esencial a su negocio, manejo de marca, diseño o innovación y desarrollo. Ahora sé que muchos dirán que esta estrategia es difícil implementar pues NO hay proveedores que se ajusten a sus necesidades, y esto es cierto, pues por ello tenemos que FORMAR Y ENTRENAR a nuestro proveedor para que nos sirva de acuerdo a nuestras necesidades, además de elaborar un buen contrato que penalice las fallas y los incumplimientos. Además también pueden pensar que que saldría más caro si un proveedor lo realiza lo que ya nosotros realizamos, recuerden que si elegimos un proveedor especializado, por su conocimiento y herramientas este puede ser más eficiente al realizar dicha actividad, recuerden que  una tercerización impacta en el numero de trabajadores, en la disminución drástica del trabajo de las áreas de soporte y focaliza a la empresa en lo esencial.

Todas estas estrategias pueden afectar los empleos de las personas, por ello es importante tratar a las personas que saldrán de la organización, con mucha gratitud y apoyando su recolección o reconversión laboral, por dos razones:

1.- La contribución de los que se van, al crecimiento de la empresa en el tiempo que ha laborado hasta el momento.

2.-Para fortalecer la identificación de los que se quedan,  pues ellos verán como son tratadas estas personas que se van, y seguro sentirán que así serán tratados si les pasa lo mismo.

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