Cuando le pregunto al gerente de proyecto (si lo hay claramente definido) o al grupo de personas que lideran proyectos de inversión pública ya sea en su faceta más afortunada (algun proyecto financiado con endeudamiento) o en la más precaria municipalidad distrital, cuál es una de las actividades que más tiempo le demanda no es sorpresa escuchar como respuesta el tener que generar los más variados y creativos reportes para señalar el estado del proyecto o programa.

Un elemento indispensable dentro de cualquier plan para mejorar el rendimiento y la calidad del trabajo orientado a la gestión de los PIPs es la inperiosa necesidad de establecer con claridad y desde un inicio los requerimientos de información de los diferentes interesados en el proyecto. Entre estos interesados están, por mencionar algunos el MEF (DGPP, DGETP, DGPI), el ministerio o sector donde se ejecuta el proyecto (UP, OPI, OGA), Contraloría, OSCE y claro, alguna entidad cooperante (BID, BM, etc.) en caso el proyecto este financiado con aportes de fuentes externas.

No es raro entonces entender que hay una serie de interesados con mucho más poder que el Gerente de Proyecto que demandarán información en sus mas variadas y pintorescas formas lo que demandará de muchas horas de trabajo que están siendo distraídas de lo que verdaderamente debe estar haciendo la unidad ejecutora, es decir, ejecutar el proyecto.

Propongo entonces la creación de un sistema informático que, a partir de las necesidades de información de las diferentes partes, permita registrar a las Unidades Ejecutoras, la variada información sobre el proyecto y que a su vez generar de manera rápida el conjunto de reportes que son requeridos por los diversos interesados. Es sabido que en la administración pública, hay muchos reportes (Evaluación PEI, Evaluación PESEM, Evaluación Financiera-Fisica del PIP entre muchos otros) que presentan información de manera bastante similar a diferentes interesados.

Revisemos entonces lo que nos proponen las mejores prácticas en el PMBOK© en referencia a las comunicaciones identificando apropiadamente a los interesados en el proyecto y sus necesidades de información. A partir de estas necesidades racionalicemos la información y generemos las estructuras de de datos necesarias para que el aplicativo informático registre y administre la variada información que administra el SNIP en sus diferentes módulos (SIAF, Presupuesto, Banco de Proyectos) a fin de que los ejecutores encuentren en el sistema una herramienta útil y productiva.

Como consecuencia tendremos un sistema que sea demandado por los usuarios finales, léase Unidades Ejecutoras, por ser un facilitador en vez de ser una tarea más para generar reportes trimestrales que no permiten un seguimiento y reacción oportuna ante los contratiempos propios de la ejecución de proyectos.

Exitos.