Muchas veces nos sentamos a buscar la forma de estructurar los objetivos del proyecto encargado y no logramos convertir esa nube de ideas en una imagen que nos permita visualizar lo que pretendemos lograr con el mismo. Y digo imagen pues podemos leer muchas páginas que describen el proyecto ya sea a través de un contrato o de una detallada definición de los objetivos del mismo que nos resulta difícil de agrupar o encuadrar en elementos bastante concretos.

Bien dice el dicho que una imagen vale más que 1000 palabras. Y creo q allí esta la gran virtud del EDT pues ademas de permitir al equipo del proyecto presentar esquemáticamente cual es el alcance del proyecto – a través de una lista concreta de entregables – permite socializar el proyecto a través de los múltiples actores e involucrados.

En la actualidad vengo preparándome para asesorar a un grupo de personas pertenecientes a una entidad pública encargada de elaborar el plan para un proyecto a ejecutarse el 2010. Algunos miembros del grupo tienen experiencia previa en un proyecto similar pero esta vez, como suele suceder en este tipo de proyectos, el resultado se se hace más ambicioso y requiere de poder comunicar a muchos actores cual es el alcance del proyecto.

El primer paso ya se dió. Oficialmente existe lo q el PMBOK© denomina el Acta de Constitución y que en el sector público puede llevar muchos nombres siendo en este caso la Resolución 692 – 2009 donde se indica en un párrafo de 5 líneas el objetivo del proyecto y designa al comité de gestión. De lo que leemos de esta resolución, sería imposible determinar cual es el alcance del proyecto y menos aún cuales son los entregables y sub entregables si no fuera por un proyecto de similares características que fue desarrollado el 2006.

Es a partir de este momento que la tarea del equipo es construir lo que será el EDT, elemento indispensable para poder articular todos los planes subsidiarios que deberán acompañar al proyecto, inclusive la propia gestión de la integración que tiene la función de señalar las normas y procedimientos a seguir para la buena articulación y gestión del plan del proyecto.

No encuentro una mejor manera de empezar esta tarea de equipo con la descripción de los antecedentes. Es decir, una presentación al nuevo grupo de trabajo sobre lo que fue la experiencia pasada. Contamos con un documento que podemos llamar “lecciones aprendidas” pero que más bien tuvo como principal objetivo sistematizar (documentar) el proyecto. El segundo e inmediato paso será la famosa tormenta de ideas la que apoyados por alguna herramienta como Mind Mapping o similar comience a recolectar las ideas que van saliendo de estas 3 a 4 sesiones en las cuales se dirige a los participantes a pensar en voz alta sobre los alcances del proyecto y como estos se representan a nivel de entregables.

Este es el gran reto que veo en los gerentes de proyecto cuando reciben la responsabilidad de darle forma a un proyecto que nace de una idea o voluntad ya sea del presidente de una institución, de una necesidad del mercado identificada por alguna área funcional de la organización o la simple corazonada de un empresario visionario. El EDT será esa hoja de ruta o esqueleto que permitirá a los diferentes actores aportar su conocimiento, experiencia y voluntad para construir el plan de gestión del proyecto. Allí, habremos ganado el compromiso del equipo del proyecto y tendremos un instrumento que claramente señalará que esperar como resultado de esta iniciativa.

Los invito a revisar el Practice Standard for Breakdown Structures 2nd Edition del PMI®.

Éxitos.