Existen muchas formas y mecanismos de monitoreo o control que se puede aplicar en una organización, pero hay que recordar que el control cuesta, por lo que hay que encontrar un equilibrio entre el análisis costo – beneficio de lo que se desea controlar.
Por ejemplo, para controlar las actividades de un área en tu organización, puedes optar por poner una cámara de video y grabar lo que hacen. Esto implica un costo que va desde la instalación y compra de los equipos, hasta el costo mensual de la persona que vigilará el video para proporcionar la información que deseas. Si toda esta inversión es menor a los beneficios generados por la acciones a controlar entonces hazlo, pero estoy casi seguro que en la mayoría de casos no saldrá beneficioso.
Es importante buscar alternativas de mecanismos de control o monitoreo que puedan ser más económicos para las empresas, una forma puede ser los INDICADORES DE GESTIÓN.
Si quieres controlar un área o una empresa, crea indicadores para monitorearlo, estos pueden estas basados en las funciones de cada trabajador, en el proceso o en los resultados.
Pero, ¿Qué son los indicadores?, son mecanismos de información puntual sobre algún asunto, la información que proporciona es muy práctica y ayuda a tomar decisiones y acciones en forma más eficaz.
Generalmente los indicadores están basados en datos o ratios numéricos sobre los temas más relevantes y críticos de éxito para la organización.
Y la parte más importante de su diseño es que sean PRÁCTICOS, pues en nuestra experiencia muchas empresas invierten muchos recursos (personas, sistemas, equipos, etc.), incluso a veces creando áreas o puestos para el procesamiento de los indicadores, generando una carga burocrática mayor que conlleva a una perdida de eficiencia en la empresa, contrario a lo que se busca.
Por ello nuestra recomendación para una organización o área que desee implementar indicadores de control, es que primero responda a las siguientes preguntas:
1. ¿Cuáles son los aspectos críticos y claves de la organización para obtener los resultados deseados (no más de cinco)?
2. ¿Cómo mediré cada uno de estos aspectos? Aquí hay que elegir con que datos o ratios numéricos mediré los aspectos claves, y la recomendación es comenzar con datos e información que actualmente dispone la empresa o es rápido conseguirla sin mucho esfuerzo.
Pero lo más importante es que ya sea organización privada o publica es necesario que el MOF a través
3. ¿Qué parámetros se establecerán para la medición de los indicadores? Este punto es para que los ejecutivos o gerentes puedan visualizar rápidamente el movimiento de los valores. Ayuda implementar un semáforo, VERDE cuando los valores son los esperados, AMBAR cuando los valores están al límite de lo esperado y se necesita hacer ajustes para la mejora; y ROJO cuando no se está consiguiendo lo esperado por lo que hay que tomar acciones y decisiones importantes y/o radicales de mejora.
Finalmente, establecer quien o quienes serán los responsables de tener los indicadores actualizados. Así mismo, es importante definir el periodo en que se medirá; y en cada revisión realizada por los altos ejecutivos, se generará un plan de acción para su seguimiento. Si la organización realiza todo ello, tiene en sus manos una de las herramientas más potentes de la gestión: El TABLERO DE CONTROL o de MANDO de su organización.
Recuerda: “Si no mides, NO CONTROLAS; si no controlas, NO GESTIONAS
Por Franklin Ríos Ramos, Director de Perfil (www.eperfil.org | www.perfil.com.pe), Coach profesional, Ingeniero Industrial, Especialización en organización, métodos y sistemas, MBA, estudios de Maestría e Doctorado en Psicología. Autor del libro: “Metodologías para implantar la estrategia: diseño organizacional de la empresa”.
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“Recuerda: Si no mides, NO CONTROLAS; si no controlas, NO GESTIONAS” ; este es un axioma que de ejecutarse con conocimiento y experiencia es de indiscutible valor.
Debe ser de empleo obligatorio para el emprendedor actual así como para los gerentes / directores. Felicito tu gran aporte.
Nuestras empresas están dando pasos tímidos al respecto y sobre este tema trata mi blog Ajedrez Empresarial: https://jorgeluisraffo.wordpress.com.
Agradecere sus comentarios
Gran abrazo !!
Jorge Luis Raffo
Agradezco sus comentarios e invitaciones. No siempre pueden ser sin costo, es preferible escribirme a jorgeluisraffo@gmail.com
Gran abrazo!
Jorge L. Raffo
Gracias a ti.
Franklin