Es interesante para los que seguimos de cerca al PMI® y a la serie de literatura y pensamiento que ha generado en relación a la gestión de proyectos, ver como estos lineamientos son cada vez más parte integral de alguna metodología adoptada por una organización ya sea pública o privada.

Hace muy poco tuve la suerte de participar en un programa de acompañamiento (coaching) donde mi actividad estaba centrada en la exposición y facilitación de conceptos, en el desarrollo de habilidades en técnicas puntuales y la entrega de resultados que sustenten el trabajo realizado.

Lo que quiero resaltar es que detrás de esta iniciativa de la organización esta el PMI® y su cuerpo de conocimiento para la gestión de proyectos – el PMBOK©. Que gusto da estar involucrado en un proceso temprano en el país como es el inicio del Capítulo de Lima del PMI® por inicios del Y2K y ver ahora como profesionales, estudiantes organizaciones públicas y privadas, nacionales y extranjeras operando en el Perú recurren a este cuerpo de conocimiento que viene logrando posicionar conceptos comunes entre los proyectos, un lenguaje universal pues por más que se exprese en diferentes idiomas reflejan el mismo modelo.

Una vez establecida la metodología, definidos los pasos a seguir, aplicamos esta. De hecho después de formalizado el proyecto tendremos en mas o menos tiempo el PGP (Plan de Gestión del Proyecto). El siguiente paso es su ejecución y el consecuente informe de avance. Para muchos profesionales que están metidos en las ingenierias, el concepto no es nuevo. Para muchos otros si lo es y para ser más precisos, en muchas organizaciones no existe el entendimiento claro de lo que es gestión de proyectos.

De a pocos vamos tratando muchos temas y el de hoy quiero centrarlo en que buscamos en el informe. El reporte de avance del proyecto es en resumidas cuentas el reflejo de sucedido con los recursos asignados al GP para desarrollar el producto, servicio o entregable. El primer componente que queremos reflejar es el avance logrado (EV) con respecto a lo planificado (PV). Aplicaremos como bien lo indica el PMBOK la técnica de valor ganado (EVM en sus siglas en ingles para Earned Value)*. Con esta técnica tendremos una seria de números o valores (CPI, SPI, PI, etc.).

El segundo componente es la interpretación de los números. Tenemos los rendimientos tanto en el costo como en el cronograma con los CPI y SPI. El trabajo logrado con el EV y el costo actual/real con el AC. Pero que significa esto mas alla de las proyecciones q podamos hacer para los estimados de costos al termino o para el termino (EAC o ETC). Pues bien, allí esta el trabajo del GP junto con su equipo. Traducir estos números que reflejan un rendimiento en una explicación coherente de lo que ha sucedido para llegar a los resultados mostrados.

El otro componente que debe existir en el informe de avance son la acciones a tomar en el próximo periodo con el fin de tomar acciones correctivas o preventivas para lograr corregir cualquier desviación (negativa) o identificar y documentar los aciertos que permiten obtener resultados mayores a los esperados. Una acotación importante es que las variaciones exageradas de un resultado mayor a lo esperado deben ser revisadas pues debemos saber las causas de este resultado. Por allí que los valores planificados están inflados, mal definidos por un lado o tecnología, materiales o procedimientos con resultados mayores a los esperados.

Como cualquier decisión sobre las acciones a tomar, estas deben contemplar a los responsables de estas acciones a desarrollar, el plazo en el cual se espera que se hayan tomado y los resultados que se esperan obtener. Aquí no estamos hablando de cambios a la línea de base sino más bien acciones especificas para corregir las desviaciones identificadas y sus causas analizadas.

Por lo tanto, busquemos dotar a los interesados en el proyecto de elementos de juicio sobre el avance del proyecto y las acciones que se toman en cada uno de los informes. Concentremos la información para ver el avance ocurrido desde el anterior corte, el efecto de las acciones tomadas durante este tiempo y el impacto de estas.

Con que frecuencia presentaremos los avances? Pues siempre aplicando el concepto de costo/beneficio determinaremos cuan frecuente es el informe. Por el lado del costo, esta la preparación de dicho informe que claro esta conlleva a la reunión de variada información y por el lado del beneficio estará la capacidad de reaccionar ante desvíos que ocasionan retrasos o sobrecostos posteriores.

Pues bien, entonces para todos aquellos que de una u otra forma nos sentimos involucrados en proyectos y además estamos compartiendo ideas y experiencias, estamos viendo como en estos últimos 10 anos el PMI y su amplio material sobre la gestión de proyectos (no quiero limitarlo a eso pero creo todos sabemos q el PMI® no sólo tiene el PMBOK© sino estándares para Programas, Portafolios y también la llamada herramienta de medición madurez organizacional, la OPM3®.

El reto por delante es muy grande pues no es sólo una organización que buscar definir su propia metodología para alcanzar los objetivos del proyecto y ademas mantener informado a cada actor involucrado con el mismo. Es necesario pensar en que cada equipo gestor de proyectos cuente con un sistema informático, normas y procedimientos establecidos, permanente capacitación y un liderazgo enfocado en resultados: el alcance esperado, dentro del costo y plazo establecido. Actores activamente involucrados bajo un solo plan de gestión. Las técnicas y herramientas sólo nos darán un resultado, el GP con su equipo y los actores involucrados deberán trabajar para resolver cualquier “issue” o “tema pendiente” que este afectando la consecución de los objetivos planteados.

Todas estas personas sin darse cuenta van camino a a ser parte de un grupo de profesionales que sólo PIENSA PROYECTOS.

Exitos

* Nota- pongo estos acrónimos en inglés pues espero que muchos de los lectores de este articulo estén buscando certificarse. Quiero señalar q para el examen, los acrónimos aún cuando opten por la traducción al español del examen, este presentará los acrónimos en inglés.