Un tema a tener muy en cuenta es el tratamiento que las empresas realizan sobre los gastos de viaje y viáticos. Se producen de manera continua contingencias de carácter tributario como consecuencia de no tener una adecuada clasificación de los elementos que se deben considerar como parte del viático, los comprobantes de pago requeridos para su sustentación y los límites tributarios aceptados para su deducción.

Ante todo es necesario considerar que la base legal que norma el tratamiento de los Gastos de viaje y viáticos son el artículo 37 inciso r del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta y el artículo 21 inciso n del reglamento de la LIR.

Es necesario considerar que los componentes que forman parte del viático son la alimentación, el alojamiento y la movilidad. Un tema importante es determinar ciertas condiciones para hacer efectiva la deducción de los gastos de viáticos tales como la acreditación de la necesidad del viaje (cumplimiento del principio de causalidad), la realización efectiva del viaje (comprobantes de pago) y no exceder los límites máximos aceptados. A su vez, los viáticos deben estar vinculados a viajes a clientes, proveedores y supervisión de algunas áreas o establecimientos de la empresa. Tener en cuenta que los gastos de acompañantes no serán aceptadas tributariamente debido a que no cumplen con el requisito de causalidad, es decir su realización no ayudará a la generación de rentas gravadas.

Límites de Deducción

Una vez acreditado el viaje se establece el límite de deducción del viático. El articulo 37 inciso r del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta norma que los viáticos no podrán exceder del doble del monto que concede el gobierno central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía, ya sea para viajes al interior como al exterior del país. Según DS N 028-2009-EF vigente a partir del 06/02/2009 se establece como escala de viáticos para el interior del país un importe fijo diario de S/420 Nuevos soles (210 monto de personal de mayor jerarquía * 2).

En relación a los límites de viáticos al exterior del país, se da en función a zonas geográficas, es decir el monto límite a deducir será igual al de la MONTO DE ZONA GEOGRAFICA AL QUE PERTENECE EL LUGAR A VIAJAR *2 (revisar DS N 047-2002-PCM).

Sustentación Documentaria

Interior del País

Los gastos de viáticos al interior del país deberán ser sustentados con documentos aceptados como comprobantes de pago y a su vez exigir que sean emitidos a nombre de la empresa, con el fin de poder usar tributariamente el crédito fiscal y el gasto. Tener en cuenta que los traslados de movilidad que se realicen como consecuencia del viaje no podrán ser sustentados con la planilla de movilidad (serán necesarios comprobantes de pago).Ver inciso r del Art 21 del RLIR

Exterior del País

Los viáticos incurridos en el exterior deberán sustentarse con documentos que cumplan con al menos los requisitos establecidos en el artículo 51-A de la LIR los cuales son:

• Nombre , denominación o razón social del transferente o prestador del servicio
• Domicilio del transferente o prestador del servicio
• Naturaliza u objeto de la prestación
• Fecha y monto de la operación

Es necesario tener en cuenta que a partir del 01.01.2007 se determino que es posible deducir también los gastos de alimentación y movilidad (no alojamiento) incurridos en viajes al exterior a través de un DECLARACION JURADA del beneficiario de los viáticos (la deducción no deberá exceder del 30% del doble del monto máximo que por concepto de viáticos concede el gobierno a sus funcionarios de mayor jerarquía DS N 047-2002-PCM).
Los requisitos a tener en cuenta para la elaboración de la Declaración jurada se pueden apreciar en el artículo 21 , inciso n del Reglamento de la LIR.

INFORMES SUNAT A TENER EN CUENTA

INFORME N 200-2006-SUNAT/2B0000 : consideraciones a tener en cuenta cuando el sujeto domiciliado asume el gasto por pasajes, alojamiento y viáticos de los sujetos no domiciliados.

INFORME N 022- 2005-SUNAT/2B000 : Cuando deducir los gastos por viáticos incurridos en el extranjero.