Diez (10) medios probatorios mínimos que se deben conservar ante un eventual procedimiento de fiscalización tributaria

Una de las mayores preocupaciones de las empresas está referida a cómo afrontar un eventual procedimiento de fiscalización tributaria de Sunat, siendo que, en muchos casos, la preocupación recae en los medios de prueba que se deben adjuntar para sustentar la fehaciencia de las adquisiciones de bienes y servicios, así como la incidencia de los medios probatorios en la correcta determinación de los ingresos.

Ante dicha situación, es importante identificar cuáles son los medios de prueba mínimos que deben conservar y exhibir las empresas ante una eventual fiscalización tributaria por Impuesto a la Renta de Tercera Categoría e Impuesto General a las Ventas, los cuales, pasaremos a detallar a continuación:

1.- Comprobantes de pago que respalden la adquisición de bienes y servicios, los cuales deben emitirse cumpliendo las formalidades y requisitos previstos en el Reglamento de Comprobantes de Pago.

2. Guías de remisión que sustenten el traslado de los bienes, sea guía de remisión remitente y/o guía de remisión transportista, el traslado de los bienes y su sustento documentario es un elemento importante para desvirtuar en reparo por falta de fehaciencia.

3.- Medios de pago que acrediten la bancarización de operaciones por operaciones a partir de S/ 2,000 Dos Mil Soles o $ 500.00 Quinientos dólares, incluso se recomienda bancarizar por importes menores al mínimo exigido por ley, a  efectos de contar con más medios probatorios que sustenten la realidad de las operaciones.

4.- Contratos civiles con sus respectivas adendas de corresponder, de preferencia con fecha cierta que permitan acreditar los acuerdos comerciales vinculados con la adquisición de bienes y prestación de servicios.

5.- Cotizaciones de terceros que respalden los posteriores contratos celebrados entre proveedor y adquirente, incluso aquellas cotizaciones que no llegaron a materializarse en un contrato final, a efectos de demostrar que la empresa adquirente, tuvo diversas propuestas para la contratación en la adquisición de bienes y servicios.

6.- Actas societarias que respalden acuerdos comerciales de la empresa con clientes y proveedores, lo cual permitirá sustentar acuerdos plasmados o no en contratos finales, las actas societarias, tales como el Acta de Directorio o el Acta de Junta General de Accionistas permitirán complementar lo que se encuentra sustentado en comprobantes de pago.

7.- Correos electrónicos, historiales de conversaciones en aplicativos virtuales o digitales entre proveedor y adquirente, documentos e información que permitirá acreditar las tratativas, negociaciones y lineamientos en la adquisición de bienes y servicios, así como las directivas que se tomaron en cuenta para la realización de operaciones.

8.- Proformas, cotizaciones, valoraciones, órdenes de compra, órdenes de servicio, conformidad de servicios, los cuales constituyen documentos que permitirán complementar los documentos civiles, contables, tributarios y societarios, para respaldar la realidad de las operaciones, los antecedentes y los resultados en la adquisición de bienes y prestación de servicios.

9.- Notas de débito y notas de crédito, que permitan sustentar las variaciones en el precio pactado inicialmente, ya sea que el precio resulte mayor o menor, como consecuencia de descuentos, anulaciones, bonificaciones, indemnizaciones o penalidades, entre otros supuestos que desvirtúe cualquier imputación que pretenda efectuar la Administración Tributaria referido a la subvaluación del precio.

10.- Informes de prestación de servicios, análisis de operaciones y documentos internos que permitan la identificación de las adquisiciones efectuadas y los servicios recibidos, esto es, la forma cómo se prestaron, las personas que intervinieron en la prestación de los mismos y los resultados obtenidos, siendo que, en el caso de las adquisiciones, resulta importante identificar las personas que se encargaron de recepcionar los bienes, los cargos que ostentan en la empresa, el kardex y de ser posible un informe que permita identificar el destino de los bienes adquiridos en las operaciones de la empresa.

Es de indicar, que podríamos tener una lista enunciativa de más medios probatorios que de acuerdo al proceso productivo cada empresa debe conservar ante un eventual procedimiento de fiscalización tributaria, para lo cual se hace necesario identificar cómo sustentar el origen y destino de la adquisición de bienes y servicios, cuando el mayor reparo que la Administración Tributaria viene efectuando a las empresas, es la falta de fehaciencia de sus operaciones, por ello, mientras más documentación probatorio se pueda conservar y exhibir, más sustentada estará la operación y el elemento de la fehaciencia, no será utilizado para el desconocimiento del gasto en el Impuesto a la Renta o en la deducción del crédito fiscal para efectos del IGV.