Gestión de documentos tributarios. Diez (10) aspectos a considerar para evitar contingencias tributarias

Gestión de documentos tributarios. Diez (10) aspectos a considerar para evitar contingencias tributarias.

Un aspecto que las empresas deben observar en un adecuado planeamiento tributario preventivo, el cual se encuentra comprendido en el denominado “Compliance Tributario”, es el referido a la debida tramitación de los documentos y acciones a seguir ante el inicio de un procedimiento tributario, en especial, en el procedimiento de fiscalización tributaria que inicie la Administración Tributaria con la finalidad de efectuar la determinación de la obligación tributaria en el Impuesto a la Renta e IGV.

Ante dicha situación, resulta importante que las empresas efectúen una adecuada gestión de los documentos tributarios a efectos de evitar contingencias en sede administrativa y judicial y así se pueda acreditar la fehaciencia de las operaciones realizadas con terceros y el cumplimiento de obligaciones tributarias sustancias y formales previstas en el ordenamiento jurídico.

A continuación, compartimos diez (10) aspectos a considerar en la gestión de documentos tributarios.

1.- Identifique si el acto notificado por la Administración Tributaria constituye un acto reclamable en la vía administrativa.

2.- Ante la notificación de una esquela de citación o carta inductiva es necesario presentar escrito de descargos acompañando de corresponder, la documentación sustentatoria respectiva.

3.- Ante la imposibilidad de dar respuesta a un requerimiento de fiscalización, solicite prórroga en forma inmediata, justificando el plazo adicional con razones objetivas.

4.- Verifique los plazos previstos para interponer recurso de reclamación y apelación en sede administrativa, de ser posible presente los escritos con una anticipación de dos (2) días hábiles antes del vencimiento.

5.- El cuestionamiento a defectos en la tramitación a un procedimiento de fiscalización tributaria y cobranza coactiva, en tanto aún no hayan culminado dichos procedimientos habilita la presentación de queja ante el Tribunal Fiscal.

6.- En los escritos de impugnación de reclamación y apelación, detalle de forma específica el petitorio, así como los fundamentos de hecho y de derecho.

7.- Evite incurrir en una causal de determinación de la obligación tributaria sobre base presunta, para ello es importante dar respuesta oportuna a los requerimientos de información en la fiscalización, priorizando el primer requerimiento.

8.- En el recurso de apelación, queja y escritos de aclaración, corrección o ampliación de fallo, es necesario que adjunte el formato de afiliación de notificaciones electrónicas para que se admita a trámite su recurso, solicitud o remedio procesal ante el Tribunal Fiscal.

9.- Evite presentar una declaración rectificatoria ante la notificación de esquela de citación por observaciones a comprobantes de pago emitidos por proveedores que a criterio de la Administración Tributaria no cuentan con capacidad operativa, económica o financiera, sólo presente el escrito de descargos dentro del plazo otorgado, recuerde que las omisiones de terceros no son oponibles al contribuyente.

10.- Conserve y proporcione en el procedimiento de fiscalización tributaria toda la documentación probatoria que respalde sus operaciones, entre ellos, comprobantes de pago, guías de remisión, actas societarias, correos electrónicos, proformas, cotizaciones, conformidad del servicio, historiales de conversación en aplicativos digitales, notas de crédito y débito, informes, registro de ingreso y salida de bienes, medios de pago, entre otros, que en conjunto permitan sustentar la fehaciencia de la adquisición de bienes y servicios.