Aumenta la productividad: ¿Cómo monitorear a tu equipo de trabajo?

Una de las estrategias de mayor impacto para aumento de la productividad es monitorear a las personas, a las tareas y a los resultados.

¿Cómo comenzar?, aquí 4 pasos para hacer realidad esto:

1. SELECCIONAR QUE MONITOREAR , es decir definir bien qué es lo que vas a monitorear, pues no necesitas monitorear TODO, recuerda Pareto “el 20% de actividades me da el 80% de mis resultados”. Ejemplo, si eres una area de ventas, tienes como 40 lineas de productos que vendes, comienza monitoreando , las 5 lineas que más vendes; o si eres una area de operaciones logísticas, y repartes a muchos clientes, selecciona el 20% de los clientes, que son importantes para la empresa y comienza monitorear estos.
2. ESQUEMATIZARLO EN TRES CATEGORIAS: (1) RESULTADOS, (2) PERSONAS, y (3) TAREAS, según cada caso puedes agregar más o quitar categorías. Los resultados de lo que quieres monitorear es tal vez lo principal, pero es necesario monitorear como llegas a estos RESULTADOS, y esto es definiendo claramente, como tu equipo (LAS PERSONAS) contribuyen con estos resultados, y lo otro es que hacen o no hacen (TAREAS) para llegar a ellos.
3. DEFINIR INDICADORES SENCILLOS PARA ESAS CATEGORIAS, esto es muy importante por que a veces nos toma mucho tiempo crear el indicador perfecto, pero cuidado, de repente no contamos con la información y crearla es muy complicado, sugiero comenzar con lo que se tiene información o es fácil de relevar. Seguimos con el  ejemplo del area de ventas: a) Resultados: ventas totales y ventas por la categoría principal  (seguro podes sacarlo diariamente del sistema de ventas); b)Personas: las ventas de cada uno de tus vendedores a nivel  total y por categoría principal; c)Tareas: Visitas a los clientes totales y por categoría principal (podrías crear unos formularios para que los propios vendedores indiquen cuando están de visita con algún cliente e incluso monitorearlos geográficamente). Y con el ejemplo del area de logística: a) Resultados: meta de reparto del día versus lo repartido efectivamente, a nivel total y a nivel de los principales clientes b) Personas: Repartos por día, por flota o equipo de reparto. c) Tareas:  Cantidad de devoluciones,  materiales dañados, reclamos por tardanza u otros.
4. PANEL DE VISUALIZACIÓN DE INDICADORES EN LINEA (tablero de mando o Dashboard), la creación de un panel con gráficos y ratios, pero que tengan alertas tipo SEMAFORO (verde , amarillo y rojo), esto te indicará que debes hacer, VERDE: seguro nada, AMARILLO: estar alerta o hacer un pequeño ajustes y ROJO: sí tomar acción y solucionar problemas. Y este panel debe tenerlo en vista permanente el jefe y si se puede todos los miembros del equipo para que se vayan automonitoreandose.  OJO: NO se necesita tener un Balanced Scorecard, pues lo que necesitas es tener un sencillo  tablero básico del listado de tu gente  con las tareas que tiene y el progreso de estas, así como los estatus de los resultados de acuerdo al area de tu responsabilidad.

Pero si tu primer pensamiento es pedirle que construya el tablero al área de tecnologías de información o al area de sistemas, la respuesta ya la sabes, se tardaran 6 meses o un año en hacértelo. Pero te cuento que hoy puedes hacerlo o pedir que a un proveedor  que lo haga con herramientas hasta gratuitas, que se conectan en nube, como es la suite google ( que seguro ya la tienes, pues es parte de la cuenta de gmail o si tu empresa usa google como correo electrónico), que tiene una poderosa hoja de calculo (Similar a MS Excel de Microsoft), pero que esta en la nube (en la internet), y puede conectarse en linea con otras hojas , esto quiere decir que si alguien cambia algo en alguna de las hojas de calculo y el cambio lo verás en linea en las otras hojas que estén asociadas.

Esto de abre un mundo de posibilidades para monitorear, pues puedes tener con tus colaboradores o compañeros de trabajo una hoja de calculo asociada a otras que cada uno viene trabajando e ingresando información a tus  indicadores de avance para que puedas monitorear.

Y mejor, si tienes algún sistema (ERP; CRM u otro), que trabaja , pues casi todo ellos pueden programar reportes que son vaciados a hojas de calculo, que luego puedas manipular para dar avance a los indicadores clave.

Un buen tablero de mando , tiene la información clave para responder preguntas: ¿ la velocidad de trabajo es la adecuada? ¿estamos llegando a las metas establecidas en cantidad y tiempo? y claro sin esto se alimenta en tiempo real podrías tener acción inmediata, corregir errores y HACER CRECER TU NEGOCIO.

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