Conozca los principales lineamientos a seguir ante el inicio de un procedimiento de fiscalización tributaria de Sunat.

En los últimos años, la labor de verificación y fiscalización de la Administración Tributaria se ha incrementado, siendo los tributos más fiscalizados el Impuesto a la Renta Empresarial y el Impuesto General a las Ventas.

Aunado a ello, es de advertir que un reparo frecuente efectuado por la Administración Tributaria a las empresas es el referido a la falta de fehaciencia en la adquisición de bienes y servicios efectuados por los contribuyentes, reparo que tiene como consecuencia el desconocimiento de gastos, costos y crédito fiscal.

Ante dicha situación, la cual se ha masificado en los procedimientos de fiscalización tributaria (reparo por falta de fehaciencia) a continuación compartimos algunos lineamientos a seguir ante el inicio de un procedimiento de fiscalización tributaria a cargo de la Administración Tributaria.

1.- Dar respuesta a los requerimientos de información dentro del plazo establecido.

El dar respuesta a los requerimientos de información de Sunat, es un factor importante a cumplir, toda vez que, la falta de presentación a la documentación requerida en el primer requerimiento de información, la Administración Tributaria, la viene utilizando como causal para efectuar la determinación de la obligación tributaria sobre base presunta y con posterioridad, como causal para trabar medidas cautelares previas, bajo el supuesto previsto en el inciso e)  del artículo 56° del Código Tributario.

2.- Solicite prórroga a los requerimientos de información sólo cuando sea necesario.

Si bien los contribuyentes tienen el derecho de solicitar prórroga para dar cumplimiento a los requerimientos emitidos por la Administración Tributaria, en los cuales se les solicite la presentación y/o exhibición de diversa documentación contable, legal e interna, se recomienda solicitar prórroga sólo si es estrictamente necesario, esto es, cuando no sea viable cumplir con los requerido dentro del plazo otorgado, toda vez que, durante el plazo de prórroga otorgado, se suspende el plazo de fiscalización tributaria, de manera que, el plazo que tiene la Administración Tributaria para requerirle documentación al contribuyente, ya sea por tratarse de un procedimiento de fiscalización parcial o definitiva, se suspende como consecuencia de la prórroga otorgada al contribuyente.

Aunado a ello, se requiere que, en caso solicite prórroga al pedido de información efectuada por la Administración Tributaria, sustente la razón objetiva por la cual solicita dicha ampliación de plazo, ello, a efectos de generar convicción en el auditor de otorgar la prórroga por el plazo solicitado, el cual en función a los argumentos planteados por el contribuyente en la solicitud de prórroga, podría otorgar la prórroga por el plazo requerido, por un plazo menor o denegar la prórroga en ejercicio de sus facultades discrecionales.

3.- Presente toda la documentación requerida por el fiscalizador, e incluso documentación adicional que tenga la empresa, incluso si no ha sido requerida por el auditor.

En relación con este punto, se sugiere a los contribuyentes que afrontan un procedimiento de fiscalización tributaria a cargo de la Administración Tributaria, que adjunten todos los medios probatorios posibles para acreditar la realidad y fehaciencia de los bienes y servicios adquiridos durante el periodo objeto de fiscalización tributaria.

Atendiendo a que, la Administración Tributaria viene utilizando como sustento para desconocer la deducción de gastos y uso del crédito fiscal la ausencia de documentación probatoria que sustente la adquisición de bienes y servicios, resulta necesario que se adjunte en el procedimiento de fiscalización tributaria, toda aquella documentación sustentatoria que se materialice en contratos, adendas, actas societarias, vouchers, comprobantes de pago, registros contables, proformas, cotizaciones, órdenes de compa, órdenes de servicios, conformidad de servicios, notas de crédito, notas de débito, guías de remisión, correos electrónicos, historiales de conversaciones en aplicativos digitales, audios, videos, constancia de ingreso de bienes a la empresa, memorándos y cualquier otra documentación interna que de una evaluación conjunta de todos los medios de prueba sustente la fehaciencia de la adquisición de bienes y servicios durante el periodo fiscalizado.

Si se sustenta la fehaciencia, con toda la documentación probatoria posible (incluso mayor a la que requiera el auditor de la Sunat) es poco probable que le reparen o desconozca la deducción del gasto o costo para efectos del Impuesto a la Renta, y del crédito fiscal, saldo a favor o cualquier otro crédito tributario para efectos del Impuesto General a las Ventas.

4.- Legalice los contratos que sustenten los acuerdos comerciales con terceros que correspondan al periodo fiscalizado, sin importar si la legalización no coincide con la fecha en la cual se realizó el contrato o acuerdo comercial.

Uno de los aspectos que la Administración Tributaria viene utilizando como sustento para el desconocimiento de la adquisición de bienes y servicios está referido a la falta de legalización de los contratos celebrados entre los particulares, sustentando la acotación en la falta de fecha cierta de los contratos y adendas presentados y/o exhibidos por los contribuyentes.

Si bien no hay norma tributaria o civil que obligue que los contratos para su validez deben encontrarse debidamente legalizados, toda vez que es viable celebrar incluso contratos verbales, atendiendo a que Sunat ha considerado como elemento recurrente el desconocer operaciones basándose en la falta de fecha cierta de los contratos, es necesario cumplr con la legalización de los contratos incluso si se han celebrado en años anteriores a la fecha en la cual se va a legalizar, toda vez, que en el peor de los escenarios, el único argumento que podría utilizar Sunat para desconocer las operaciones contenidas en el contrato, estaría referido a la legalización extemporánea de los contratos, más no la falta de fecha cierta de los documentos contractuales.

En ese sentido, sugerimos que si la empresa tiene acuerdos contenidos en contratos  y adendas que al inicio o en el transcurso de un procedimiento de fiscalización tributaria, no se encuentran debidamente legalizados, proceda a legalizar a efectos de desvirtuar el reparo a la falta de fehaciencia de las operaciones que podría realizar la Administración Tributaria por no contar los contratos con fecha cierta, sin que la legalización en fecha distinta a la celebración del contrato, constituya en elemento que reste mérito probatorio a las operaciones realizadas por los contribuyentes.

5.- Deje constancia de los acuerdos comerciales en actas societarias tales como Actas de Junta General de Accionistas y Actas de Directorio.

Un tema importante para considerar es el referido a aquellos acuerdos comerciales que se han celebrado en forma verbal y que no se encuentran contenidos en documento escrito, lo cual puede generar problemas cuando Sunat requiera documentación sustentatoria y pretenda acotar la deducción del gasto, costo o crédito fiscal por falta de fehaciencia de las adquisiciones.

Ante ello, una alternativa que pueden utilizar las empresas está referida a sustentar los acuerdos comerciales vinculadas a adquisiciones realizadas durante el periodo fiscalizado, utilizando Actas Societarias, tales como Actas de Junta General de Accionistas, Actas de directorio, u otra documentación societaria, que permita identificar las operaciones realizadas con los proveedores, los aspectos que se han evaluado para decidir la contratación de los proveedores, así como los plazos previstos para el cumplimiento de las obligaciones pactadas con terceros, siendo que dicha documentación aunada a lo que la empresa va ir presentando en el transcurso de la fiscalización, generará mayor certeza de que las operaciones de adquisición de bienes y servicios se han realizado y evitará así, una acotación por falta de fehaciencia de las adquisiciones de bienes y servicios.

6.- Solicite información adicional a sus proveedores vinculadas con las operaciones de venta y prestación de servicios realizadas en favor de la empresa.

Otro aspecto que resulta trascendente en la justificación de la realidad de las operaciones de venta y prestación de servicios, es el referido a la documentación que los proveedores de bienes y servicios otorgan a la empresa adquirente como consecuencia de las operaciones y acuerdos comerciales celebrados, siendo que, en muchos casos, la Administración Tributaria viene cuestionando el contenido de dichos documentos por no cumplir con ciertas formalidades que a su criterio podrían en duda la realidad de la operación, tales como contratos no legalizados, guías de remisión en las cuales se consigna un peso mayor al que puede llevar el vehículo, ausencia de identificación del personal del proveedor que prestó el servicio, informes generales sobre prestación de servicios, entre otras observaciones.

Ante ello, resulta necesario que las empresas adquirentes requieran mayor documentación a sus proveedores vinculadas con el proceso productivo, esto es, no solo los comprobantes de pago, informes, cotizaciones, proformas, valoraciones, entres otros documentos, sino también aquella documentación que sus proveedores les otorgaron cuando éstos contrataron los servicios y adquirieron los bienes dentro de la cadena de comercialización y producción de bienes y servicios, toda vez que, si bien hay riesgo que la Administración Tributaria en una eventual fiscalización tributaria desconozca la deducción de gastos, costos y crédito fiscal por no sustentarse con mayores elementos de prueba la debida prestación de servicios o adquisición de bienes, si la empresa adquirente, cuenta no sólo con la documentación idónea otorgada por sus proveedores, sino también, con documentos que los proveedores de éstos les otorgaron y que han tenido incidencia en el proceso productivo, será poco probable que Sunat llegue a conclusión que las dos etapas previas del proceso productivo no se han realizado, con lo cual, se desprende que la mayor documentación probatoria presentada generaría menos riesgo de desconocimiento de las operaciones realizadas.

En síntesis, durante la tramitación de un procedimiento de fiscalización tributaria le sugerimos otorgar las mayor cantidad de medios probatorios que permitan respaldar que los bienes y servicios adquiridos durante el periodo objeto de fiscalización responden a operaciones reales, priorizando dar respuesta oportuna a los requerimientos de fiscalización tributaria y requerir a los proveedores le brinden mayor documentación, incluso de los proveedores de éstos, a efectos de contar con mayores argumentos que permitan desvirtuar reparos por falta de fehaciencia, que en los últimos años la Administración Tributaria viene generalizando a nivel nacional.

Por: Miguel Ángel Carrillo Bautista

Abogado tributarista