El reconocido especialista en materia tributaria, Miguel Ángel Carrillo, elaboró una lista de quince documentos mínimos probatorios para sustentar la fehaciencia de los gastos empresariales ante Sunat. Aquí los tienen:

Quince (15) documentos mínimos probatorios para sustentar la fehaciencia de los gastos empresariales ante Sunat.

En los últimos procedimientos de fiscalización tributaria vinculados con el Impuesto a la Renta, la Administración Tributaria viene desconociendo la deducción de gastos empresariales, por falta de documentación mínima probatoria que acredite la fehaciencia de la adquisición de bienes o prestación de servicios.

Ante dichas observaciones, es necesario que las empresas consideren que la sola presentación del contrato, comprobante o registro contable de la operación no acredita que el servicio o la venta se haya efectuado. Por ello, se requiere contar con toda la documentación posible que respalde que la adquisición del bien o servicio corresponde a una operación realizada, esto es, demostrar su fehaciencia.

A continuación, compartimos una lista enunciativa de documentos que las empresas deben conservar dentro del plazo prescriptorio a efectos de sustentar la fehaciencia de los gastos empresariales, el cual es el primer filtro que utiliza Sunat, antes de analizar la causalidad, devengo y otras formalidades en la deducción de los gastos.

1. Contratos por adquisición de bienes y servicios, los cuales si bien se recomienda que se encuentren legalizados, la ausencia de legalización no le resta mérito probatorio, toda vez que incluso podríamos estar ante contratos verbales y no necesariamente escritos, en tanto no se ha previsto en norma tributaria la obligación que los acuerdos entre las partes, se encuentren sustentados en contratos debidamente legalizados; sin embargo, en caso no contar con un contrato legalizado deberá adjuntar otra documentación probatoria para que en conjunto se generen indicios sobre la realidad de las adquisiciones realizadas.

2. Adendas de contratos, en caso se haya producido una modificación a los términos inicialmente pactados entre las partes, más aún si ello ha generado una disminución del precio que ha generado la emisión de una nota de crédito; asimismo, se recomienda legalizar las adendas si fuera posible, a efectos de contar con más elementos que respalden la fehaciencia de las adquisiciones realizadas.

3. Comprobantes de pago físico o electrónicos que acrediten la compraventa de bienes y prestación de servicios, los cuales en lo posible deben contar con las formalidades previstas en el Reglamento de Comprobantes de Pago.

4. Notas de crédito y notas de débito que modifiquen el contenido de comprobantes de pago, como consecuencia de modificaciones efectuadas a los términos inicialmente acordados entre las partes, los cuales podrían sustentar descuentos, bonificaciones, anulaciones, penalidades, indemnización así como la resolución de los contratos por adquisición de bienes y servicios.

5. Guías de remisión que sustenten el traslado de bienes, las cuales deben sustentar el motivo del traslado de la mercadería y consignar información detallada de los bienes, así como cumplir con todas las formalidades para su emisión, más aún si su emisión no ha generado la emisión de un comprobante de pago previo.

6. Correos electrónicos entre adquirente y proveedor, los cuales permitirán acreditar las negociaciones, tratativas y acuerdos entre las partes para la adquisición de bienes y servicios, los cuales pueden conservarse y contener archivos adjuntos que sustenten la efectiva prestación de un servicios, el detalle de los mismos y los plazos para su realización.

7. Actas societarias de Junta General de Accionistas y del Directorio, las cuales permitirán sustentar los acuerdos para la adquisición de bienes y servicios, así como la contratación de un determinado proveedor. Cabe mencionar que las actas societarias por adquisición de bienes y servicios no requieren estar legalizadas, bastando que se encuentren debidamente firmadas por los accionistas o miembros del directorio, atendiendo al tipo de órgano societario que haya asumido la decisión respecto de un determinado acuerdo comercial.

8. Proformas y cotizaciones de bienes y servicios, los cuales, si bien no califican como comprobantes de pago, podrían sustentar los acuerdos previos entre adquirente y proveedor de bienes y servicios, esto es, contienen cláusulas y información que normalmente se estipula en los contratos de adquisición de bienes y servicios, por ello también podrían considerarse como indicios que permitan sustentar la fehaciencia de las operaciones realizadas en un determinado periodo tributario.

9. Conformidad del servicio, la cual puede constar en un correo electrónico o documento interno emitido por el adquirente de bienes y servicios, en la cual detalle que se han cumplido con los términos inicialmente pactados para la compra del bien o la prestación efectiva del servicio, lo cual también se podría sustentar en un historial de conversaciones en aplicativos digitales, como Whatssapp, Telegram, Facebook o similares.

10. Historial de conversaciones en aplicativos digitales tales como Whatssapp, Facebook, Twitter, entre otros, en los cuales se pueda verificar los términos, negociaciones, acuerdos, responsabilidades, pactados entre las partes, que aunados a los comprobantes de pago emitidos y documentación interna de la empresa puedan acreditar que los bienes y servicios se materializaron y responden a operaciones que se realizaron durante el periodo tributario correspondiente.

11. Medios de pago que sustenten el cumplimiento de las reglas de bancarización de las operaciones, esto es, que se le canceló la contraprestación al proveedor de bienes y servicios, si bien a la fecha se ha previsto que el uso de medios de pago deberá realizarse a partir del importe de S/ 2,000 (dos mil soles) o $ 500.00 (quinientos dólares), se recomienda en lo posible bancarizar todas las adquisiciones de bienes y servicios, a efectos de contar con más medios probatorios al momento que la Administración Tributaria pretenda desconocer la fehaciencia de las adquisiciones realizadas, hay que hacer de la bancarización una práctica inherente en las operaciones con los proveedores de bienes y servicios.

12. Registro contable de las adquisiciones de bienes y servicios, en los cuales figure el detalle de los comprobantes de pago emitidos por el proveedor de bienes y servicios, así como la contabilización de las operaciones para sustentar la oportunidad en la cual se anotó el comprobante de pago en el Registro de Compras, para efectos del uso del crédito fiscal, y si el gasto se devengó en el periodo en el cual se efectuó la anotación del comprobante de pago, o si el gasto corresponde a otro ejercicio tributario, lo cual podría generar una diferencial temporal.

13. Informes y análisis que respalden la efectiva prestación del servicio adquirido, los cuales podrían constar en archivos adjuntos a un correo electrónico o ser remitidos en físico a la empresa adquirente, en los cuales se debe detallar cómo se prestó el servicio, el personal asignado por el proveedor para cumplir con el servicio y las observaciones detectadas al momento de concretar el servicio en beneficio del adquirente,  debiéndose identificar la fecha en la cual se realizó el referido informe o análisis sobre operaciones en favor de la empresa adquirente.

14. Registros de ingreso y salida de la mercadería en la empresa, identificando el personal encargado de la recepción de los bienes adquiridos, así como su cargo o posición dentro de la empresa, a efectos de sustentar la fehaciencia del ingreso de los bienes y su destino o utilización dentro del proceso productivo.

15. Documentación interna que la empresa mantenga y conserve en su poder para respaldar gastos por adquisición de bienes y servicios, así como gastos por concepto de bonificaciones y gratificaciones extraordinarias en favor del personal como cartas, memorandos, comunicaciones generales en favor de los trabajadores, correos electrónicos, entre otros.