Fehaciencia, causalidad, devengo y formalidades. ¿Cuál es el orden a priorizar en la deducción de los gastos?
Fehaciencia, causalidad, devengo y formalidades. ¿Cuál es el orden a priorizar en la deducción de los gastos?
Un tema recurrente a considerar en la determinación del Impuesto a la Renta de Tercera Categoría, esta referido a la correcta deducción del gasto, esto es, al cumplimiento de los requisitos previstos en la Ley del Impuesto a la Renta, su reglamento y las normas especiales que condicionan el reconocimiento de los gastos.
Al respecto, en los procedimientos de fiscalización de Impuesto a la Renta Empresarial se aprecia que la mayoría de las acotaciones inciden en la falta de sustento de los contribuyentes de los gastos realizados, principalmente en la adquisición de servicios, siendo que la sola exhibición del comprobante de pago, registro contable o medio de pago, no resultan elementos suficientes para sustentar la fehaciencia de las operaciones.
A continuación, pasaremos a analizar los cuatro elementos a considerar para la deducción del gasto: fehaciencia, causalidad, devengo y formalidad, así como el orden de prelación o observar, a efectos de evitar contingencias con el fisco.
En ese sentido, el primer elemento que las empresas deben sustentar es la fehaciencia de las operaciones, con la mayor documentación probatoria posible, no limitándose solo a los documentos contables, sino a toda documentación interna, societaria, laboral, civil, incluso la que esté sustentada en medios virtuales, tales como correos electrónicos, aplicaciones digitales, entre otros.
Recientemente, el Tribunal Fiscal en la Resolución N° 11884-3-2019 del 20.12.2019, dejó sin efecto el reparo efectuado por SUNAT a la deducción del gasto por falta de fehaciencia, en tanto el contribuyente había acreditado la fehaciencia de la prestación de los servicios adquiridos, habiendo adjuntado como documentación adicional, entre ellos, las facturas de los bienes utilizados para la prestación del servicio.
El segundo elemento a priorizar es la causalidad del gasto, entendida como la necesidad de la adquisición del bien o servicio, y su vinculación con el negocio o la generación de ganancias de capital, además de cumplir con criterios tales como la razonabilidad, la proporcionalidad y la generalidad en el caso de los gastos en favor del personal.
Asimismo, las empresas deben considerar que los gastos para ser deducibles deben cumplir con el principio de causalidad, incluso si el gasto no se encuentra expresamente previsto en la lista enunciativa del artículo 37° de la Ley del Impuesto a la Renta, estando prohibida la deducción de los gastos señalados en el artículo 44° de la Ley, entre ellos, las sanciones impuestas por el Estado, los gastos personales y de sus familiares, y el Impuesto a la Renta.
El tercer elemento en orden de prelación es el principio del devengado, esto es, el gasto será deducible cuando se produzca el hecho sustancial para su reconocimiento, en el caso de los servicios cuando se vaya prestando el mismo, y en las adquisiciones de bienes, cuando se tenga el control sobre el bien o se haya trasladado por parte del vendedor, los riesgos de pérdida del bien, entre otros supuestos señalados expresamente en el artículo 57° de la Ley del Impuesto a la Renta.
Cabe mencionar además que, si el gasto está sujeto a una condición suspensiva o el total o parte de la contraprestación está sujeta a un hecho o evento futuro, el gasto se devengará o bien cuando se cumpla la condición suspensiva o cuando el hecho o evento futuro ocurra, siendo que SUNAT, ha emitido recientemente los Informes N° 032, 034 y 098-2020-SUNAT/7T0000, en los cuales analiza estos últimos supuestos de excepción al devengo del gasto.
En cuarto lugar tenemos el elemento de la formalidad o requisitos del gasto, los cuales se encuentran previstos en la Ley y en el artículo 21° del reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, los cuales resultan constitutivos para la deducción, entre ellos por citar algunos ejemplos, el informe técnico para la deducción de las mermas, el límite cuantitativo en la deducción de los gastos de representación, recreativos y por vehículos, el pago de la retribución hasta la fecha de presentación de la DDJJ Anual del Impuesto a la Renta por gastos en favor de generadores de rentas de segunda, cuarta y quinta categoría.
Finalmente, resulta necesario identificar otros requisitos como la bancarización de las operaciones cuando éstas superen el importe de $ 3,500 Dólares o S/. 1,000 soles, y la contabilización de las operaciones en los casos expresamente señalados, como ocurre con los gastos por depreciación y los gastos por provisión de cobranza dudosa.
En síntesis, a efectos de evitar contingencias con el fisco, el primer elemento a observar es el sustento de las operaciones con la mayor documentación probatoria posible, luego la acreditación de la causalidad del gasto, seguido de la deducción en el ejercicio en el cual se devengó el gasto y finalmente, el cumplimiento de todos los requisitos para su deducción, incluso siendo meras formalidades, debemos recordar que resultan constitutivas para la deducción del gasto.
