La fehaciencia de las operaciones como requisito para la deducción del gasto y del crédito fiscal.
Un tema muy recurrente en las fiscalizaciones tributarias realizadas por SUNAT está referido a los reparos al gasto para efectos del Impuesto a la Renta y el crédito Fiscal en la determinación del IGV, por falta de fehaciencia de las operaciones al no haber presentado los contribuyentes la documentación mínima probatoria.
Al respecto, debemos indicar que es usual que el Fisco proceda a desconocer las operaciones alegando que no se presentó la documentación sustentatoria por las adquisiciones de bienes y servicios realizadas en un determinado periodo Tributario,en algunos casos por los contribuyentes se confían en el sustento de documentación contable, y en otros casos ocurre que a pesar de contar los contribuyentes con documentación adicional a la mínima probatoria, SUNAT desconoce el gasto y el crédito Fiscal, atendiendo a un criterio meramente subjetivo o irrazonable por el cual refiere que debió presentarse más documentación a la presentada oportunamente.
Ante ello, resulta relevante que las empresas se acostumbren en los procedimientos de fiscalización tributaria a presentar mayor documentación a la que se le solicita en cada requerimiento, desde el primer requerimiento antes de la notificación de los valores, dado que mientras más documentación se puede conservar y exhibir ante cualquier requerimiento de la SUNAT, hay menos probabilidad que el fisco concluya que las operaciones resultan no fehacientes y pretenda desconocer el gasto y el crédito Fiscal, respectivamente.
Cabe recordar que de acuerdo a lo previsto en el numeral 7 del artículo 87 del Código Tributario, los contribuyentes se encuentran obligados a conservar la documentación que sustente las operaciones mientras que el tributo no se encuentre prescrito o por el lapso de 5 años, el plazo que resulte mayor, siendo que adicionalmente se debe conservar la documentación de periodos prescritos pero que ad encuentre vinculada con periodos que aún no prescriben, por ejemplo el contrato de arrendamiento de bien inmueble, documentación que sustente la adquisición de un activo fijo, entre otros.
De otro lado, si bien el Código Tributario no ha detallado en específico que documentación es la que deben conservar los contribuyentes consideramos que para efectos de sustentar la fehaciencia de las operaciones además de la documentación contable se debe contar con documentación interna, contratos, adendas, informes, correos electrónicos, proformas, conformidad de servicios, audios, actas de junta General de accionistas, actas de directorio, cotizaciones, entre otros, que permitan respaldar que las operaciones realizadas son reales.
Asimismo, podemos mencionar que si las empresas pasan el primer filtro de sustentar con documentación probatoria la fehaciencia de las operaciones, recién podrá analizarse en los procedimientos de fiscalización tributaria la causalidad, el devengo y otras formalidades a seguir en la deducción de los gastos, y respecto del crédito Fiscal el cumplimiento de los requisitos previstos en los artículos 18 y 19 de la Ley del IGV, esto es, sin fehaciencia de la operación, simplemente no hay nada.
Finalmente, recomendamos a las empresas que si aún no han sido fiscalizadas, traten de coordinar las áreas competentes el debido sustento de las operaciones, se necesita un trabajo coordinado y de constante comunicación desde que se adquiere un bien o servicio hasta que se destina a un fin o actividad vinculado con el normal desenvolvimiento de la empresa, si el auditor bajo un criterio subjetivo pretende desconocer la operación por falta de fehaciencia, le va a resultar complicado reparar el gasto o el crédito Fiscal respectivo, si la empresa cuenta con mayor documentación incluso a la que pretenda requerirle, una obligación que se desprende del aludido artículo 87 del Código Tributario y atendiendo al principio de la carga de la prueba para los contribuyentes en los procedimientos de fiscalización tributaria.
En conclusión, la recomendación más saludables es que usted se convierta en el auditor de la empresa, mientras más documentación se tenga para respaldar una adquisición realizada, menos riesgo de tener una contingencia tributaria se generará en un eventual procedimiento de verificación o fiscalización tributaria, más pruebas equivale a más fehaciencia y menos reparos por parte del fisco.
