Apuntes sobre las obligaciones en SST de las MYPES: El caso de los registros

Las obligaciones de las MYPES en SST: Los registros simplificados
Por Jorge Luis Cáceres Neyra

I. A modo de introducción.-

Desde el punto de vista de la seguridad y salud en el trabajo el tamaño de una empresa no es el elemento central para establecer el riesgo de una labor.

El criterio central, no hay duda, es la actividad económica objeto del negocio y, en particular, la naturaleza de la labor, si esta implica un riesgo para el trabajador. Por ejemplo, las actividades de comercio menor, por regla general no generan mayor riesgo a la seguridad y salud del trabajador, pero el proceso de almacenaje sí, debido al peligro originado por la caída de objetos.

Las MYPES de acuerdo a la Ley de la materia se definen, no sólo en función al número de trabajadores (hasta 10 trabajadores en caso de microempresas y hasta 100 trabajadores en el caso de pequeñas empresas), sino principalmente en el volumen de ventas.Un maximo de 150 UITs para el caso de microempresas y 1700 UITs para pequeñas empresas. (artículo 3o del Decreto Legislativo 1086 modificado por la Ley 28015)

Cabe señalar, que el artículo 5 del Reglamento de la Ley MYPE (Micros y Pequeñas Empresas) permite que las personas jurídicas sin fines de lucro califiquen como micro empresas – a contrario de lo dispuesto por el artículo 8 del T.U.O de la Ley de Impulso al Desarrollo Productivo y al Crecimiento Empresarial-. Sin embargo, a criterio del Ministerio de Trabajo (Informe No. 28-2019-MTPE/2/14.1 del 19 de Febrero del 2019) las personas jurídicas sin fines de lucro se encuentran impedidas de inscribirse en el Registro de MYPE.

En este sentido es razonable argüir que dependiendo del riesgo originado por la empresa, se establecerán las obligaciones a seguir por el empleador, entre ellas los registros, los cuales finalmente dan fe del cumplimiento de las obligaciones del empleador y el desempeño del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

II. Las obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo.-

Ahora bien, el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo dispuesto por la Ley 29783 incluye un conjunto de provisiones sustanciales para la identificación, evaluación, monitoreo y acción frente a los peligros. Un caso particularmente interesante es la obligación de contar con un equipo de respuesta de emergencia.

Por un lado, esta obligación se encuentra prevista en el Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo. Sin embargo, al no ser aplicable la misma  a empresas menores a 20 trabajadores, cabe preguntarse si se  extiende   a dichas empresas la obligación de contar con un equipo de respuesta de emergencia.

Desde nuestro punto de vista, la Ley no responde a esta pregunta. Consideramos que la obligación desde ser respondida desde otro punto de vista, esto es si en función al riesgo en la actividad y la labor existe la probabilidad real de un evento siniestroso, criterios de razonabilidad y proporcionalidad deben ser utilizados por el propio empleador para incluir esta obligación. La cual, claro está, debe estar incluida en el Plan Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo.

En este contexto, en materia de seguridad y salud en el trabajo, la ley ha establecido reglas diferentes a las empresas con menos de 20 trabajadores, por ejemplo no se obligatorio para dichas empresas:

a) Elaborar un Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo, (artículo 74o del Reglamento de la Ley)

b) Contar con un Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo. Sin embargo es obligatorio que el empleador, por elección de los trabajadores, designe un supervisor de seguridad y salud en el trabajo, (artículo 29o y 31o de la Ley y 39o del Reglamento de la Ley)

Igual ocurre con la obligación de llevar registros, el artículo 34o del Reglamento de la Ley modificado por el D.S 006-2014-TR prescribe que en caso de micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYME) o empresas que no realicen actividades de alto riesgo, se sujetarán a un sistema simplificado de documentos y registros conforme a lo dispuesto en R.M 085-2013-TR y normas modificatorias.

Esta nota tiene por propósito explicar con detalle el sistema de documento y registros expuesto por la R.M 085-2013-TR.

III. La R.M 085-2013-TR de fecha 03 de Mayo del 2013

La R.M 085-2013-TR aprobó el sistema simplificado de registros del sistema de gestión e seguridad y salud en el trabajo para MYPES, estableciendo anexos específicos para:
– MYPES – Guía de conceptos básicos (Anexo 1)
– Sistema simplificado para Micro empresas (Anexo 2)
– Sistema simplificado para Pequeñas empresas (Anexo 3)

El formato de registros aprobado en la acotada resolución es de naturaleza referencial (artículo 3). Esta obligación debe ser llevada a cabo seas por medios físicos o digitales (artículo 2).

Finalmente, cabe indicar, que las micro y pequeñas empresas pueden optar por implementar los registros obligatorios señalados en el artículo 33 del Reglamento de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo o eventualmente implementar el sistema simplificado para micro empresas o pequeñas empresas.

III.1 El Anexo 1: El sistema simplificado de registros. Guía de conceptos básicos

III.1.1.La investigación de incidentes y accidentes de trabajo
Esta guía en términos simples nos indica el propósito de la investigación y las etapas de del proceso: análisis de la situación, recolección de información, análisis de la información, acciones correctivas y verificación.
Un tema particularmente relevante es la inclusión de la descripción de los hechos la declaración del afectado y los testigos, debiendo incluirse las firmas respectivas, debiendo incluirse en las preguntas:
-¿Cuándo?
-¿Cómo?
-¿Qué?
-¿Quiénes?.
Asimismo, reitera como metodología para identificación de la causa de los accidentes la prevista en la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, esto es: causas básicas (factores personales y factores de trabajo), inmediatas (actos y condiciones subestandar) y falta de control.
En el caso de la metodología de investigación de incidentes y accidentes de trabajo, para el caso de las micro y pequeñas empresas se recomienda el uso de una metodología sencilla como es el caso del “¿por qué?”

III.1.2.Monitoreo de agentes
El monitoreo de agentes permite a la empresa vigilar los niveles de emisión y exposición de los agentes presentes en el entorno laboral.
Siguiendo los criterios establecidos por la Ley y el Reglamento los factores que son objeto de monitoreo son: físicos, químicos, biológicos, disergonómicos, y Psicosociales.
La resolución en cuestión no establece una metodología o procedimiento específico para el monitoreo de agentes, únicamente menciona que los instrumentos a utilizar deben ser calibrados.

III.1.3.Inspecciones internas de seguridad y salud en el trabajo
Las inspecciones, de acuerdo a la resolución pueden ser planificadas o no planificadas. Asimismo, se indica que en el caso de las inspecciones planificadas, estas pueden realizarse sobre: elementos o partes críticas, para lo cual se requiere un inventario de “objetos críticos” en términos de esta resolución. Entendemos que adicionalmente a este inventario, debe analizarse el IPERC, revisando los peligros de efecto más grave y probabilidad más frecuente, a fin de un monitoreo específico de estos peligros.
Para el caso, de la inspección de orden, limpieza y seguridad se recomienda utilizar una lista de chequeo (punto b del acápite 3 de la R.M).
En el caso de las inspecciones generales (punto c del acápite 3 de la R.M) se recomienda que la misma se componga de las siguientes etapas: preparación, acción de inspección, desarrollo de acciones correctivas, y acciones de seguimiento.

III.1.4.Información de inducción, capacitación, entrenamiento y simulacros de emergencia
Un primer tema a incluir por parte del empleador es registrar las actividades de inducción, capacitación, entrenamiento y simulacro de emergencia. Tomemos nota, que la formación debe ser centrada en el puesto de trabajo, así como en los cambios de las funciones y tecnologías vinculadas al puesto de trabajo.

III.1.5. Auditoría del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
Un tema particularmente interesante de esta Resolución Ministerial es la definición del término auditoría, lo define como: “un procedimiento sistemático, independiente y documentado para evaluar un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo”.
La resolución ministerial menciona que la auditoría debe consistir en la revisión de documentación, el planeamiento del proceso y el trabajo de campo, como elementos claves para la elaboración del informe final. El informe final debe incluir tanto las conformidades o no conformidades, teniendo como criterio el cumplimiento del marco legal.
Asimismo, se señala que pueden existir dos tipos de no conformidades: mayores y menores, el elemento característico es el nivel de riesgo, en el caso de no conformidades mayores la resolución ministerial lo fija como “serio riesgo” en el caso de menores lo define como: ” esporádicos, dispersos y parciales y no afectan mayores la eficiencia e integridad del sistema de gestión”.

III.2. Anexo 2: El sistema simplificado de registros del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo para la micro empresa

El anexo 2 menciona los registros simplificados obligatorios para microempresas. Al respecto, señala los siguientes:

1. Registro de accidentes de trabajo, enfermedades profesionales, incidentes peligrosos y otros incidentes;
2. Registro de exámenes médicos ocupacionales
3. Registro de inspecciones internas de seguridad y salud en el trabajo

En el caso del Registro de accidentes, incidentes se incluye como metodología de registro, identificar el porqué del evento y las medidas correctivas. Para el caso particular de enfermedades se debe identificar la causa, no indicando la metodología a seguir e, incluyendo una tabla referencia de tipos de agentes.

De otro lado, en el caso del registro de exámenes médicos ocupacionales, se indica que las pauta deben ser la establecidas por el Ministerio de Salud (en este caso la R.M 312-2011-MINSA). Ratificando el concepto que los resultados de dichos exámenes médicos deben estar a disposición de quienes se han sometido a los mismos.

Para el caso de registro de inspecciones internas la R.M incorpora una lista de verificación, como obligación, indicando adicionalmente que será voluntario desarrollar otras lista de verificación específicas. Esta lista de verificación obligatoria incluye los siguientes aspectos:
-señalización,
-orden y limpieza,
-instalaciones eléctricas,
-prevención de incendios,
-sustancias químicas
-equipo de protección personal
-higiene industrial (ventilación, iluminación)
-Protección de maquinarias y equipo
-Capacitación

Una omisión particularmente relevante es el caso de los equipos de respuesta de emergencia (brigadas de emergencia), obligación prevista en la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo y su reglamento para todo empleador. Cabe preguntarse, si esta obligación acaso no sería relevante para el caso de micro empresas, más aún teniendo presente que inclusive en escenarios como el señalado pueden estar tener como giro de actividad, tareas considerados de alto riesgo.

III.3. Anexo 3: Sistema simplificado de registros para la pequeña empresa

En el caso de la pequeña empresa la R.M prescribe que deben utilizarse los siguientes registros:
1.- Registro de accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales, incidentes peligrosos y otros incidentes,
2.- Registro de exámenes médicos ocupacionales,
3.- Registro de seguimiento,
4.- Registro de evaluación del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacionales,
5.- Registro de estadísticas de seguridad y salud,

A semejanza del régimen general se incluyen como registros obligatorios:

-Accidentes, incidentes y enfermedades (artículo 33 inciso a. del Rgto. de la Ley).
-Exámenes médicos ocupacionales (artículo 33 inciso b. del Rgto de la Ley).
-Registro de estadísticas de seguridad o emergencia (artículo 33 inciso e. del Rgto de la Ley).

Se incluyen adicionalmente otros registros a modo síntesis de los registros del régimen general, como el registro de seguimiento y evaluación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

1.En el caso del registro de incidentes, accidentes y enfermedades profesionales a diferencia del caso de micro empresas, no se prescribe como metodología de investigación de accidentes el método de los ¿por que?.

2.Asimismo, en el caso del registro de exámenes médicos ocupacionales no se establece mayor diferencia con el régimen general, siendo de igual aplicación la normativa del Ministerio de Salud (R.M 312-2011-MINSA).

3.El registro de seguimiento, por mandato de la R.M, debe ser completado por cada área del centro de trabajo, y tiene por propósito el monitoreo de agentes (físicos, químicos, biológicos, disergonómicos y Psicosociales).

Cabe indicar, que en el caso de monitoreo de agentes Psicosociales se incluyen los siguientes componentes:
– Hostigamiento psicológico,
– Estrés laboral,
– Turno rotativo,
– Falta de comunicación y entrenamiento
– Autoritarismo

Aún cuando, por los límites de esta nota no es posible comentar con mayor detalle los componente incluidos en el monitoreo de agente Psicosociales, resulta interesante evaluar con mayor detalle los efectos de los turnos rotativos en la salud humana, así como la definición de autoritarismo, bajo el criterio que por la propia naturaleza del contrato de trabajo se ejerce una relación de dependencia del trabajador con el empleador y el propio ejercicio de las facultades directrices y sancionadoras, en el legítimo ejercicio de atribuciones del empleador, podría causar perjuicios emocionales al trabajador.

Asimismo, se incluye en este registro el de capacitación, inducción, entrenamiento y simulacro de emergencia.

4. El registro de evaluación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo en realidad se refiere al registro de auditorías del régimen general. El formato del registro obliga a que debe incluirse inclusive el número del registro del auditor por el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, con lo que podemos deducir con absoluta claridad que inclusive para el caso de la pequeña empresa si es obligatorio cumplir con las auditorías anuales.

5. El registro de estadísticas del seguridad y salud en el trabajo debe incluir tanto los accidentes mortales, incapacitantes, como leves, al igual que los incidentes y los incidentes peligrosos, asimismo en el caso de las enfermedades ocupacionales. En este contexto, el registro incluye la obligación del análisis trimestral,  que debe indicar  los resultados indicando las medidas correctivas implementadas.

IV. Reflexiones finales

A modo de reflexión consideramos que al menos es un avance contar con un registro diferenciado del régimen general para el caso de micro y pequeñas empresas. Creemos que el problema en este modelo de registros es no considerar un problema central si al margen del tamaño de la empresa está realiza actividades que incluyen tareas de riesgo sea: trabajo en caliente, frío, en altura, espacios confinados, entre otras, lo cual implica registros para el monitoreo de dichas actividades, igual caso ocurre con trabajadores con restricciones a la salud físicas o mentales, lo cual debe ser monitoreado por el empleador.

Fuera de estos casos, proponer registros que finalmente no generan valor a la organización al menos desde el punto de vista preventiva terminan siendo burocráticos y no relevantes, salvo para presentarlos ante él fiscalizador laboral, sea la Dirección regional de Trabajo en el caso de microempresas o SUNAFIL.

Lima, 17 de Enero del 2021