No es tan fácil definir las colecciones audiovisuales o electrónicas existentes en las bibliotecas. Luis García Ejarque, en su Diccionario del archivero bibliotecario (2000), define al documento audiovisual como aquel que precisa de un aparato específico para percibir a la vez, por el oído y la vista, el mensaje que encierra. Mientras que el Harrod’s Librarians’ Glossary (1987) lo define como soporte no libro (non book material), es decir todos aquellos que no entran en la definición de lo que es un libro, un periódico o un panfleto y que requieren de una especial manipulación. Cita como ejemplos a los materiales audiovisuales, las microformas o el software.
Consideramos que la segunda definición es la que más se acomoda para este artículo cuyo objetivo es dar a conocer los servicios audiovisuales en las bibliotecas de la PUCP.

Las bibliotecas modernas son centros que organizan colecciones físicas o virtuales de distintos tipos de documentación en diferentes soportes (libros, videograbaciones, microfilmaciones, mapas, fotos, etc.). Todo esto con el objetivo de ayudar a su público usuario en sus necesidades de información, conocimiento y ocupación de tiempo libre.
Aunque parte del público piense que las colecciones de soportes no libros sean escasas o inexistentes en las bibliotecas, debemos decir que existe una larga tradición de almacenamiento y servicio de materiales no libros o audiovisuales en sus recintos.

Una de las primeras colecciones de material no libro en ser tomada seriamente por los bibliotecarios fue la de mapas. Para fines del siglo XIX ya existían tres colecciones con más de 50,000 mapas cada una, en los Estados Unidos: la colección de mapas de la American Geographical Society, de la Universidad de Harvard , y la Biblioteca del Congreso. Esta última institución ya almacenaba también cuadros y fotografías.

En Europa Occidental, la formación de colecciones audiovisuales en bibliotecas ha sido más lenta que en los Estados Unidos pues es recién para la década de 1950 que aparecen colecciones de material audiovisual en bibliotecas europeas.
Por otro lado, tanto en Europa como en Norteamérica, los bibliotecarios encargados de la custodia de estas colecciones no confiaban en la manipulación que el público usuario pudiese hacer de estos materiales. Ni se pensaba en colocarlos en estantería abierta como sí se colocaban los libros. Tampoco el público usuario tenía conocimiento que las bibliotecas podían almacenar este tipo de documentación.

El cambio vino de parte de los bibliotecarios escolares quienes al demandar este tipo de soportes posibilitaron el crecimiento y fortalecimiento de las colecciones audiovisuales. Hacia 1960, gracias al impulso educativo de los gobiernos de Estados Unidos y Canadá junto con las nuevas tendencias en la educación básica, los maestros de escuela comenzaron a buscar nuevos soportes informativos para los estudiantes con limitaciones físicas o mentales. Las editoriales tomaron atención de esta necesidad y comenzó a emerger un mercado interesante de materiales no libros para las escuelas primarias y secundarias.
Fue más tardía la introducción de estos soportes informativos en las bibliotecas universitarias. Tradicionalmente ha sido el uso de la palabra por medio de la clase magistral el principal medio utilizado por los docentes universitarios. Sin embargo, es en las décadas de 1960 y 1970 que la docencia universitaria introduce ayudas visuales para las clases. Esta tendencia fue de la mano con la popularización de los audiocasetes y videocasetes caseros.

La catalogación
Hasta mediados del siglo XX, en muchas bibliotecas el material no libro no era catalogado. Había dos razones para esto: la escasa demanda del público y la falta de experiencia de los catalogadores. Todavía en la década de 1960, los soportes audiovisuales no eran catalogados sistemáticamente en las bibliotecas norteamericanas.
Esto cambia en 1952, cuando la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos crea una comisión para el desarrollo de los lineamientos en la catalogación de sus colecciones audiovisuales con especial atención a sus colecciones de películas de cine y grabaciones sonoras. La idea era utilizar los mismos principios aplicados a la catalogación de libros para la catalogación de todos estos tipos de soportes.

Hacia 1980 el software se convierte en parte integrante de las colección de biblioteca, lo que implicaba nuevos desafíos para el catalogador.

Es en la década de 1990 cuando se dio énfasis a la catalogación de documentos electrónicos en Internet pues la Red mundial se ha convertido en el lugar ideal para la publicación de diversos documentos, muchos de ellos solo disponibles en formato electrónicos

El bibliotecario audiovisual
Para la administración de las colecciones audiovisuales de una biblioteca se hace necesario un bibliotecario que se especialice en estos soportes no libros. A las tradicionales labores profesionales de selección, adquisición, registro, establecimiento de presupuestos, organización de los depósitos, catalogación indización, resúmenes, explotación de los recursos del centro, creación de productos documentales, y las funciones de mantenimiento: funciones administrativas y de gestión; el bibliotecario audiovisual debe poseer un conocimiento básico de las características de fabricación de los diferentes soportes en especial de los electrónicos como los DVD y discos compactos multimedia. Así mismo, está en la obligación de mantenerse al día con las últimas novedades de equipos de audio o video. Por último, debe estar atento con la bibliografía especializada en catalogación de este tipo de soportes pues esta labor está en constante cambio.

Las colecciones audiovisuales en la PUC
Podemos decir que la formación de colecciones de documentos no libros se inicia en 1980, cuando se reune una amplia colección de diapositivas de arte, las cuales eran usadas para las clases de dicha facultad. A mediados de esa década y con el establecimiento de la especialidad de Geografía se forma una importante colección de mapas. Posteriormente, gracias a donaciones de profesores y estudiantes, se comienza a crear las colecciones de audiocasetes y fotografías. Para la década de 1990, se incrementa la colección de videocasetes en VHS principalmente destinados a la enseñanza de las especialidades artísticas. A mediados de esta década, a iniciativa del rector doctor Salomón Lerner, se establece el disco club con el objetivo de brindar a los interesados música de diferentes géneros pero principalmente aquella que no es difundida en el circuito comercial. Esta iniciativa fue crucial para el aumento de la colección de música en discos compactos y casetes sonoros. A inicios de este siglo la aparición de las especialidades de ciencias de la comunicación ha hecho que se incremente notablemente la colección de cine en VHS y fundamentalmente en DVD.

Desafíos
Los servicios bibliotecarios tienden más a proporcionar acceso a los documentos que a almacenarlos físicamente en sus estantes. Estos servicios se están ya brindando a través de la Red mundial sin que sea necesario para su utilización la presencia física del usuario en la biblioteca. Es decir, no se condiciona su servicio a un tiempo y espacio y determinado, es lo que se califica como desintermedación de los servicios.

Las colecciones audiovisuales no escapan a esta tendencia. Por lo pronto, en la PUC se ha procedido a digitalizar aproximadamente 500 fotografías, las cuales se han colocado en el catalogo web para el libre acceso de los interesados.
Otro proyecto que la biblioteca viene planificando es la digitalización y puesta en servicio de las tesis de los graduados de la universidad. Naturalmente, para colocar en la web este tipo de documentos se requiere el permiso explicito de los autores.

Bibliografía

The encyclopedia of library and information science / ed. by Miriam A. Drake
New York :Marcel Dekker, 2003, 4 v.

García Ejarque, Luis
Diccionario del archivero-bibliotecario : terminología de la elaboración, tratamiento y utilización de los materiales propios de los centros documentales
Gijón : Trea, 2000, 446 p.

Harrod, Leonard Montague
Harrod’s librarian’s glossary of terms used in librarianship, documentation and the book crafts and reference book
Aldershot (England) : Gower, 1987, 855 p.

Weihs, Jean Riddle
Nonbook materials : the organization of integrated collections / Shirley Lewis ; Janet Macdonald
Ottawa : Canadian Library Association, 1979, 134 p.

*Artículo publicado por primera vez el 2004 en Bibliopucp n°5 órgano informativo de la Biblioteca Central de la PUCP