¿Cuál es el papel de la Gestión de Proyectos en el sector social? ¿Funciona de la misma forma que en el sector privado? ¿Cuáles son las metodologías que se aplican? Y lo más importante, ¿Cómo se está viendo afectada la Gestión de Proyectos Sociales frente a la coyuntura actual? Para poder absolver estas dudas convocamos a Hellen López, actual investigadora, docente y coordinadora de la mención social en la facultad de Gestión y Alta Dirección en la PUCP.

Funcionamiento de la Gestión de Proyectos en el sector social

Hay un trípode para los proyectos sociales: el alcance, donde se determina qué producto o servicio se va a entregar a las personas; el tiempo, que determina cuánto va a demorar y los costos. Bajo estos 3 elementos los proyectos funcionan, se ejecutan y diseñan.

También tenemos el ciclo del proyecto donde el diseño (fase 1) es una fase clave para poder asegurar los resultados del proyecto; ejecución (fase 2), donde tenemos a todos los recursos y al equipo operando; la fase de monitoreo (fase 3) y evaluación (fase 4) que es en donde hace falta más profesionalización de los equipos. La mayoría se ha profesionalizado en las fases de diseño o ejecución, pero en menor medida en la fase de evaluación.

Enfoques de la Gestión de Proyectos Sociales

En una intervención social hay varios enfoques. Uno puede hacer uso de instrumento de proyectos, que son herramientas muy poderosas, pero también tienes la opción de hacer incidencia. También puedes trabajar en temas de desarrollo de capacidades, utilizar las fuerzas del mercado, que es lo que se está haciendo ahora de forma más fuerte. Pero, la lógica de un proyecto (que tiene un inicio y un fin) está pensado para trabajar sobre diversas temáticas (salud, educación, cultura) por lo que el proyecto tiene detrás un enfoque de desarrollo o un enfoque de cambio bajo el cual se identifica una problemática, sus causas y a partir de eso se realiza la estrategia de intervención donde se determina que solución se llevará a cabo en base al tiempo determinado para el proyecto.

Tipo de organizaciones que implementan la Gestión de Proyectos Sociales

Son muy diversas. “Proyectos”, sin decir únicamente “proyectos sociales” es una herramienta que se ha venido usando en el sector privado y se ha traído al sector social. Las organizaciones que empezaron a utilizarlas fueron las ONGs. Estas reciben fondos por parte de la Cooperación Internacional y los usan para el desarrollo de proyectos. Luego de las ONGs el marco de las organizaciones se fue ampliando y también empezaron a trabajar bajo la lógica de proyectos organizaciones como las asociaciones, clubes, cooperativas y una gran variedad de otras organizaciones (todas dentro del grupo de organizaciones sin fines de lucro).

Pero, quien marca más la pauta sobre la implementación de proyectos sociales son los fondos disponibles, los fondos de la Cooperación Internacional. También pueden implementar proyectos las consultoras que trabajan Responsabilidad Social para grandes empresas de consumo o mineras. En el caso de las mineras, ellas pueden trabajar y diseñar los proyectos sociales dentro de sus áreas o pueden tercerizar a una asociación o a una consultora que ejecute los proyectos.

Metodologías para el desarrollo de la Gestión de Proyectos Sociales

Desde finales de los 70s u 80s los proyectos sociales empezaron a utilizar con mucha intensidad la metodología del Marco Lógico, que hasta el día de hoy se sigue usando. Este es un tipo de metodología predictiva, porque está enfocada en la planificación. De hecho, la Cooperación Internacional es la que solicitaba que las organizaciones usen esta herramienta para el diseño proyectos. Sin embargo, es en la década de los 90s cuando el sector social empieza a implementar las metodología ágiles, que son más adaptativas a diferencia de las metodologías tradicionales. Dentro de las metodologías ágiles se utiliza bastante SCRUM y Canvas. Además, lo que se hace ahora es un mix de ambas. Tenemos a las metodologías predictivas, donde está el Marco Lógico y el PMI (Project Management Institute), y tenemos a las metodologías ágiles como SCRUM y Canvas, por lo que ahora lo que ha hecho el Banco Interamericano de Desarrollo, organización líder entorno a proyectos sociales de alto alcance, es juntar ambas metodologías para proponer a una metodología ágil para proyectos sociales que es el PM4R Agile, que es lo más reciente que hay en el sector social.

¿Por qué las organizaciones sociales buscan ser más adaptativas a través de la implementación de las metodologías ágiles?

Porque los procesos de cambios sociales tienen multiactores y relaciones muy complejas que implica estar haciendo cambios en todo momento e implementar procesos iterativos, a diferencia del Marco Lógico donde se realizaba la planificación al inicio del proyecto y se ejecutaba, pero podían haber riesgos sociales o supuestos que entran a actuar durante el proceso de ejecución que tú no los habías previsto.

¿Hay algunas organizaciones que no implementan la gestión de proyectos?

Sí. Hay algunas organizaciones que trabajan más en la parte comunicacional, como comunicación para el desarrollo, que no trabajan bajo la lógica de proyectos, sino que es una operación que no tiene ni inicio ni fin, sino que es constante en el tiempo. El decidir si implementar o no la gestión de proyectos depende mucho del propósito de la organización y del enfoque de desarrollo que tengan. Pero también hay otro grupo de organizaciones que de repente no trabajan con la gestión de proyectos por una falta de conocimiento de las herramientas. Para poder llevar a cabo proyectos necesitas saber herramientas de diseño de proyectos, ejecución, monitoreo y evaluación, y la profesionalización en el sector social ha llegado un poco tarde. Ha habido mucha improvisación durante muchos años donde se han hecho uso de los recursos sin resultados de impacto en las organizaciones con las cuales se ha estado trabajando. Entonces tenemos estos 2 enfoques: 1) Si tu propósito implica entregar productos y servicios, como lo tienen las organizaciones híbridas que nacen con un producto o servicio, y lo ponen en el mercado, por lo que no necesitan implementar gestión de proyectos; y 2) cuando sí necesitan la gestión de proyectos pero no la implementan por falta de conocimientos.

¿El tamaño de la organización influye en la aplicación de la gestión de proyectos?

Cuando se trabaja por proyectos en una organización, no necesariamente el ser pequeño, mediano o grande influye en la aplicación de esta gestión, pues incluso lo que algunas organizaciones hacen es contratar a un equipo exclusivo para determinado proyecto porque han recibido los fondos para realizarlo. Puede que hayan ganado un fondo de innovación del MIDIS, de PRODUCE, entre otros; entonces, para este proyecto contratan al personal que se va a encargar del diseño y ejecución. Un vez que termina el proyecto, se desactiva el equipo y el staff de la organización continúa. Sin embargo, esto también va a depender mucho de la disponibilidad de los fondos.

Las organizaciones y el mix de la metodologías predictivas y ágiles

Yo sí creo bastante en las herramientas de las metodologías ágiles, porque te ayudan a tener una mayor cercanía con el público con el cual vas a trabajar, te permite tener procesos de empatización que siempre se ha exigido desde el sector social y se ha llevado a cabo con la herramienta de Diagnóstico Participativo. El problema con las metodologías predictivas es que la empatización queda estancada al inicio del proceso, por lo que cuando sales al campo te encuentras con muchas nuevas realidades y nuevas formas de socialización. Entonces, es importante que esta empatización continúe en toda la ejecución del proyecto y las metodologías ágiles permiten esto. Lanzas tu prototipo y puedes seguir haciendo las iteraciones y lograr un proceso de mejora continua. Partiendo de eso, sí considero importante trabajar con ese mix.

Aparte de que las organizaciones puedan incluir estas metodologías en sus organizaciones, son las personas quienes lo van a hacer; es decir, son ellos quienes deben certificarse o llevar cursos (ya sea por iniciativa individual o por intervención de la organización). Mientras no exista esta formación de capacidades dentro del equipo, vamos a seguir en lo tradicional, en este enfoque que ha demostrado no tener gran efectividad en el logro de resultados.

La Gestión de Proyectos Sociales frente a la coyuntura

Se está entrando a una etapa con muchos desafíos, pues para hacer proyectos tú necesitas estar en el campo, no hay otra forma. Tienes que estar con las personas, con tu público objetivo, pues es así como se logran los cambios. Los proyectos sociales ahora están paralizados. Esto es complejo, pues estás paralizando una ayuda social enfocada a quién más lo necesita y en donde, más bien, se necesita acelerar los procesos de cambio social en el contexto de la coyuntura.

Felizmente, están existiendo algunas adaptaciones como por ejemplo, los procesos de negociación, que se están haciendo via zoom. El tema de que estas mesas de diálogo o los espacios de diagnóstico se puedan llevar a cabo haciendo uso de las herramientas digitales es lo que vamos a tener que hacer, hasta que al menos podamos volver a salir al campo sin que exista mucho riesgo. Es por ello que se necesita una gran inversión de las TICs dentro de las organizaciones sociales. Ahora, lo complicado es que estamos hablando de poblaciones vulnerables que viven en espacios donde ni siquiera llega el internet, entonces hay un tema complejo en ese sentido, por lo que es aquí donde se necesita trabajar más los proyectos de infraestructura y temas de innovación social.

Entrevista y redacción:

Shirley Abanto – Estudiante de Gestión y Alta Dirección