LLEVADO DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS EN SUNAT

I.- Introducción:

 El Código Tributario dispone que los procedimientos tributarios, y otras actuaciones, llevados a cabo por la SUNAT puede realizarse mediante sistemas electrónicos, telemáticos o informáticos. A efectos de ello, se detallan determinadas reglas para garantizar su uso, tales como la utilización del expediente electrónico (almacenamiento, archivo y conservación de los documentos que se generan o se presentan en los distintos procedimientos), el respeto de los principios de accesibilidad e igualdad y la protección de datos personales.

En este marco, la SUNAT aprobó mediante la Resolución de Superintendencia N° 084-2016/SUNAT, el Sistema Integrado del Expediente Virtual (SIEV) para el llevado de expedientes electrónicos. Esta norma ha sido modificada en reiteradas oportunidades hasta el año 2019.

A continuación, se desarrollará el desarrollo de este sistema y su importancia actualmente en esta situación de emergencia que está pasando el país.

II.-Marco General:

 El SIEV es un sistema que permite generar el expediente electrónico, registrar los documentos que lo conforman y realizar el seguimiento de la tramitación de la documentación contenida en el expediente, así como su conservación.

Además, facilita la consulta sobre el estado del procedimiento y la presentación de solicitudes, informes, comunicaciones y escritos electrónicos.

Este sistema tiene varias ventajas, como mayor facilidad para acceder y conocer el estado de los procedimientos de forma segura y transparente; la disponibilidad inmediata; la rapidez para el registro y respuesta de los procedimientos; y, el ahorro de gastos, tanto para la presentación o consulta de documentos como para el traslado a los centros administrativos.

Al inicio, se implementó sólo para el Procedimiento de Cobranza Coactiva, posteriormente se incluyó el Procedimiento de Fiscalización Parcial Electrónica, y, luego se aprobó la Resolución de Superintendencia N° 262-2019/SUNAT, que amplía el uso del ISEV para el llevado de los expedientes electrónicos de los procedimientos de fiscalización definitiva y parcial (distinto al de fiscalización parcial electrónica) y de cruces de información, así como para la presentación de escritos y solicitudes respecto de estos. Con ello, se podrá compilar en formato digital, cartas, requerimientos y resoluciones que se notificarán electrónicamente, así como otras actuaciones.

III.-Ámbito de aplicación de los expedientes electrónicos:

 Los Expedientes Electrónicos se utilizan para:

a) Los Procedimientos de Cobranza Coactiva.

Cabe precisar que no aplica al expediente de medida cautelar previa, de intervención excluyente de propiedad, de ejecución de garantías, de queja vinculado con un procedimiento de cobranza coactiva o al expediente de bienes abandonados.

b) La presentación de solicitudes, informes y comunicaciones que realicen los deudores tributarios o, de corresponder, los terceros, en el procedimiento de cobranza coactiva.

c) Los procedimientos de fiscalización parcial electrónica realizados por las áreas competentes de la SUNAT que incluye, entre otros documentos electrónicos, las observaciones a la liquidación preliminar, el sustento de dichas observaciones realizadas por el sujeto fiscalizado y las constancias de información registrada[1].

d) Los procedimientos de fiscalización realizados por las áreas competentes de la SUNAT, los cuales se generan de conformidad con el artículo 4-A[2].

e) El llevado de los expedientes electrónicos relativos a los cruces de información realizados por las áreas competentes de la SUNAT, siempre que se inicien con la notificación de la carta mediante la cual se presenta al agente fiscalizador encargado de realizar esa actuación. Esos expedientes se generan de conformidad con el artículo 4-A[3].

f) La presentación de las solicitudes y escritos electrónicos señalados en el artículo 5 y/o el capítulo IV que se realice en los procedimientos de fiscalización y en los cruces de información, siempre que, en este último caso, el requerimiento contemple de manera expresa dicha posibilidad[4].

g) El llevado de los expedientes electrónicos de las acciones inductivas realizadas por las áreas competentes de la SUNAT, siempre que se inicien con la notificación de una esquela. Esos expedientes se generan de conformidad con el artículo 4-A[5].

h) La presentación de las solicitudes electrónicas y de la sustentación de inconsistencias u omisiones, siempre que estén referidas a las acciones inductivas[6].

i) El llevado de los expedientes electrónicos de reclamación, los cuales se generan de conformidad con el artículo 4-A[7].

j) La presentación del escrito de reclamación electrónico y de otros escritos y solicitudes electrónicas[8]

IV.-Forma y Condiciones para el llevado del Expediente Electrónico:

Entre las características que tiene que expediente electrónico están:

• Se accede a través de SUNAT Operaciones en Línea (SOL).
• Está conformado por los documentos electrónicos que se generan o que se presentan en cada procedimiento, incluyendo las constancias de notificación y de presentación.
• Su foliación se lleva a cabo mediante un índice electrónico que permite un registro cronológico de los documentos.
• Los documentos en soporte papel deben ser digitalizados para su incorporación.
• En los procedimientos de fiscalización o cruces de información, sólo se genera si el sujeto que será parte cuenta con número de RUC y clave SOL al momento en que se le notifica la carta de presentación del agente fiscalizador.
• En el procedimiento de cobranza coactiva, pueden acumularse en función a los criterios establecidos en el artículo 9° del Reglamento del Procedimiento de Cobranza Coactiva.

V.-Como se puede acceder a un expediente electrónico:

El sujeto que es parte de un procedimiento de cobranza coactiva, de un procedimiento de fiscalización parcial electrónica, de un procedimiento de fiscalización o de una acción inductiva o que interpone un recurso de reclamación que se encuentre en trámite, puede acceder al expediente electrónico para conocer su estado, a través de SUNAT Virtual, de la siguiente manera:

a) Ingresar a SUNAT Operaciones en Línea utilizando el código de usuario y la clave SOL.

b) Ubicar la opción del expediente electrónico respectivo y seguir las instrucciones del sistema.

Para acceder a través de SUNAT Virtual al expediente electrónico del procedimiento de fiscalización que se encuentre en trámite, en el cual se haya notificado el informe a que se refiere el artículo 62-C del Código Tributario, el sujeto que es parte de este debe presentar una solicitud electrónica.

El sujeto que es parte de un cruce de información accede al expediente electrónico conforme a los lineamientos anteriores, siempre que el requerimiento contemple la posibilidad de presentar solicitudes y/o escritos de manera electrónica.

Culminado el Procedimiento de Fiscalización Parcial Electrónica, el Procedimiento de Fiscalización, el cruce de información y la acción inductiva, se puede acceder a los expedientes electrónicos a través de SUNAT Virtual siguiendo lo indicado en los incisos a) y b) arriba señalados, salvo para acceder a información de terceros, cuando corresponda. En este último caso se debe presentar una solicitud electrónica.

Tratándose del expediente electrónico de reclamación:

1.-El sujeto que hubiese interpuesto el recurso de reclamación puede acceder a aquel a través de SUNAT Virtual siguiendo lo indicado en los incisos a) y b) arriba indicados.

Lo dispuesto en este punto, no se aplica tratándose de información de terceros que obre en ese expediente, en cuyo caso se debe presentar una solicitud en los Centros de Servicios al Contribuyente de la SUNAT a nivel nacional o en la MPV – SUNAT.

2.-El tercero, que tenga derecho a acceder a este expediente, puede hacerlo presentando la solicitud respectiva en los Centros de Servicios al Contribuyente de la SUNAT a nivel nacional o en la MPV – SUNAT.

VI.-Presentación de Escritos Electrónicos:

 6.1.-Escritos Electrónicos presentados a través de SUNAT Operaciones En Línea:

Para presentar los escritos electrónicos a través de SUNAT Operaciones en Línea se debe acceder a dicho sistema mediante SUNAT Virtual, ingresar usando su código de usuario y clave SOL, seleccionar el número del expediente electrónico al que está vinculado el escrito electrónico y luego hacer click en el requerimiento que se atenderá con el escrito electrónico que se presenta y seguir las instrucciones del sistema para grabarlo y, de ser el caso, adjuntar los anexos respectivos.

Si el sistema impide la presentación de dicho escrito y/o anexos debido a que su tamaño excede el permitido por el sistema, puede realizarse su presentación en la mesa de partes de las dependencias de la SUNAT o en los Centros de Servicios al Contribuyente de la SUNAT a nivel nacional.

Una vez que se presente el escrito electrónico y, de ser el caso, sus anexos, SUNAT Operaciones en Línea envía la constancia de presentación al buzón electrónico del sujeto que es parte del procedimiento o actuación correspondiente.

6.2.-Escritos Electrónicos presentados en Mesa de Partes

Los sujetos que opten por presentar los escritos electrónicos en la mesa de partes de las dependencias de la SUNAT o en los Centros de Servicios al Contribuyente de la SUNAT a nivel nacional deben presentar una memoria USB que contenga, en uno o más archivos:

a) El escrito electrónico y, de ser el caso,

b) Los anexos respectivos.

En el escrito electrónico se debe indicar el número del expediente electrónico con el que está vinculado, debiendo incluirse la firma digital respectiva.

En este caso los documentos deben cumplir con lo requerido en el inciso d) del artículo 1° y cada uno cuente con una firma digital, el sistema genera automáticamente la constancia de presentación respectiva. En caso contrario, el sistema no permite la presentación de tales documentos e indica el motivo de ello.

La constancia de presentación se envía al buzón SOL. Además, se puede entregar una impresión de dicha constancia en caso se solicite al momento de la presentación del escrito electrónico.

6.3.-Escritos Electrónicos presentados ante el Agente Fiscalizador

Los sujetos que opten por presentar los escritos electrónicos ante el agente fiscalizador designado para el procedimiento o actuación respectiva deben presentar una memoria USB que contenga, en uno o más archivos:

a) El escrito electrónico y, de ser el caso,

b) Los anexos respectivos.

En el escrito electrónico se debe indicar el número del expediente electrónico con el que está vinculado, debiendo incluirse la firma digital respectiva.

En caso los documentos indicados arriba presentados cumplan con lo requerido en el inciso d) del artículo 1 y cada uno cuente con una firma digital, el sistema envía la constancia de presentación respectiva al buzón electrónico del sujeto que es parte del procedimiento o actuación correspondiente. En caso contrario, el sistema no permite la presentación de los referidos documentos e indica el motivo de ello.

Si tal motivo es que se excede el tamaño permitido por el sistema, puede presentarse el escrito electrónico y, de ser el caso, sus anexos en la mesa de partes de las dependencias de la SUNAT o en los Centros de Servicios al Contribuyente de la SUNAT a nivel nacional.

• Presentación de Solicitudes:

 Los sujetos que son parte de una acción inductiva pueden presentar solicitudes, siempre que se haya generado un expediente electrónico de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 4-A.

Estos sujetos podrán presentar una solicitud para obtener:

a) Una prórroga del plazo otorgado para presentar o proporcionar lo solicitado en una esquela de solicitud de información.

b) El cambio de la fecha y/u hora de la cita indicada en una esquela de citación o en el documento en el que se señala una nueva fecha y/u hora en atención a una solicitud anterior, a una fecha y/u hora posterior; siempre y cuando en una esquela de citación se solicite la comparecencia del sujeto para proporcionar información, la exhibición y/o presentación de documentación y/o información, la aceptación de la solicitud de cambio de cita posterga la fecha y/u hora de la cita para el cumplimiento de tales obligaciones.

Cabe precisar que, la primera solicitud de prórroga del plazo para entregar lo solicitado en una esquela de solicitud de información o de cambio de la fecha y/u hora de la cita, no requiere de la sustentación del pedido y se puede presentar a través de una solicitud electrónica, en la mesa de partes de las dependencias de la SUNAT o en los Centros de Servicios al Contribuyente de la SUNAT a nivel nacional.

Para el caso de la segunda y siguientes solicitudes, así como toda aquella referida a una esquela reiterativa -inclusive la primera-, solo se puede presentar en la mesa de partes, en los centros de servicios señalados en el párrafo anterior o a través de la MPV-SUNAT y se debe sustentar en razones de caso fortuito o fuerza mayor que imposibilitan el cumplimiento de la obligación respectiva. De ingresarse para tal efecto una solicitud electrónica, esta se considera como no presentada.

Estas solicitudes se deben presentar:

a) Tratándose de la primera solicitud, hasta el día hábil anterior a la fecha de vencimiento del plazo o la fecha de la cita, según sea el caso.

b) Tratándose de la segunda y siguientes solicitudes, así como de todas aquellas referidas a una esquela reiterativa, por lo menos, dos (2) días hábiles antes de la fecha de vencimiento del plazo o la fecha de la cita, según sea el caso.

La solicitud ingresada con posterioridad a las fechas antes señaladas se considera como no presentada

La solicitud electrónica se presenta a través de SUNAT Operaciones en Línea, para lo cual el sujeto que es parte de una acción inductiva debe seguir las indicaciones dadas en la esquela para ingresar al ambiente “Consulta de Acciones Inductivas”.

• Interposición del Recurso de Reclamación[9]:

Los deudores tributarios pueden interponer el Recurso de Reclamación mediante la presentación de un escrito de reclamación electrónico, a través de SUNAT Operaciones en Línea, o de un escrito en los Centros de Servicios al Contribuyente de la SUNAT a nivel nacional, ingresando su código de usuario y clave SOL, ubicar el ambiente destinado a esa presentación y seguir las instrucciones que indique el sistema a fin de:

a) Seleccionar y/o consignar el(los) acto(s) que impugna y/o la solicitud no contenciosa vinculada a la determinación de la obligación tributaria cuya resolución ficta reclama e indicar, respecto de cada uno, si se impugna total o parcialmente.

b) Consignar, en la opción respectiva, los fundamentos del recurso de conformidad con el numeral 1 del artículo 137 del Código Tributario y, de estimarlo pertinente, adjuntar uno o más documentos electrónicos que contengan tales fundamentos, los que deben cumplir con lo requerido en el inciso d) del artículo 1.

c) Adjuntar, en la opción respectiva, los medios probatorios según lo establecido en el artículo 125 del Código Tributario, mediante uno o más documentos electrónicos que cumplan con lo requerido en el inciso d) del artículo 1.

La presentación del escrito de reclamación electrónico, se rige por lo siguiente:

i) Cuando se presente entre las 00:00 horas y las 23:59 horas de un día hábil, se considera presentado ese día.

ii) Cuando se presente los sábados, domingos y feriados o cualquier otro día inhábil, se considera presentado el primer día hábil siguiente.

Una vez presentado el escrito de reclamación electrónico, SUNAT Operaciones en Línea genera la constancia de ingreso respectiva y la envía al buzón electrónico del deudor tributario.

La constancia antes señalada se genera sin perjuicio de que, según lo dispuesto en el artículo 140 del Código Tributario, corresponda requerir al deudor tributario la subsanación de uno o más requisitos de admisibilidad.

Cabe precisar que, la copia escaneada de un documento en soporte de papel que se adjunte al escrito de reclamación electrónico, no reemplaza al original del mencionado documento en caso sea necesaria su presentación, debiendo efectuarse esta, en cualquiera de los Centros de Servicios al Contribuyente de la SUNAT a nivel nacional, en el soporte de papel respectivo.

Cuando se adjunten documentos electrónicos al escrito de reclamación electrónico, el deudor tributario que presenta el recurso de reclamación debe tener en cuenta que tales documentos también se consideran presentados con su clave SOL.

El deudor tributario que interponga la reclamación mediante la presentación del escrito respectivo en los Centros de Servicios al Contribuyente de la SUNAT a nivel nacional recibe una constancia de ingreso. Dicha constancia contiene, como mínimo, la información sobre el(los) acto(s) que se impugna(n) y/o la solicitud no contenciosa vinculada a la determinación de la obligación tributaria cuya resolución ficta reclama, con la indicación de si la impugnación es total o parcial; los datos de identificación del deudor tributario que interpone el recurso; el número del expediente de reclamación que el sistema asigna, la fecha y hora de su presentación y, de ser el caso, la información sobre el(los) soporte(s) magnético(s) que se adjunta(n).

Dicha constancia también es entregada al deudor tributario al que se le recalifique como reclamación el escrito que presentó. En este caso, la fecha de ingreso que se considera en la constancia es la fecha en que la SUNAT recibió el escrito, sea en forma electrónica o en soporte de papel e incluirá, además, de ser el caso, la información sobre los documentos que hubieran sido remitidos en forma electrónica. Cuando el deudor tributario cuente con buzón electrónico, la referida constancia se depositará en este.

[1] Incorporado por el Numeral 3.2 del Artículo 3 de la Resolución de Superintendencia N° 199-2018-SUNAT, publicada el 27 agosto 2018.

[2] Incorporado por el Artículo 3 de la Resolución de Superintendencia N° 262-2019-SUNAT, publicada el 24 diciembre 2019, el mismo que entró en vigencia el 1 de enero de 2020.

[3] Incorporado por el Artículo 3 de la Resolución de Superintendencia N° 262-2019-SUNAT, publicada el 24 diciembre 2019, el mismo que entró en vigencia el 1 de enero de 2020.

[4] Incorporado por el Artículo 3 de la Resolución de Superintendencia N° 262-2019-SUNAT, publicada el 24 diciembre 2019, el mismo que entró en vigencia el 1 de enero de 2020.

[5] Incorporado por el Artículo 3 de la Resolución de Superintendencia N° 106-2020-SUNAT, publicada el 28 junio 2020. La citada resolución entró en vigencia el 1 de agosto de 2020.

[6] Incorporado por el Artículo 3 de la Resolución de Superintendencia N° 106-2020-SUNAT, publicada el 28 junio 2020. La citada resolución entró en vigencia el 1 de agosto de 2020.

[7] Incorporado por el Artículo 3 de la Resolución de Superintendencia N° 000190-2020-SUNAT, publicada el 31 octubre 2020. La citada Resolución entró en vigencia el 1 de diciembre de 2020.

[8] Incorporado por el Artículo 3 de la Resolución de Superintendencia N° 000190-2020-SUNAT, publicada el 31 octubre 2020. La citada Resolución entró en vigencia el 1 de diciembre de 2020.

[9] Incorporado por el Artículo 3 de la Resolución de Superintendencia N° 000190-2020-SUNAT, publicada el 31 octubre 2020. La citada Resolución entró en vigencia el 1 de diciembre de 2020.