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Planilla Electrónica: Preguntas Frecuentes. A propósito de la versión 1.8 vigente a partir del 01.02.2011 (Parte I)

* Agustina Yolanda Castillo Gamarra
Contadora Pública Colegiada por la PUCP. Bachiller en Derecho por la PUCP.

I. Introducción

Como sabemos, el primero de enero de 2008 entró en vigencia el sistema de Planillas Electrónicas, por lo que a partir de la declaración jurada de enero 2008 presentada en febrero 2008 ya no usamos el PDT 600 – Remuneraciones sino el PDT 601 – Planillas Electrónicas, habiéndose iniciado así lo que algunos han denominado “Sunatización Laboral”.

Posteriormente, la Resolución de Superintendencia Nº 125-2008/SUNAT (25.07.2008) aprobó la versión 1.2 del PDT 601 que debió utilizarse a partir del 01.08.2008 y fue actualizada en diez oportunidades. Luego, la Resolución de Superintendencia Nº 056-2009/SUNAT (21.02.2009) aprobó la versión 1.3 que se utilizó a partir del 01.03.2009 y fue actualizada seis veces. Más adelante, la Resolución de Superintendencia Nº 159-2009/SUNAT (23.07.2009) aprobó la versión 1.4 utilizada a partir del 01.08.2009 y actualizada tres veces. Después, la Resolución de Superintendencia Nº 028-2010/SUNAT (28.01.2010) aprobó la versión 1.5 de uso obligatorio a partir del 01.02.2010, la Resolución de Superintendencia Nº 175-2010/SUNAT (26.05.2010) aprobó la versión 1.6 de uso obligatorio a partir del 31.05.2010 y la Resolución de Superintendencia Nº 333-2010/SUNAT (24.12.2010) aprobó la versión 1.7 de uso obligatorio a partir del 01.01.2011. Si bien todo es perfectible, las sucesivas actualizaciones evidencian que hay vacíos e inconsistencias que se van corrigiendo en el camino y que sin duda generan contratiempos y sobrecostos a los declarantes.

Más recientemente, el 01.02.2011 entró en vigencia la Resolución de Superintendencia Nº 010-2011/SUNAT (26.01.2011) que establece el Procedimiento para el Registro de Derechohabientes en el Registro de Información Laboral (T-Registro) a través del Sistema Sunat Operaciones en Línea y modifica la Resolución de Superintendencia Nº 204-2007/SUNAT que aprueba el PDT Planilla Electrónica Formulario Virtual Nº 601, siendo que la Tercera Disposición Complementaria Final de dicha resolución aprueba la versión 1.8 del PDT 601 a efecto de eliminar la opción de registro de derechohabientes, modificar los tipos de documentos que identifican a los trabajadores, pensionistas y personal de terceros, incorporar nuevas validaciones en relación con la información sobre “ocupaciones” de los trabajadores que laboran para entidades del sector privado y habilitar el Régimen Pensionario del Servicio Diplomático de la República. Esta versión será empleada a partir del 1 de febrero de 2011 por los sujetos obligados a presentar la Planilla Electrónica y a declarar las obligaciones que se generen por los conceptos a que se refiere la Resolución de Superintendencia Nº 204-2007/SUNAT y normas modificatorias. El archivo Auto instalador Integrador_Planilla.exe, así como las Tablas Paramétricas (Anexo 2) y la Estructura de Datos requerida por los Archivos de Importación (Anexo 3) debidamente actualizados se encuentran a disposición de los interesados en la página web de Sunat y el Portal del MTPE.

Entre los efectos positivos que tiene la Planilla Electrónica, el MTPE destaca la eliminación del costo de tramitación y almacenamiento de las planillas y del libro especial de modalidades formativas, la consolidación de obligaciones laborales, la contribución a los fines de administración de justicia, el fortalecimiento de la inspección de trabajo, la información de calidad para el establecimiento de políticas y legislación ajustada a la realidad, el acceso a los sistemas de seguridad social en pensiones, y los beneficios para otras entidades como Essalud o la SBS.

En cuanto a los aspectos negativos de la Planilla Electrónica, debemos subrayar la falta de claridad de algunos conceptos, los vacíos y las inconsistencias que presenta -felizmente se vienen corrigiendo a través de las sucesivas actualizaciones-, y un tema más de fondo, el universo de sujetos obligados a presentarla, que incluye a las Mypes, muchas de las cuales son empresas de subsistencia que tienen escasa capacidad contributiva y no cuentan con recursos suficientes para tomar los servicios de un profesional capacitado en este tema, más aún si se considera que la Planilla Electrónica introduce términos de derecho laboral que si bien son familiares para los abogados laboralistas, no lo son para todos los contadores quienes debemos actualizarnos en esta materia.

Este trabajo pretende ser más informativo que crítico. Con tal propósito compartimos información de interés que nos sirva para realizar de mejor forma nuestras labores contables, en especial aquellas relacionadas con la Planilla Electrónica.

Aprovechamos estas líneas, para agradecer a las personas que desde distintas partes de nuestro país visitan el blog y dejan sus interesantes comentarios, que sin duda son un valioso aporte para entre todos continuar revisando el tema, compartiendo información y aprendiendo día a día.

II. Dónde obtener Información

La información necesaria sobre este sistema, la podemos obtener visitando la página web de Sunat: http://www.sunat.gob.pe así como la página web del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo: http://www.mintra.gob.pe. Allí podemos encontrar las normas legales que regulan el tema, el archivo Integrador_Planilla.exe a fin de bajar el PDT 601, así como los Anexos con las Tablas Paramétricas (Anexo 2) con los códigos de tipo de trabajador, tipo de contrato de trabajo, ingresos, tributos y descuentos, ocupación o nivel educativo y otros; y, la Estructura de Datos requerida por los Archivos de Importación (Anexo 3); y sobre todo la Sección Preguntas Frecuentes, donde los contadores, abogados y todas las personas interesadas en este tema, podemos absolver la mayoría de nuestras dudas tanto en materia tributaria como en materia laboral. Además, debemos recordar que cada PDT tiene su propio menú de Ayuda por lo que bastará con presionar la tecla F1 sobre el campo o concepto del que se requiera mayor información o detalle. Asimismo, podemos efectuar consultas telefónicas comunicándonos con Sunat (0801-1-2100) o con el MTPE (3157100, 3157215 y demás números que figuran en su página web), así como acercarnos a los Centros de Servicios al Contribuyente – Cabinas PDT que tiene Sunat a nivel nacional. Adicionalmente, tenemos las nuevas herramientas informáticas como el Blog que nos permiten compartir información y actualizarla.

III. Consultas más recurrentes en los primeros meses

Cierre de las Planillas de Pago

Las consultas más recurrentes giraban en torno al cierre de las planillas de pago (manual o computarizada) llevadas de acuerdo al Decreto Supremo Nº 001-98-TR. El tema quedó resuelto con la publicación de la Resolución Ministerial Nº 020-2008-TR (16.01.2008) cuyo Artículo 2 señala que “Los empleadores obligados a utilizar la Planilla Electrónica, efectuarán el cierre de las planillas llevadas de acuerdo al Decreto Supremo Nº 001-98-TR, a partir de enero del año 2009, observando el cronograma que se aprobará por Resolución Ministerial del Sector Trabajo y Promoción del Empleo”. Sin embargo, nada obstaba que los empleadores que decidiesen cerrar sus planillas antes de la fecha que se estableciera en el cronograma pudiesen hacerlo. No obstante ello, el MTPE recomendó no cerrarlas, a fin de poder realizar rectificaciones en caso de existir errores en las planillas anteriores a enero 2008. En este orden de ideas, la Primera Disposición Transitoria de la R.M. Nº 020-2008-TR estableció que “Durante el año 2008, las planillas llevadas de acuerdo al Decreto Supremo Nº 001-98-TR permanecerán abiertas, y servirán exclusivamente para la rectificación de errores u omisiones referentes a periodos anteriores a enero del año 2008. Tales rectificaciones se harán constar a partir de la hoja siguiente a la última utilizada”.

Mediante Resolución Ministerial Nº 061-2009-TR (03.03.2009), se aprobó el Cronograma para el cierre de las planillas llevadas de acuerdo al D.S. Nº 001-98-TR que deberían observar los empleadores obligados a llevar la Planilla Electrónica.

Asimismo, el MTPE ha precisado que no es necesario solicitar la autorización de la Planilla Electrónica ni es necesario que se imprima, pues el solo hecho de haber llenado y presentado el PDT servirá como constancia.

Información Adicional solicitada por el PDT 601

Por otro lado, el PDT 601 -a diferencia del PDT 600- nos solicita información adicional como por ejemplo los descuentos al trabajador por concepto de AFP o el tema del Senati, entendemos que para efectos estadísticos y por ser información a consignar en la Boleta de Pago. Sin embargo, debe quedar claro que a través de la Planilla Electrónica NO se efectúa la determinación de la deuda ni los pagos por concepto de AFP ni de Senati. A mayor abundamiento, se puede revisar el Art. 3 de la Res. de Superintendencia Nº 204-2007/Sunat (27.10.2007), donde podemos corroborar que ni la AFP ni el Senati son conceptos que se pagan a través del PDT 601. En consecuencia, en el caso de la AFP debemos continuar usando el formulario “Planilla de Pago de Aportes Previsionales” y pagar dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente; y, en el caso de la contribución al Senati, el pago se continúa efectuando a través de los cupones dentro de los doce (12) días hábiles del mes siguiente.

Trabajadores Independientes (Cuarta Categoría)

Otro aspecto importante es que la información respecto a los trabajadores independientes (cuarta categoría), sea que exista o no la obligación de retener por concepto de impuesto a la renta, se declara en la Planilla Electrónica, y ya no en el PDT 621 – IGV Renta Mensual (donde la pestaña respectiva está desactivada a partir de la declaración de enero 2008).

Boleta de Pago: Formato 27 (Reporte Generado por el PDT 601)

Con el PDT 601 se mantiene esta obligación, es decir, que además de presentar el PDT 601, el empleador debe continuar cumpliendo con la entrega de las Boletas a sus trabajadores.

Al respecto, la Resolución Ministerial Nº 020-2008-TR (17.01.2008) mediante la cual se dictan medidas complementarias para el uso de la “Planilla Electrónica” en su artículo 1º señala que los empleadores obligados a utilizar la Planilla Electrónica deben entregar el original de la Boleta de Pago al trabajador, a más tardar, el tercer día hábil siguiente a la fecha de pago. El mismo artículo detalla cuál es la información mínima sobre el empleador y el trabajador que debe contener este documento, y precisa que con relación al número de horas trabajadas en el periodo, la Boleta de Pago deberá reflejar de manera exacta el contenido del Registro de Control y Asistencia.

La firma de la Boleta de Pago se sujeta a lo dispuesto por los artículos 19 y 20 del Decreto Supremo Nº 001-98-TR, modificado por el Decreto Supremo Nº 017-2001-TR, siendo obligatoria en principio; sin embargo, el empleador puede optar por omitirla, si lo considera conveniente; en cuyo caso le corresponderá la carga de la prueba.

Entre las ventajas del PDT 601 tenemos que permite generar las Boletas de Pago en base a la información ingresada. Los pasos son los siguientes:
Ir a la ventana Declaraciones Determinativas: 0601 Planilla Electrónica y elegir la opción Declaraciones, REPORTES GENERALES. Se abre una ventana, donde se debe seleccionar el MES, el tipo de salida: Archivo Excel, la ubicación del archivo de salida (por ejemplo, la carpeta “Boletas de Pago” creada previamente en el disco duro C), el reporte a generar: FORMATO 27 – BOLETA DE PAGO y, finalmente GENERAR.

El PDT 601 generará un archivo por cada trabajador. El nombre del archivo contiene el RUC del empleador, el mes de la planilla y el DNI del trabajador.

Como señala el MTPE -al absolver la pregunta frecuente 12 de la sección I referida a qué ocurre con las boletas de pago-:
“Para dar cumplimiento de la obligación en cuestión, los empleadores podrán optar entre seguir emitiendo la boleta a través de los medios que venían utilizando; o emplear la boleta emitida a través del aplicativo (la generada por el PDT 601).
En tal sentido, el uso de la boleta emitida a través del aplicativo es opcional; y estará condicionada a que ésta reúna las condiciones establecidas en la mencionada Resolución Ministerial; debiendo considerarse además que su uso será posible sólo cuando la periodicidad del pago sea mensual y siempre que el periodo de pago coincida con el inicio y el fin del mes calendario”.

IV. MTPE: Fiscalización Preventiva

El Dr. Mario Pasco señaló al diario “El Comercio” que “Se dará un proceso de adaptación que demorará aproximadamente entre cuatro y seis meses, en que seguramente se mostrará errores involuntarios o infracciones leves, pues adaptarse al sistema va a costar trabajo. No empezaremos con la guadaña (castigo), sino que generaremos un espacio de tiempo para que las empresas se acostumbren”. Agregó que “Quien incurra en error de buena fe no será sancionado de forma alguna, al contrario se le asesorará si lo requiere. Pero al que evade y actúa con dolo, allí sí hay que sancionársele”.

En esta línea, la Tercera Disposición Transitoria de la Resolución Ministerial Nº 020-2008-TR estableció que:
“Durante el primer semestre del año 2008, la fiscalización de la obligación de llevar Planilla Electrónica será de carácter preventivo. A tal efecto la Inspección del Trabajo realizará actuaciones de orientación y asesoramiento técnico; y adoptará medidas de advertencia y requerimiento, en las actuaciones de investigación o comprobatorias.
La disposición del párrafo anterior no resulta aplicable en lo referido a la obligación de registrar en la Planilla Electrónica a toda persona que se encuentre en las categorías de trabajador, prestador de servicios – cuarta categoría, prestador de servicios – modalidad formativa y personal de terceros; ni en lo referido al registro de las remuneraciones y derechos laborales a pagar”.

V. SUNAT: Infracciones Tributarias y Sanciones

Si bien hasta junio 2008 la fiscalización por parte del MTPE tuvo carácter preventivo (materia laboral), es preciso aclarar que ello no significó que SUNAT no pudiera imponer sanciones en caso de detectar infracciones (materia tributaria). En consecuencia, si el contribuyente incurre en infracciones tributarias, como por ejemplo no presentar el PDT 601 dentro de los plazos establecidos, presentar el PDT 601 en forma incompleta, presentar más de una declaración rectificatoria del PDT 601, presentar el PDT 601 sin tener en cuenta los lugares que establezca la Administración Tributaria -caso de los Pricos-, no incluir en el PDT 601 tributos retenidos, o no pagar dentro de los plazos establecidos los tributos retenidos -como el IR de cuarta o quinta categoría-, será pasible de ser sancionado conforme a las normas del Código Tributario (CT), de modo similar a lo que ocurría cuando se utilizaba el PDT 600.

Cabe indicar que en el caso de retenciones efectuadas y no pagadas dentro del plazo, se incurre en la infracción contenida en el Art. 178 num. 4 del CT “No pagar dentro de los plazos establecidos los tributos retenidos o percibidos”, la misma que es independiente de la infracción contenida en el Art. 178 num. 1 del CT “No incluir en la DDJJ los tributos retenidos”. En consecuencia, hay dos infracciones y no será aplicable el concurso de infracciones, pues las mismas se derivan de dos hechos distintos conforme señala la RTF Nº 928-4-2003 (22.03.2003) de observancia obligatoria.

Régimen Temporal de Gradualidad vinculado al PDT 601

Mediante Res. de Superintendencia Nº 025-2008/SUNAT (publicada el 07.03.2008) se aprobó el Régimen Temporal de Gradualidad aplicable a las sanciones correspondientes a las infracciones tipificadas en los numerales 1 (No presentar el PDT 601 dentro de los plazos establecidos), 3 (Presentar el PDT 601 en forma incompleta) y 8 (Presentar el PDT 601, incluyendo las declaraciones rectificatorias, sin tener en cuenta la forma u otras condiciones que establezca la AT) del Art. 176 del CT relacionadas con la presentación del PDT Planilla Electrónica del periodo Enero 2008.

El criterio para graduar las sanciones fue el de Subsanación y el Porcentaje de Rebaja de la multa establecida en las Tablas fue de 100%. La Subsanación es la regularización de la obligación incumplida, en la forma prevista en el Anexo que forma parte integrante de la citada Resolución y siempre que dicha regularización se haya realizado hasta el 11 de marzo de 2008.

La forma de subsanar la infracción tipificada en el numeral 1 del Art. 176 del CT es presentando el PDT 601. En el caso de la infracción tipificada en el numeral 3 del Art. 176 del CT, la forma de subsanación es presentando la Declaración Rectificatoria del PDT 601 en la que se consigne la información omitida. Finalmente, para el caso de la infracción tipificada en el numeral 8 del Art. 176 del CT, la forma de subsanación es presentando el PDT 601 en la forma y condiciones establecidas por la AT.

Con posterioridad al 11.03.2008, si no se hubiera efectuado la subsanación de las infracciones comprendidas en el Régimen Temporal de Gradualidad, se aplicarán las sanciones previstas en las Tablas de Infracciones y Sanciones del CT, sin perjuicio de la aplicación del Régimen de Gradualidad aprobado por Res. de Superintendencia Nº 063-2007/SUNAT.

Respecto a las sanciones a las que se aplique el Régimen Temporal de Gradualidad que estamos comentando, NO podrá aplicarse el Régimen de Gradualidad aprobado por Res. de Superintendencia Nº 063-2007/SUNAT.

Por otro lado, el Régimen Temporal de Gradualidad sólo se aplicará respecto de las infracciones que NO se hubieran acogido, a la fecha de entrada en vigencia de la Resolución comentada (08.03.2008), al Régimen de Gradualidad aprobado por Res. de Superintendencia Nº 063-2007/SUNAT.

En conclusión, se trata de regímenes excluyentes, si se aplica uno, ya no se podrá aplicar el otro.

VI. PDT 601: Versión 1.8 (Actualizado el 03/02/2011) vigente a partir del 1 de febrero de 2011

6.1. Versión 1.1 del PDT 601

Como sabemos, ya con anterioridad se han efectuado diversas actualizaciones, así el 05 de marzo de 2008, Sunat actualizó el PDT 601 con el propósito de resolver algunos de los problemas que se venían presentando. Veamos tres ejemplos.

Inicialmente, el PDT 601 solicitaba la fecha de nacimiento en el caso de los prestadores de servicios – cuarta categoría, por lo que debíamos solicitarles fotocopia de su DNI. Con la versión actualizada el 05.03.2008, en el menú de Ayuda se precisó que “Sólo para el caso de los PS – 4ta Categoría se permite su identificación con número de RUC, en cuyo caso NO se requerirá el ingreso de fecha de nacimiento ni domicilio”.

Por otro lado, para el caso del Régimen Laboral Público, en la Ayuda sólo se indicaba que “En el caso de trabajadores del Régimen Laboral Público se deben señalar los conceptos detallados en la lista que indica el aplicativo (códigos 2001 al 2037 de la Tabla 22) y que se ha definido considerando las normas presupuestarias del sector público”. Este párrafo nos llevaba a concluir que la lista era cerrada y que no podíamos usar los conceptos previstos del 101 al 1020. Con la versión actualizada el 05.03.2008, se agregó un párrafo con el texto siguiente: “Si bien se han descrito los conceptos que se pagan a los trabajadores del Sector Público, ello NO impide que puedan utilizarse los conceptos previstos del 101 al 1020”. Así, nada obsta que tanto en el Régimen Laboral Público como en el Privado se pueda usar la opción Otros Conceptos (códigos 1001 al 1020) donde podemos incluir ingresos distintos a los señalados expresamente en la Tabla e incluso elegir a qué tributos está afecto el referido ingreso.

En cuanto a las Boletas de Pago, el sistema invertía los datos de día y mes de la fecha de ingreso o reingreso del trabajador. Así, si un empleado había ingresado a laborar el 01.09.2007, al generar la Boleta aparecía como fecha de ingreso el 09.01.2007, lo que desvirtuaba el cálculo de sus vacaciones, por ejemplo. Con la versión actualizada el 05.03.2008 se resolvió este problema.

En suma, la versión 1.1 (Actualizado el 05/03/2008) resolvió varios de los inconvenientes presentados en los primeros meses de vigencia del sistema de Planillas Electrónicas.

Posteriormente, el 04 de abril de 2008, Sunat actualizó el PDT 601 nuevamente.

Entre las novedades de esta actualización tenemos que en la Ayuda se consignó mayor información sobre temas como la Jornada Laboral, el Establecimiento, los Días Efectivamente Laborados, las Horas Trabajadas, entre otros. Si bien esta información ya aparecía en las Preguntas Frecuentes absueltas por el MTPE, era recomendable que figurase en la Ayuda a fin de facilitar la difusión de la misma.

Asimismo, se precisó conceptos que resultaban poco claros como es el caso del Aporte del Trabajador por concepto de “Prima de Seguro AFP” (Código 0606), anteriormente el término utilizado era “Póliza de Seguro”.

Igualmente, se resolvieron inconsistencias como la presentada al imprimir el Reporte “Resumen de envío – Planilla Electrónica” donde a pesar de haber ingresado información sobre “Prestadores de Servicios de Cuarta Categoría” figuraba como cantidad de los mismos O (cero), lo que nos llevaba a pensar que había algún problema en la generación del PDT.

6.2. Versión 1.2 del PDT 601

El 26.07.2008 entró en vigencia la Resolución de Superintendencia Nº 125-2008/SUNAT (25.07.2008), que aprobó la versión 1.2 del PDT 601, versión que debió utilizarse a partir del 01.08.2008, incluso por quienes se encontraban omisos a la presentación del PDT 601 por los periodos tributarios de enero a junio 2008, o deseasen rectificar la información correspondiente a tales períodos.

La versión 1.2 fue actualizada en diez oportunidades: el 26.07.2008, 01.08.2008, 07.08.2008, 14.08.2008, 22.08.2008, 11.09.2008, 29.09.2008, 06.11.2008, 26.11.2008 y 28.01.2009. Las sucesivas actualizaciones evidencian que hay vacíos e inconsistencias que se van corrigiendo en el camino y que generan contratiempos y sobrecostos a los declarantes, por lo que hubiera resultado positivo que la Administración Tributaria evalúe esta situación y plantee una solución similar a la Res. de Superintendencia Nº 025-2008/SUNAT.

6.3. Versión 1.3 del PDT 601

El 22.02.2009 entró en vigencia la Resolución de Superintendencia Nº 056-2009/SUNAT (21.02.2009), que aprobó la versión 1.3 del PDT 601, versión que debió utilizarse a partir del 01.03.2009, incluso por quienes se encontraban omisos a la presentación del PDT 601 por los periodos tributarios de enero 2008 a enero 2009, o deseasen rectificar la información correspondiente a tales períodos.

La versión 1.3 inicialmente fue actualizada el 25.02.2009; y posteriormente, re-actualizada seis veces: el 10.03.2009, 18.03.2009, 07.04.2009, 16.04.2009, 11.05.2009 y 08.06.2009.

6.4. Versión 1.4 del PDT 601

El 24.07.2009 entró en vigencia la Resolución de Superintendencia Nº 159-2009/SUNAT (23.07.2009), que aprobó la versión 1.4 del PDT 601, versión que debió utilizarse a partir del 01.08.2009, incluso por quienes se encontraban omisos a la presentación del PDT 601 por los periodos tributarios de enero 2008 a junio 2009, o deseasen rectificar la información correspondiente a tales períodos.

La versión 1.4 inicialmente fue actualizada el 24.07.2009; y, luego, fue re-actualizada tres veces: el 07.08.2009, 01.10.2009 y 09.01.2010.

6.5. Versión 1.5 del PDT 601

El 29.01.2010 entró en vigencia la Resolución de Superintendencia Nº 028-2010/SUNAT (28.01.2010), que aprobó la versión 1.5 del PDT 601, versión que fue de uso obligatorio a partir del 01.02.2010, incluso por quienes se encontrasen omisos a la presentación del PDT 601 por los periodos tributarios de enero 2008 a diciembre 2009, o deseasen rectificar la información correspondiente a tales períodos.

Si bien la versión 1.5 inicialmente fue actualizada el 30.01.2010; luego, fue re-actualizada dos veces: primero, el 08.02.2010; y, posteriormente, el 08.03.2010.

6.6. Versión 1.6 del PDT 601

El 27.05.2010 entró en vigencia la Resolución de Superintendencia Nº 175-2010/SUNAT (26.05.2010), que aprobó la versión 1.6 del PDT 601, versión que fue de uso obligatorio a partir del 31.05.2010, incluso por quienes se encontrasen omisos a la presentación del PDT 601 por los periodos tributarios de enero 2008 a abril 2010, o deseasen rectificar la información correspondiente a tales períodos.

Si bien la versión 1.6 inicialmente fue actualizada el 31.05.2010; luego, fue re-actualizada varias veces.

6.7. Versión 1.7 del PDT 601

El 25.12.2010 entró en vigencia la Resolución de Superintendencia Nº 333-2010/SUNAT (24.12.2010), que aprobó la versión 1.7 del PDT 601, versión que fue de uso obligatorio a partir del 01.01.2011, incluso por quienes se encontrasen omisos a la presentación del PDT 601 por los periodos tributarios de enero 2008 a noviembre 2010, o deseasen rectificar la información correspondiente a tales períodos.

6.8. Sunat aprueba Versión 1.8 del PDT 601

Más recientemente, el 1 de febrero de 2011 entró en vigencia la Resolución de Superintendencia Nº 010-2011/SUNAT (26.01.2011), que aprueba la versión 1.8 del PDT 601, versión a utilizarse a partir del 1 de febrero de 2011 por los sujetos obligados a presentar la Planilla Electrónica y a declarar las obligaciones que se generen por los conceptos a que se refiere la Resolución de Superintendencia Nº 204-2007/SUNAT y normas modificatorias.

La versión 1.8 también deberá ser utilizada por quienes se encuentren omisos a la presentación del PDT 601 por los periodos tributarios de enero 2008 a diciembre 2010, o deseen rectificar la información correspondiente a tales períodos.

Esperamos que la versión 1.8 (Actualizado el 03/02/2011) resuelva varios de los problemas y dudas que aún existen en torno al PDT 601, y dado su uso a partir del 01.02.2011 resulta imprescindible que tengamos no sólo el archivo Auto instalador Integrador_Planilla.exe versión 1.8, sino también las Tablas Paramétricas (Anexo 2) y la Estructura de Datos requerida por los Archivos de Importación (Anexo 3) debidamente actualizadas. Sigue leyendo

Planilla Electrónica: Preguntas Frecuentes. A propósito de la versión 1.8 vigente a partir del 01.02.2011 (Parte II)

* Agustina Yolanda Castillo Gamarra
Contadora Pública Colegiada por la PUCP. Bachiller en Derecho por la PUCP.

XIII. Novedades de la versión 1.8 (Actualizado el 03/02/2011)

La versión 1.8 del PDT 601 incluye las siguientes modificaciones:

(i) Elimina la opción de registro de derechohabientes, considerando que a partir del 01.02.2011 el registro de los mismos se realizará a través de la opción T-REGISTRO en Sunat Operaciones en Línea (SOL).

(ii) Modifica los tipos de documentos que identifican a los trabajadores, pensionistas y personal de terceros.

(iii) Incorpora nuevas validaciones en relación a la información sobre “ocupaciones” de los trabajadores que laboran para entidades del sector privado.

(iv) Incorpora el Régimen Pensionario del Servicio Diplomático de la República.

Puede encontrarse mayor información en los siguientes documentos publicados en el Portal de la Administración Tributaria.

“Novedades de la Versión 1.8 del PDT 601. Vigente a partir del 01.02.2011”

Cartilla de Instrucciones del T-REGISTRO
“Registro de Derechohabientes T-REGISTRO. Sistema Sunat Operaciones en Línea. Actualizado al 12.06.2012”

Diapositivas de Ayuda del T-REGISTRO
“Planilla Electrónica: Contenido y últimos cambios normativos. Actualizado al 30.10.2012”

XIV. Información de Interés sobre el PDT Planilla Electrónica PLAME (PDT PLAME)

Resulta necesario revisar los documentos sobre el PDT Planilla Electrónica PLAME (PDT PLAME) publicados en el Portal de la Administración Tributaria.

Cartilla de Instrucciones del PDT PLAME
“PDT Planilla Electrónica PLAME. Nuevo PDT para elaborar su declaración y la Planilla Mensual de Pagos (PLAME

Diapositivas de Ayuda del PDT PLAME
“PDT Planilla Electrónica PLAME – PDT PLAME”

XV. Preguntas sobre Aspectos Laborales publicadas en el Portal del MTPE

A continuación reproducimos información obtenida de la página web del MTPE, http://www.mintra.gob.pe, sección Planilla Electrónica – Preguntas Frecuentes – Preguntas sobre Aspectos Laborales (Versión al 04.08.2008), que esperamos les sea de utilidad.

PLANILLA ELECTRÓNICA
PREGUNTAS SOBRE ASPECTOS LABORALES

 

Versión al 04.08.2008

I. ASPECTOS GENERALES.
II. INFORMACIÓN DE LA PLANILLA ELECTRÓNICA.
III. ASPECTOS SOBRE EL LLENADO DE LA PLANILLA ELECTRÓNICA.
– REGISTRO DEL DECLARANTE.
– REGISTRO DE TRABAJADORES.
– REGISTRO DE PENSIONISTAS.
– REGISTRO DEL PRESTADOR DE SERVICIOS – CUARTA CATEGORÍA.
– REGISTRO DEL PRESTADOR DE SERVICIOS – MODALIDADES FORMATIVAS.
– REGISTRO DEL PERSONAL DE TERCEROS.
IV. ASPECTOS SOBRE LA INFORMACIÓN MENSUAL DE LOS TRABAJADORES, PENSIONISTAS, PRESTADORES DE SERVICIOS Y PERSONAL DE TERCEROS. Sigue leyendo

Planilla Electrónica: Preguntas Frecuentes. A propósito de la versión 1.8 vigente a partir del 01.02.2011 (Parte III)

* Agustina Yolanda Castillo Gamarra
Contadora Pública Colegiada por la PUCP. Bachiller en Derecho por la PUCP.

XVI. Preguntas Frecuentes de los Visitantes del Blog

En esta parte, a raíz de los comentarios de las personas que visitan el blog, presentamos unos breves apuntes sobre el Registro de la CTS y las Gratificaciones en la Planilla Electrónica y los pasos para activar los referidos conceptos, así como sobre el Tratamiento Tributario de los Descuentos por Inasistencias y Tardanzas.

16.1. Preguntas sobre la Compensación por Tiempo de Servicios

Registro de la CTS Semestral en el PDT 601

Resulta de particular interés para la presentación de la Planilla Electrónica correspondiente a mayo y noviembre, respectivamente; la pregunta 4 de la Sección IV, referida al registro de la CTS en la Planilla Electrónica, pues no quedaba claro si debiamos registrarla como devengada mensualmente y pagada semestralmente (en mayo y noviembre) o si debiamos considerarla como devengada y pagada semestralmente. Al respecto, el MTPE opta por la segunda alternativa y señala que:
La CTS a depositarse en mayo y noviembre se entiende devengada en dichos meses, dado que es en los primeros quince (15) días de éstos que el empleador debe cumplir con efectuar el depósito respectivo. De haberse cumplido con el depósito en dichos periodos, la CTS deberá además ser registrada como pagada en la declaración que se presente respecto de ellos”.

Pasos para activar el concepto CTS

Primero, debemos ir a Declaraciones, Declaraciones Determinativas. Luego, en la ventana Declaraciones, ir a la opción Mantenimiento de Conceptos, en Conceptos elegir “900 CONCEPTOS VARIOS”, activar el concepto “0904 Compensación por Tiempo de Servicios (CTS)” y grabar.

Registro de la CTS Mensual en el PDT 601

En nuestra opinión, la CTS pagada mensualmente se deberia registrar como devengada y pagada mes a mes, considerando que en las Preguntas Frecuentas absueltas por el MTPE se precisa que “la CTS debe declararse en la Planilla Electrónica cuando ésta se ha convertido en un concepto EXIGIBLE. Su exigibilidad ocurre inmediatamente después de haber transcurrido el plazo que tiene el empleador para hacer efectivo el depósito correspondiente: (…)”. Y si bien la regla general es que los depósitos deben realizarse dentro de los primeros quince (15) días de los meses de mayo y de noviembre, nada obsta que de manera excepcional y por acuerdo entre el empleador y los trabajadores el depósito sea mensual y no semestral.

16.2. Preguntas sobre las Gratificaciones de Fiestas Patrias y Navidad

Registro de las Gratificaciones de Fiestas Patrias y Navidad en el PDT 601

Resulta de particular interés para la presentación de la Planilla Electrónica correspondiente a julio y diciembre, respectivamente, la pregunta frecuente absuelta por el MTPE, referida al registro de las Gratificaciones de Fiestas Patrias y Navidad en la Planilla Electrónica. Al respecto, el MTPE señala que:
La gratificación a pagarse en julio y en diciembre se entiende devengada cuando el concepto es EXIGIBLE, lo que sucede inmediatamente después de vencer la primera quincena de dichos meses, que es el plazo que tiene el empleador para hacer el pago correspondiente.
La gratificación deberá ser siempre declarada como devengada en la declaración correspondiente a tales meses, aún cuando el empleador incumpla con hacer el pago efectivo en ellos y lo realice con posterioridad”.

En este punto, es pertinente diferenciar las Gratificaciones de Fiestas Patrias y Navidad (Código 0401) de los Aguinaldos de Julio y Diciembre (Código 0404). Las Gratificaciones son los montos a que tienen derecho los trabajadores sujetos al Régimen Laboral de la Actividad Privada, a diferencia de los Aguinaldos que son los beneficios que se otorgan a los Servidores Públicos.

Pasos para activar el concepto Gratificaciones de Fiestas Patrias y Navidad

Primero, debemos ir a Declaraciones, Declaraciones Determinativas. Luego, en la ventana Declaraciones, ir a la opción Mantenimiento de Conceptos, en Conceptos elegir “400 INGRESOS: GRATIFICACIONES/AGUINALDOS”, activar el concepto “0401 Gratificaciones de Fiestas Patrias y Navidad” y grabar.

Registro de las Gratificaciones Proporcionales (o Truncas) en el PDT 601

Conforme al Art. 7º de la Ley Nº 27735 (28.05.2002), si el trabajador no tiene vínculo laboral vigente en la fecha en que corresponda percibir la gratificación, pero hubiera laborado como mínimo un mes en el semestre correspondiente (enero-junio o julio-diciembre), percibirá la gratificación respectiva en forma proporcional a los meses efectivamente trabajados. Por su parte, el Art. 5º del Reglamento D.S. Nº 005-2002-TR, precisa que el derecho a la gratificación trunca se origina al momento del cese del trabajador, siempre que tenga cuando menos un mes íntegro de servicios.

Pasos para activar los conceptos Gratificaciones Proporcional (o Truncas) y Vacaciones Truncas

Primero, debemos ir a Declaraciones, Declaraciones Determinativas. Luego, en la ventana Declaraciones, ir a la opción Mantenimiento de Conceptos, en Conceptos elegir “400 INGRESOS: GRATIFICACIONES/AGUINALDOS”, activar el concepto “0405 Gratificaciones Proporcional (o Truncas)” y grabar.

De modo similar, para activar el concepto Vacaciones Truncas, los pasos son los siguientes:

Ir a Declaraciones, Declaraciones Determinativas. En la ventana Declaraciones, ir a la opción Mantenimiento de Conceptos, luego en Conceptos elegir “100 INGRESOS”, activar el concepto “0114 Vacaciones Truncas” y grabar.

Aguinaldos y Gratificaciones – Ley Nº 29351

La Ley Nº 29351 (01.05.2009), Ley que reduce costos laborales a los aguinaldos y gratificaciones por Fiestas Patrias y Navidad, entró en vigencia el 02.05.2009 y rige hasta el 31.12.2010, y ha sido reglamentada por Decreto Supremo Nº 007-2009-TR (20.06.2009). Esta norma establece que los aguinaldos y gratificaciones por Fiestas Patrias y Navidad no se encuentran afectos a aportaciones, contribuciones ni descuentos de índole alguna (como Essalud, SNP y SPP, entre otros); excepto aquellos otros descuentos establecidos por ley (como las retenciones por concepto de Impuesto a la Renta de 5ta. Categoría), autorizados por el trabajador o dispuestos por mandato judicial. Por otro lado, el monto que abonan los empleadores por concepto de aportaciones al Seguro Social de Salud (Essalud) con relación a las gratificaciones de julio y diciembre son abonados a los trabajadores bajo la modalidad de Bonificación Extraordinaria de carácter temporal no remunerativo ni pensionable. Siendo así, el nombre de la norma resulta errado, toda vez que no hay reducción alguna de costos laborales para el empleador que se mantienen constantes, sino un incremento de la remuneración neta a pagar al trabajador, que tiene como contrapartida un menor aporte por concepto de Essalud, SNP y SPP, entre otros.

Atendiendo a las modificaciones introducidas por la Ley Nº 29351 y su Reglamento, la versión 1.4 del PDT 601 utilizada a partir del 01.08.2009, optimizó el tema de los Aguinaldos y Gratificaciones de Fiestas Patrias y Navidad – Ley 29351. Así, en la Tabla 22: “Ingresos, Tributos y Descuentos” del Anexo 2: Tablas Paramétricas (Versión 1.4 Actualizado el 24/07/2009) se agregaron los siguientes conceptos:
Bonificación Extraordinaria Temporal – Ley 29351 (Código 0312)
Bonificación Extraordinaria Proporcional – Ley 29351 (Código 0313)
Gratificaciones de Fiestas Patrias y Navidad – Ley 29351 (Código 0406)
Gratificaciones Proporcional – Ley 29351 (Código 0407)
Aguinaldos de Julio y Diciembre – Ley 29351 (Código 2041)

Cabe precisar que a partir de la versión 1.4 (Actualizado el 07/08/2009) se activa automáticamente los referidos conceptos para el registro de la inafectación de las gratificaciones, aguinaldos y bonificación extraordinaria regulados en la Ley 29351. Mayor información puede encontrarse en el documento denominado “Implicancias Tributarias de la Ley 29351 en la Planilla Electrónica versión 1.4” publicado en el Portal de Sunat.

Enseguida reproducimos algunas Preguntas Frecuentes sobre las Gratificaciones absueltas por Sunat a propósito de la Ley Nº 29351 y publicadas en su Portal.

¿Las gratificaciones truncas se encuentran gravadas con aportes al EsSalud?
Sí, se encuentran gravadas, esto según lo previsto en el Art. 6° del TUO de la LPCL (D.S. 003-97-TR) y Art. 19° y 20° del TUO de la Ley de CTS (D.S. 001-97-TR).
No obstante, se debe tener en cuenta que mediante la Ley 29351 se estableció la desgravación temporal por los años 2009 y 2010, de las gratificaciones ordinarias y gratificaciones proporcionales, respecto de las aportaciones a la Seguridad Social (Aportes al EsSalud). (…)

¿A qué tributos se encuentran afectas las Gratificaciones por Fiestas Patrias y Navidad (Ordinarias) que se paguen en los años 2009 y 2010?
Este concepto sólo estará gravado con el Impuesto a la Renta de Quinta Categoría.
Respecto a las aportaciones al EsSalud y al SNP la Ley 29351 dispone su inafectación desde el 02.05.2009 hasta el 31.12.2010.

¿A qué tributos se encuentra afecta la Bonificación Extraordinaria a que se refiere el Art. 3° de la Ley 29351?
Este concepto sólo estará gravado con el Impuesto a la Renta de Quinta Categoría.
Respecto a las aportaciones al EsSalud y al SNP la Ley 29351 dispone su inafectación.”

16.3. Registro de los Descuentos por Inasistencias (Licencias sin Goce de Haber o Faltas Injustificadas) y Tardanzas

En principio, debemos señalar que los Dias de Inasistencias deben registrarse como Días No Laborados y No Subsidiados. Así los Permisos o Licencias concedidos por el Empleador sin Goce de Haber (Código 05) y las Faltas Injustificadas (Código 07) son supuestos de Suspensión Perfecta de la Relación Laboral, pues no hay prestación de servicios y tampoco hay remuneración.

Por otro lado, la propia Ayuda del PDT 601 precisa que tanto las Inasistencias (Código 0705) como las Tardanzas (Código 0704) son Descuentos al Trabajador DEDUCIBLES de la Base Imponible.

Enseguida, haremos un paralelo entre la inconsistencia que se presentaba con la versión 1.1 y que felizmente se corrigió con la versión 1.2.

Registro con la versión 1.1 hasta el 31.07.2008

Mientras se usó la versión 1.1, recibimos comentarios recurrentes, en el sentido de que no bastaba registrar los Dias de Inasistencias como Dias No Laborados y No Subsidiados ni alimentar la información pertinente en la pestaña de “Descuentos al Trabajador” a fin de que la base imponible para efectos de los tributos como Essalud, ONP o Impuesto a la Renta de Quinta Categoría figure neta de los descuentos por inasistencias y tardanzas.

En efecto, al ingresar en el PDT 601 versión 1.1, en la opción “Ingresos, Tributos y Conceptos”, los “Descuentos al Trabajador” por Tardanzas, Inasistencias (Licencias sin Goce de Haber o Faltas Injustificadas) y Otros Descuentos DEDUCIBLES de la Base Imponible, lo único que hacía el sistema era descontar esos conceptos para efectos de calcular el Neto a Pagar, es decir, los trataba como si fueran descuentos por adelantos (descuento NO deducible de la base imponible), sin netearlos para efectos de la base imponible.

En consecuencia, en nuestra opinión, mientras estuvo vigente la versión 1.1, se debía registrar en la ventana “Ingresos” la remuneración neta de los descuentos por tardanzas e inasistencias, es decir, en la base imponible sólo se debía declarar lo que realmente recibía el trabajador.

Registro con la versión 1.2 a partir del 01.08.2008

En la Ayuda del PDT 601 versión 1.2 se hizo una importante precisión en torno al Tratamiento Tributario de las Inasistencias y Tardanzas, entendemos que con el propósito de resolver la inconsistencia que se presentaba con la versión 1.1 y que hemos comentado. Así a la letra se dice:

“INASISTENCIAS Y TARDANZAS
El aplicativo DESCONTARÁ DE LA BASE IMPONIBLE de los tributos que la SUNAT recauda, los importes que se hayan descontado al trabajador por inasistencias (licencias sin goce de haber o faltas injustificadas) y tardanzas. Por tal motivo, el empleador deberá señalar en los conceptos de remuneración el monto de la remuneración PACTADA con el trabajador.”

Sin duda, este ajuste resultaba indispensable para efectos de dar consistencia al sistema. Desde la versión 1.2 bastará con ingresar la remuneración pactada, es decir, sin netearla de los descuentos por inasistencias y tardanzas, pues el PDT se encargará de efectuar el neteo respectivo a efectos de determinar la base de cálculo para efectos tributarios.

XVII. Preguntas sobre Aspectos Tributarios publicadas en el Portal de la Sunat

Enseguida reproducimos información obtenida de la página web de SUNAT, http://www.sunat.gob.pe, sección Orientación Tributaria, Planillas Electrónicas, Preguntas Frecuentes (Actualizado al 28.09.2009) con las novedades introducidas por la versión 1.4 del PDT 601 en los temas de Contrato Administrativo de Servicios (CAS) y Gratificaciones, que esperamos les sea de utilidad.

PLANILLA ELECTRÓNICA
PREGUNTAS SOBRE ASPECTOS TRIBUTARIOS
(ABSUELTAS POR SUNAT)
(Actualizado al 28.09.2009)

 


I. RELACIONADAS CON LA PRESENTACIÓN DE LA PLANILLA ELECTRÓNICA
II. RELACIONADAS CON EL DECLARANTE
III. RELACIONADAS CON EL REGISTRO
• TRABAJADORES
• PRESTADORES DE SERVICIOS 4TA CATEGORÍA
• PENSIONISTAS
• PRESTADOR DE SERVICIO – MODALIDAD FORMATIVA LABORAL
• DERECHOHABIENTES (ESSALUD)
• PERSONAL DE TERCEROS
• CONTRATO ADMINISTRATIVO DE SERVICIOS – CAS
IV. RELACIONADAS CON EL DETALLE DE LA DECLARACIÓN Sigue leyendo