* Agustina Yolanda Castillo Gamarra
Contadora Pública Colegiada por la PUCP. Bachiller en Derecho por la PUCP.
I. Introducción
Como sabemos, el primero de enero de 2008 entró en vigencia el sistema de Planillas Electrónicas, por lo que a partir de la declaración jurada de enero 2008 presentada en febrero 2008 ya no usamos el PDT 600 – Remuneraciones sino el PDT 601 – Planillas Electrónicas, habiéndose iniciado así lo que algunos han denominado “Sunatización Laboral”.
Posteriormente, la Resolución de Superintendencia Nº 125-2008/SUNAT (25.07.2008) aprobó la versión 1.2 del PDT 601 que debió utilizarse a partir del 01.08.2008 y fue actualizada en diez oportunidades. Luego, la Resolución de Superintendencia Nº 056-2009/SUNAT (21.02.2009) aprobó la versión 1.3 que se utilizó a partir del 01.03.2009 y fue actualizada seis veces. Más adelante, la Resolución de Superintendencia Nº 159-2009/SUNAT (23.07.2009) aprobó la versión 1.4 utilizada a partir del 01.08.2009 y actualizada tres veces. Después, la Resolución de Superintendencia Nº 028-2010/SUNAT (28.01.2010) aprobó la versión 1.5 de uso obligatorio a partir del 01.02.2010, la Resolución de Superintendencia Nº 175-2010/SUNAT (26.05.2010) aprobó la versión 1.6 de uso obligatorio a partir del 31.05.2010 y la Resolución de Superintendencia Nº 333-2010/SUNAT (24.12.2010) aprobó la versión 1.7 de uso obligatorio a partir del 01.01.2011. Si bien todo es perfectible, las sucesivas actualizaciones evidencian que hay vacíos e inconsistencias que se van corrigiendo en el camino y que sin duda generan contratiempos y sobrecostos a los declarantes.
Más recientemente, el 01.02.2011 entró en vigencia la Resolución de Superintendencia Nº 010-2011/SUNAT (26.01.2011) que establece el Procedimiento para el Registro de Derechohabientes en el Registro de Información Laboral (T-Registro) a través del Sistema Sunat Operaciones en Línea y modifica la Resolución de Superintendencia Nº 204-2007/SUNAT que aprueba el PDT Planilla Electrónica Formulario Virtual Nº 601, siendo que la Tercera Disposición Complementaria Final de dicha resolución aprueba la versión 1.8 del PDT 601 a efecto de eliminar la opción de registro de derechohabientes, modificar los tipos de documentos que identifican a los trabajadores, pensionistas y personal de terceros, incorporar nuevas validaciones en relación con la información sobre “ocupaciones” de los trabajadores que laboran para entidades del sector privado y habilitar el Régimen Pensionario del Servicio Diplomático de la República. Esta versión será empleada a partir del 1 de febrero de 2011 por los sujetos obligados a presentar la Planilla Electrónica y a declarar las obligaciones que se generen por los conceptos a que se refiere la Resolución de Superintendencia Nº 204-2007/SUNAT y normas modificatorias. El archivo Auto instalador Integrador_Planilla.exe, así como las Tablas Paramétricas (Anexo 2) y la Estructura de Datos requerida por los Archivos de Importación (Anexo 3) debidamente actualizados se encuentran a disposición de los interesados en la página web de Sunat y el Portal del MTPE.
Entre los efectos positivos que tiene la Planilla Electrónica, el MTPE destaca la eliminación del costo de tramitación y almacenamiento de las planillas y del libro especial de modalidades formativas, la consolidación de obligaciones laborales, la contribución a los fines de administración de justicia, el fortalecimiento de la inspección de trabajo, la información de calidad para el establecimiento de políticas y legislación ajustada a la realidad, el acceso a los sistemas de seguridad social en pensiones, y los beneficios para otras entidades como Essalud o la SBS.
En cuanto a los aspectos negativos de la Planilla Electrónica, debemos subrayar la falta de claridad de algunos conceptos, los vacíos y las inconsistencias que presenta -felizmente se vienen corrigiendo a través de las sucesivas actualizaciones-, y un tema más de fondo, el universo de sujetos obligados a presentarla, que incluye a las Mypes, muchas de las cuales son empresas de subsistencia que tienen escasa capacidad contributiva y no cuentan con recursos suficientes para tomar los servicios de un profesional capacitado en este tema, más aún si se considera que la Planilla Electrónica introduce términos de derecho laboral que si bien son familiares para los abogados laboralistas, no lo son para todos los contadores quienes debemos actualizarnos en esta materia.
Este trabajo pretende ser más informativo que crítico. Con tal propósito compartimos información de interés que nos sirva para realizar de mejor forma nuestras labores contables, en especial aquellas relacionadas con la Planilla Electrónica.
Aprovechamos estas líneas, para agradecer a las personas que desde distintas partes de nuestro país visitan el blog y dejan sus interesantes comentarios, que sin duda son un valioso aporte para entre todos continuar revisando el tema, compartiendo información y aprendiendo día a día.
II. Dónde obtener Información
La información necesaria sobre este sistema, la podemos obtener visitando la página web de Sunat: http://www.sunat.gob.pe así como la página web del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo: http://www.mintra.gob.pe. Allí podemos encontrar las normas legales que regulan el tema, el archivo Integrador_Planilla.exe a fin de bajar el PDT 601, así como los Anexos con las Tablas Paramétricas (Anexo 2) con los códigos de tipo de trabajador, tipo de contrato de trabajo, ingresos, tributos y descuentos, ocupación o nivel educativo y otros; y, la Estructura de Datos requerida por los Archivos de Importación (Anexo 3); y sobre todo la Sección Preguntas Frecuentes, donde los contadores, abogados y todas las personas interesadas en este tema, podemos absolver la mayoría de nuestras dudas tanto en materia tributaria como en materia laboral. Además, debemos recordar que cada PDT tiene su propio menú de Ayuda por lo que bastará con presionar la tecla F1 sobre el campo o concepto del que se requiera mayor información o detalle. Asimismo, podemos efectuar consultas telefónicas comunicándonos con Sunat (0801-1-2100) o con el MTPE (3157100, 3157215 y demás números que figuran en su página web), así como acercarnos a los Centros de Servicios al Contribuyente – Cabinas PDT que tiene Sunat a nivel nacional. Adicionalmente, tenemos las nuevas herramientas informáticas como el Blog que nos permiten compartir información y actualizarla.
III. Consultas más recurrentes en los primeros meses
Cierre de las Planillas de Pago
Las consultas más recurrentes giraban en torno al cierre de las planillas de pago (manual o computarizada) llevadas de acuerdo al Decreto Supremo Nº 001-98-TR. El tema quedó resuelto con la publicación de la Resolución Ministerial Nº 020-2008-TR (16.01.2008) cuyo Artículo 2 señala que “Los empleadores obligados a utilizar la Planilla Electrónica, efectuarán el cierre de las planillas llevadas de acuerdo al Decreto Supremo Nº 001-98-TR, a partir de enero del año 2009, observando el cronograma que se aprobará por Resolución Ministerial del Sector Trabajo y Promoción del Empleo”. Sin embargo, nada obstaba que los empleadores que decidiesen cerrar sus planillas antes de la fecha que se estableciera en el cronograma pudiesen hacerlo. No obstante ello, el MTPE recomendó no cerrarlas, a fin de poder realizar rectificaciones en caso de existir errores en las planillas anteriores a enero 2008. En este orden de ideas, la Primera Disposición Transitoria de la R.M. Nº 020-2008-TR estableció que “Durante el año 2008, las planillas llevadas de acuerdo al Decreto Supremo Nº 001-98-TR permanecerán abiertas, y servirán exclusivamente para la rectificación de errores u omisiones referentes a periodos anteriores a enero del año 2008. Tales rectificaciones se harán constar a partir de la hoja siguiente a la última utilizada”.
Mediante Resolución Ministerial Nº 061-2009-TR (03.03.2009), se aprobó el Cronograma para el cierre de las planillas llevadas de acuerdo al D.S. Nº 001-98-TR que deberían observar los empleadores obligados a llevar la Planilla Electrónica.
Asimismo, el MTPE ha precisado que no es necesario solicitar la autorización de la Planilla Electrónica ni es necesario que se imprima, pues el solo hecho de haber llenado y presentado el PDT servirá como constancia.
Información Adicional solicitada por el PDT 601
Por otro lado, el PDT 601 -a diferencia del PDT 600- nos solicita información adicional como por ejemplo los descuentos al trabajador por concepto de AFP o el tema del Senati, entendemos que para efectos estadísticos y por ser información a consignar en la Boleta de Pago. Sin embargo, debe quedar claro que a través de la Planilla Electrónica NO se efectúa la determinación de la deuda ni los pagos por concepto de AFP ni de Senati. A mayor abundamiento, se puede revisar el Art. 3 de la Res. de Superintendencia Nº 204-2007/Sunat (27.10.2007), donde podemos corroborar que ni la AFP ni el Senati son conceptos que se pagan a través del PDT 601. En consecuencia, en el caso de la AFP debemos continuar usando el formulario “Planilla de Pago de Aportes Previsionales” y pagar dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente; y, en el caso de la contribución al Senati, el pago se continúa efectuando a través de los cupones dentro de los doce (12) días hábiles del mes siguiente.
Trabajadores Independientes (Cuarta Categoría)
Otro aspecto importante es que la información respecto a los trabajadores independientes (cuarta categoría), sea que exista o no la obligación de retener por concepto de impuesto a la renta, se declara en la Planilla Electrónica, y ya no en el PDT 621 – IGV Renta Mensual (donde la pestaña respectiva está desactivada a partir de la declaración de enero 2008).
Boleta de Pago: Formato 27 (Reporte Generado por el PDT 601)
Con el PDT 601 se mantiene esta obligación, es decir, que además de presentar el PDT 601, el empleador debe continuar cumpliendo con la entrega de las Boletas a sus trabajadores.
Al respecto, la Resolución Ministerial Nº 020-2008-TR (17.01.2008) mediante la cual se dictan medidas complementarias para el uso de la “Planilla Electrónica” en su artículo 1º señala que los empleadores obligados a utilizar la Planilla Electrónica deben entregar el original de la Boleta de Pago al trabajador, a más tardar, el tercer día hábil siguiente a la fecha de pago. El mismo artículo detalla cuál es la información mínima sobre el empleador y el trabajador que debe contener este documento, y precisa que con relación al número de horas trabajadas en el periodo, la Boleta de Pago deberá reflejar de manera exacta el contenido del Registro de Control y Asistencia.
La firma de la Boleta de Pago se sujeta a lo dispuesto por los artículos 19 y 20 del Decreto Supremo Nº 001-98-TR, modificado por el Decreto Supremo Nº 017-2001-TR, siendo obligatoria en principio; sin embargo, el empleador puede optar por omitirla, si lo considera conveniente; en cuyo caso le corresponderá la carga de la prueba.
Entre las ventajas del PDT 601 tenemos que permite generar las Boletas de Pago en base a la información ingresada. Los pasos son los siguientes:
Ir a la ventana Declaraciones Determinativas: 0601 Planilla Electrónica y elegir la opción Declaraciones, REPORTES GENERALES. Se abre una ventana, donde se debe seleccionar el MES, el tipo de salida: Archivo Excel, la ubicación del archivo de salida (por ejemplo, la carpeta “Boletas de Pago” creada previamente en el disco duro C), el reporte a generar: FORMATO 27 – BOLETA DE PAGO y, finalmente GENERAR.
El PDT 601 generará un archivo por cada trabajador. El nombre del archivo contiene el RUC del empleador, el mes de la planilla y el DNI del trabajador.
Como señala el MTPE -al absolver la pregunta frecuente 12 de la sección I referida a qué ocurre con las boletas de pago-:
“Para dar cumplimiento de la obligación en cuestión, los empleadores podrán optar entre seguir emitiendo la boleta a través de los medios que venían utilizando; o emplear la boleta emitida a través del aplicativo (la generada por el PDT 601).
En tal sentido, el uso de la boleta emitida a través del aplicativo es opcional; y estará condicionada a que ésta reúna las condiciones establecidas en la mencionada Resolución Ministerial; debiendo considerarse además que su uso será posible sólo cuando la periodicidad del pago sea mensual y siempre que el periodo de pago coincida con el inicio y el fin del mes calendario”.
IV. MTPE: Fiscalización Preventiva
El Dr. Mario Pasco señaló al diario “El Comercio” que “Se dará un proceso de adaptación que demorará aproximadamente entre cuatro y seis meses, en que seguramente se mostrará errores involuntarios o infracciones leves, pues adaptarse al sistema va a costar trabajo. No empezaremos con la guadaña (castigo), sino que generaremos un espacio de tiempo para que las empresas se acostumbren”. Agregó que “Quien incurra en error de buena fe no será sancionado de forma alguna, al contrario se le asesorará si lo requiere. Pero al que evade y actúa con dolo, allí sí hay que sancionársele”.
En esta línea, la Tercera Disposición Transitoria de la Resolución Ministerial Nº 020-2008-TR estableció que:
“Durante el primer semestre del año 2008, la fiscalización de la obligación de llevar Planilla Electrónica será de carácter preventivo. A tal efecto la Inspección del Trabajo realizará actuaciones de orientación y asesoramiento técnico; y adoptará medidas de advertencia y requerimiento, en las actuaciones de investigación o comprobatorias.
La disposición del párrafo anterior no resulta aplicable en lo referido a la obligación de registrar en la Planilla Electrónica a toda persona que se encuentre en las categorías de trabajador, prestador de servicios – cuarta categoría, prestador de servicios – modalidad formativa y personal de terceros; ni en lo referido al registro de las remuneraciones y derechos laborales a pagar”.
V. SUNAT: Infracciones Tributarias y Sanciones
Si bien hasta junio 2008 la fiscalización por parte del MTPE tuvo carácter preventivo (materia laboral), es preciso aclarar que ello no significó que SUNAT no pudiera imponer sanciones en caso de detectar infracciones (materia tributaria). En consecuencia, si el contribuyente incurre en infracciones tributarias, como por ejemplo no presentar el PDT 601 dentro de los plazos establecidos, presentar el PDT 601 en forma incompleta, presentar más de una declaración rectificatoria del PDT 601, presentar el PDT 601 sin tener en cuenta los lugares que establezca la Administración Tributaria -caso de los Pricos-, no incluir en el PDT 601 tributos retenidos, o no pagar dentro de los plazos establecidos los tributos retenidos -como el IR de cuarta o quinta categoría-, será pasible de ser sancionado conforme a las normas del Código Tributario (CT), de modo similar a lo que ocurría cuando se utilizaba el PDT 600.
Cabe indicar que en el caso de retenciones efectuadas y no pagadas dentro del plazo, se incurre en la infracción contenida en el Art. 178 num. 4 del CT “No pagar dentro de los plazos establecidos los tributos retenidos o percibidos”, la misma que es independiente de la infracción contenida en el Art. 178 num. 1 del CT “No incluir en la DDJJ los tributos retenidos”. En consecuencia, hay dos infracciones y no será aplicable el concurso de infracciones, pues las mismas se derivan de dos hechos distintos conforme señala la RTF Nº 928-4-2003 (22.03.2003) de observancia obligatoria.
Régimen Temporal de Gradualidad vinculado al PDT 601
Mediante Res. de Superintendencia Nº 025-2008/SUNAT (publicada el 07.03.2008) se aprobó el Régimen Temporal de Gradualidad aplicable a las sanciones correspondientes a las infracciones tipificadas en los numerales 1 (No presentar el PDT 601 dentro de los plazos establecidos), 3 (Presentar el PDT 601 en forma incompleta) y 8 (Presentar el PDT 601, incluyendo las declaraciones rectificatorias, sin tener en cuenta la forma u otras condiciones que establezca la AT) del Art. 176 del CT relacionadas con la presentación del PDT Planilla Electrónica del periodo Enero 2008.
El criterio para graduar las sanciones fue el de Subsanación y el Porcentaje de Rebaja de la multa establecida en las Tablas fue de 100%. La Subsanación es la regularización de la obligación incumplida, en la forma prevista en el Anexo que forma parte integrante de la citada Resolución y siempre que dicha regularización se haya realizado hasta el 11 de marzo de 2008.
La forma de subsanar la infracción tipificada en el numeral 1 del Art. 176 del CT es presentando el PDT 601. En el caso de la infracción tipificada en el numeral 3 del Art. 176 del CT, la forma de subsanación es presentando la Declaración Rectificatoria del PDT 601 en la que se consigne la información omitida. Finalmente, para el caso de la infracción tipificada en el numeral 8 del Art. 176 del CT, la forma de subsanación es presentando el PDT 601 en la forma y condiciones establecidas por la AT.
Con posterioridad al 11.03.2008, si no se hubiera efectuado la subsanación de las infracciones comprendidas en el Régimen Temporal de Gradualidad, se aplicarán las sanciones previstas en las Tablas de Infracciones y Sanciones del CT, sin perjuicio de la aplicación del Régimen de Gradualidad aprobado por Res. de Superintendencia Nº 063-2007/SUNAT.
Respecto a las sanciones a las que se aplique el Régimen Temporal de Gradualidad que estamos comentando, NO podrá aplicarse el Régimen de Gradualidad aprobado por Res. de Superintendencia Nº 063-2007/SUNAT.
Por otro lado, el Régimen Temporal de Gradualidad sólo se aplicará respecto de las infracciones que NO se hubieran acogido, a la fecha de entrada en vigencia de la Resolución comentada (08.03.2008), al Régimen de Gradualidad aprobado por Res. de Superintendencia Nº 063-2007/SUNAT.
En conclusión, se trata de regímenes excluyentes, si se aplica uno, ya no se podrá aplicar el otro.
VI. PDT 601: Versión 1.8 (Actualizado el 03/02/2011) vigente a partir del 1 de febrero de 2011
6.1. Versión 1.1 del PDT 601
Como sabemos, ya con anterioridad se han efectuado diversas actualizaciones, así el 05 de marzo de 2008, Sunat actualizó el PDT 601 con el propósito de resolver algunos de los problemas que se venían presentando. Veamos tres ejemplos.
Inicialmente, el PDT 601 solicitaba la fecha de nacimiento en el caso de los prestadores de servicios – cuarta categoría, por lo que debíamos solicitarles fotocopia de su DNI. Con la versión actualizada el 05.03.2008, en el menú de Ayuda se precisó que “Sólo para el caso de los PS – 4ta Categoría se permite su identificación con número de RUC, en cuyo caso NO se requerirá el ingreso de fecha de nacimiento ni domicilio”.
Por otro lado, para el caso del Régimen Laboral Público, en la Ayuda sólo se indicaba que “En el caso de trabajadores del Régimen Laboral Público se deben señalar los conceptos detallados en la lista que indica el aplicativo (códigos 2001 al 2037 de la Tabla 22) y que se ha definido considerando las normas presupuestarias del sector público”. Este párrafo nos llevaba a concluir que la lista era cerrada y que no podíamos usar los conceptos previstos del 101 al 1020. Con la versión actualizada el 05.03.2008, se agregó un párrafo con el texto siguiente: “Si bien se han descrito los conceptos que se pagan a los trabajadores del Sector Público, ello NO impide que puedan utilizarse los conceptos previstos del 101 al 1020”. Así, nada obsta que tanto en el Régimen Laboral Público como en el Privado se pueda usar la opción Otros Conceptos (códigos 1001 al 1020) donde podemos incluir ingresos distintos a los señalados expresamente en la Tabla e incluso elegir a qué tributos está afecto el referido ingreso.
En cuanto a las Boletas de Pago, el sistema invertía los datos de día y mes de la fecha de ingreso o reingreso del trabajador. Así, si un empleado había ingresado a laborar el 01.09.2007, al generar la Boleta aparecía como fecha de ingreso el 09.01.2007, lo que desvirtuaba el cálculo de sus vacaciones, por ejemplo. Con la versión actualizada el 05.03.2008 se resolvió este problema.
En suma, la versión 1.1 (Actualizado el 05/03/2008) resolvió varios de los inconvenientes presentados en los primeros meses de vigencia del sistema de Planillas Electrónicas.
Posteriormente, el 04 de abril de 2008, Sunat actualizó el PDT 601 nuevamente.
Entre las novedades de esta actualización tenemos que en la Ayuda se consignó mayor información sobre temas como la Jornada Laboral, el Establecimiento, los Días Efectivamente Laborados, las Horas Trabajadas, entre otros. Si bien esta información ya aparecía en las Preguntas Frecuentes absueltas por el MTPE, era recomendable que figurase en la Ayuda a fin de facilitar la difusión de la misma.
Asimismo, se precisó conceptos que resultaban poco claros como es el caso del Aporte del Trabajador por concepto de “Prima de Seguro AFP” (Código 0606), anteriormente el término utilizado era “Póliza de Seguro”.
Igualmente, se resolvieron inconsistencias como la presentada al imprimir el Reporte “Resumen de envío – Planilla Electrónica” donde a pesar de haber ingresado información sobre “Prestadores de Servicios de Cuarta Categoría” figuraba como cantidad de los mismos O (cero), lo que nos llevaba a pensar que había algún problema en la generación del PDT.
6.2. Versión 1.2 del PDT 601
El 26.07.2008 entró en vigencia la Resolución de Superintendencia Nº 125-2008/SUNAT (25.07.2008), que aprobó la versión 1.2 del PDT 601, versión que debió utilizarse a partir del 01.08.2008, incluso por quienes se encontraban omisos a la presentación del PDT 601 por los periodos tributarios de enero a junio 2008, o deseasen rectificar la información correspondiente a tales períodos.
La versión 1.2 fue actualizada en diez oportunidades: el 26.07.2008, 01.08.2008, 07.08.2008, 14.08.2008, 22.08.2008, 11.09.2008, 29.09.2008, 06.11.2008, 26.11.2008 y 28.01.2009. Las sucesivas actualizaciones evidencian que hay vacíos e inconsistencias que se van corrigiendo en el camino y que generan contratiempos y sobrecostos a los declarantes, por lo que hubiera resultado positivo que la Administración Tributaria evalúe esta situación y plantee una solución similar a la Res. de Superintendencia Nº 025-2008/SUNAT.
6.3. Versión 1.3 del PDT 601
El 22.02.2009 entró en vigencia la Resolución de Superintendencia Nº 056-2009/SUNAT (21.02.2009), que aprobó la versión 1.3 del PDT 601, versión que debió utilizarse a partir del 01.03.2009, incluso por quienes se encontraban omisos a la presentación del PDT 601 por los periodos tributarios de enero 2008 a enero 2009, o deseasen rectificar la información correspondiente a tales períodos.
La versión 1.3 inicialmente fue actualizada el 25.02.2009; y posteriormente, re-actualizada seis veces: el 10.03.2009, 18.03.2009, 07.04.2009, 16.04.2009, 11.05.2009 y 08.06.2009.
6.4. Versión 1.4 del PDT 601
El 24.07.2009 entró en vigencia la Resolución de Superintendencia Nº 159-2009/SUNAT (23.07.2009), que aprobó la versión 1.4 del PDT 601, versión que debió utilizarse a partir del 01.08.2009, incluso por quienes se encontraban omisos a la presentación del PDT 601 por los periodos tributarios de enero 2008 a junio 2009, o deseasen rectificar la información correspondiente a tales períodos.
La versión 1.4 inicialmente fue actualizada el 24.07.2009; y, luego, fue re-actualizada tres veces: el 07.08.2009, 01.10.2009 y 09.01.2010.
6.5. Versión 1.5 del PDT 601
El 29.01.2010 entró en vigencia la Resolución de Superintendencia Nº 028-2010/SUNAT (28.01.2010), que aprobó la versión 1.5 del PDT 601, versión que fue de uso obligatorio a partir del 01.02.2010, incluso por quienes se encontrasen omisos a la presentación del PDT 601 por los periodos tributarios de enero 2008 a diciembre 2009, o deseasen rectificar la información correspondiente a tales períodos.
Si bien la versión 1.5 inicialmente fue actualizada el 30.01.2010; luego, fue re-actualizada dos veces: primero, el 08.02.2010; y, posteriormente, el 08.03.2010.
6.6. Versión 1.6 del PDT 601
El 27.05.2010 entró en vigencia la Resolución de Superintendencia Nº 175-2010/SUNAT (26.05.2010), que aprobó la versión 1.6 del PDT 601, versión que fue de uso obligatorio a partir del 31.05.2010, incluso por quienes se encontrasen omisos a la presentación del PDT 601 por los periodos tributarios de enero 2008 a abril 2010, o deseasen rectificar la información correspondiente a tales períodos.
Si bien la versión 1.6 inicialmente fue actualizada el 31.05.2010; luego, fue re-actualizada varias veces.
6.7. Versión 1.7 del PDT 601
El 25.12.2010 entró en vigencia la Resolución de Superintendencia Nº 333-2010/SUNAT (24.12.2010), que aprobó la versión 1.7 del PDT 601, versión que fue de uso obligatorio a partir del 01.01.2011, incluso por quienes se encontrasen omisos a la presentación del PDT 601 por los periodos tributarios de enero 2008 a noviembre 2010, o deseasen rectificar la información correspondiente a tales períodos.
6.8. Sunat aprueba Versión 1.8 del PDT 601
Más recientemente, el 1 de febrero de 2011 entró en vigencia la Resolución de Superintendencia Nº 010-2011/SUNAT (26.01.2011), que aprueba la versión 1.8 del PDT 601, versión a utilizarse a partir del 1 de febrero de 2011 por los sujetos obligados a presentar la Planilla Electrónica y a declarar las obligaciones que se generen por los conceptos a que se refiere la Resolución de Superintendencia Nº 204-2007/SUNAT y normas modificatorias.
La versión 1.8 también deberá ser utilizada por quienes se encuentren omisos a la presentación del PDT 601 por los periodos tributarios de enero 2008 a diciembre 2010, o deseen rectificar la información correspondiente a tales períodos.
Esperamos que la versión 1.8 (Actualizado el 03/02/2011) resuelva varios de los problemas y dudas que aún existen en torno al PDT 601, y dado su uso a partir del 01.02.2011 resulta imprescindible que tengamos no sólo el archivo Auto instalador Integrador_Planilla.exe versión 1.8, sino también las Tablas Paramétricas (Anexo 2) y la Estructura de Datos requerida por los Archivos de Importación (Anexo 3) debidamente actualizadas.VII. Novedades de la versión 1.2
Entre las novedades de la versión 1.2. que debió utilizarse a partir del 01.08.2008, tenemos que se introdujo ajustes importantes en temas como la Identificación del Declarante, las Horas Trabajadas (se incluyó las fracciones de hora), y el Tratamiento Tributario de las Inasistencias y Tardanzas. Igualmente se incorporó los conceptos SNP “Asegura Tu Pensión” y Contrato Administrativo de Servicios (CAS), el Indicador de si el Declarante tiene trabajadores sin régimen pensionario, el Indicador de obtención -por parte del Trabajador o Prestador de Servicios de Cuarta Categoría- de rentas respecto de las cuales resultan de aplicación los Convenios para evitar la Doble Imposición, entre otros. A continuación, nos referimos someramente a algunos de estos temas.
7.1. Días Efectivamente Laborados
“Se consideran como tales, los días efectivamente trabajados durante el período, así como los días feriados y los días de descanso semanal obligatorio”.
A mayor abundamiento, en las Preguntas sobre Aspectos Laborales publicadas por el MTPE se señala que “Dentro de esta categoría se encuentran los días de labor efectiva, los días de descanso semanal obligatorio, los feriados, los que el trabajador no labore por no tener la obligación de hacerlo, al tener jornada semanal reducida y aquellos en los que no se labore por haber sido declarados como no laborables por dispositivo legal específico. Por defecto, en el aplicativo aparece el número de días que componen el mes calendario correspondiente al periodo a declarar”.
Así por ejemplo, para el mes de marzo de 2008 serían 31 días efectivamente laborados, que resulta de sumar los días efectivamente trabajados en el mes (24, suponiendo que se trabaja de lunes a sábado), más los días feriados (02, jueves y viernes santo) y los días de descanso semanal obligatorio (05 domingos).
7.2. Horas Trabajadas Ordinarias
“Se consignará el número de horas laboradas en el periodo declarado y que corresponden a la jornada ORDINARIA de trabajo. El empleador deberá registrar adicionalmente las fracciones de hora laboradas en el periodo a declararse.
El aplicativo valida que el número de minutos a declarar no exceda los 59. Ejemplo, el trabajador labora dentro de su jornada de trabajo 170 horas y 95 minutos, en el aplicativo el registro será el siguiente: 171 horas y 35 minutos.”
Siguiendo con el ejemplo, para el mes de marzo de 2008 serían 192 horas trabajadas ordinarias, que resulta de multiplicar 24 por 08, es decir, los días efectivamente trabajados en el mes (24, suponiendo que se trabaja de lunes a sábado) por la jornada laboral diaria (08 horas como máximo).
7.3. Registro de los Descuentos por Inasistencias (Licencias sin Goce de Haber o Faltas Injustificadas) y Tardanzas
7.3.1. Registro con la versión 1.1 hasta el 31.07.2008
Mientras se usó la versión 1.1, recibimos comentarios recurrentes, en el sentido de que no bastaba registrar los Dias de Inasistencias como Dias No Laborados y No Subsidiados ni alimentar la información pertinente en la pestaña de “Descuentos al Trabajador” a fin de que la base imponible para efectos de los tributos como Essalud, ONP o Impuesto a la Renta de Quinta Categoría figure neta de los descuentos por inasistencias y tardanzas.
En efecto, al ingresar en el PDT 601 versión 1.1, en la opción “Ingresos, Tributos y Conceptos”, los “Descuentos al Trabajador” por Tardanzas, Inasistencias (Licencias sin Goce de Haber o Faltas Injustificadas) y Otros Descuentos DEDUCIBLES de la Base Imponible, lo único que hacía el sistema era descontar esos conceptos para efectos de calcular el Neto a Pagar, es decir, los trataba como si fueran descuentos por adelantos (descuento NO deducible de la base imponible), sin netearlos para efectos de la base imponible.
En consecuencia, en nuestra opinión, mientras estuvo vigente la versión 1.1, se debía registrar en la ventana “Ingresos” la remuneración neta de los descuentos por tardanzas e inasistencias, es decir, en la base imponible sólo se debía declarar lo que realmente recibía el trabajador.
7.3.2. Registro con la versión 1.2 a partir del 01.08.2008
En la Ayuda del PDT 601 versión 1.2 se hizo una importante precisión en torno al Tratamiento Tributario de las Inasistencias y Tardanzas, entendemos que con el propósito de resolver la inconsistencia que se presentaba con la versión 1.1 y que hemos comentado. Así a la letra se dice:
“INASISTENCIAS Y TARDANZAS
El aplicativo DESCONTARÁ DE LA BASE IMPONIBLE de los tributos que la SUNAT recauda, los importes que se hayan descontado al trabajador por inasistencias (licencias sin goce de haber o faltas injustificadas) y tardanzas. Por tal motivo, el empleador deberá señalar en los conceptos de remuneración el monto de la remuneración PACTADA con el trabajador.”
7.4. Concepto SNP “Asegura Tu Pensión”
Este seguro (vigente a partir de julio 2008) recaudado por Sunat permitirá a los trabajadores afiliados al SNP -con un mínimo de 18 meses de aportes- asegurar la continuidad de sus aportes previsionales por un año mientras se encuentren sin empleo, siempre que el despido sea por causales no imputables al trabajador.
El precio del seguro es de S/.5.00 (Cinco y 00/100 Nuevos Soles) mensuales por persona, que a solicitud de cada trabajador será descontado de planilla.
7.5. Indicador de si el Declarante tiene Trabajadores sin Régimen Pensionario
El PDT mostrará por defecto la opción “NO”. Como se sabe, todo empleador debe retener a sus trabajadores los aportes a un régimen pensionario, sea el SNP, el SPP (AFP) o el Sistema de Pensiones Sociales (introducido por la nueva Ley Mype, D. Leg. Nº 1086). No obstante, hay algunos supuestos de excepción, como es el caso de las Entidades Públicas que renueven o sustituyan los Contratos de Servicios No Personales (SNP) vigentes al 28.06.2008 por Contratos Administrativos de Servicios (CAS).
7.6. Contrato Administrativo de Servicios (CAS)
La versión 1.2 del PDT 601 incluye conceptos relacionados con el Decreto Legislativo Nº 1057 (28.06.08) que regula el Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios.
Conforme a la Ayuda de la Planilla Electrónica, este tipo de contrato es una modalidad especial propia del derecho administrativo y privativa del Estado. Presenta las siguientes características:
– Sólo puede ser utilizado por las Entidades Públicas.
– Se celebra a plazo determinado y es renovable.
– Da derecho al trabajador a: i) Jornada de servicios máxima de 48 horas a la semana, ii) Descanso semanal obligatorio de 48 horas continuas, iii) Descanso remunerado de 15 días calendario continuos por año de servicios cumplido, iv) Afiliación a Essalud y v) Afiliación a un régimen pensionario.
Asimismo, se precisa que estos prestadores deben ser afiliados al régimen contributivo que administra Essalud. En relación al régimen pensionario, su afiliación es opcional para quienes hayan venido prestando servicios al 28.06.2008 y luego son contratados bajo esta modalidad; y, es obligatoria para los trabajadores que sean contratados a partir de la vigencia del D. Leg. Nº 1057 (30.06.2008).
El Código del Tipo de Trabajador (Tabla 8) es 67 (Prestador de Servicios Régimen Especial D. Leg. Nº 1057) y el Código del Tipo de Contrato (Tabla 12) es 14 (Administrativo de Servicios).
Dada la importancia del tema, en las Preguntas sobre Aspectos Tributarios publicadas en la página web de Sunat, se incorpora una Sección referida al CAS.
7.7. Centro de Formación Profesional P.S. – Modalidad Formativa
En la versión 1.2 del PDT 601 se incorpora la opción para registrar el Centro de Formación Profesional de los Prestadores de Servicios – Modalidad Formativa, precisando si se trata de un Centro Educativo, Universidad, Instituto u otros.
7.8. Cambios en las Estructuras de Importación
En la sección Novedades del PDT 601 publicada en el Portal de Sunat, se señaló que la versión 1.2 del PDT incorporó cambios en las siguientes estructuras de importación: Estructura 5 – Datos del Trabajador, Estructura 7 – Datos del P.S. Cuarta Categoría, y Estructura 14 – Datos de la Jornada Laboral por Trabajador (se incorporó el campo referido a las fracciones de hora trabajadas). Asimismo, se eliminó la Estructura 8 – Datos de suspensión de cuarta categoría y se agregó la Estructura 23 – Datos de los Establecimientos para el Prestador de Servicios Modalidad Formativa.
Por ello, insistimos en que es imprescindible contar con el Anexo 3: Estructura de los Archivos de Importación de la Planilla Electrónica debidamente actualizado a fin de que la importación sea exitosa.
VIII. Novedades de la versión 1.3
Contrato Administrativo de Servicios (CAS)
Entre las novedades de la versión 1.3 que debió utilizarse a partir del 01.03.2009, tenemos que se optimizó el tema del Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios (CAS), considerando entre otros aspectos, que dicho contrato comprende la afiliación al régimen contributivo que administra Essalud, y que a estos efectos, la contribución tiene como base máxima el equivalente al 30% de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) vigente en el ejercicio por cada asegurado, y asimismo que, la obligación de pago al Régimen Contributivo de la Seguridad Social en Salud (RCSSS) opera a partir del 01.01.2009 con cargo a los presupuestos institucionales de los pliegos respectivos aprobados para el año fiscal, sin demandar recursos adicionales al Tesoro Público.
En atención a la importancia del tema, en el Portal de Sunat se ha publicado la cartilla titulada “Registro de las Personas con Contrato Administrativo de Servicios – CAS en el PDT Nº 601. Planilla Electrónica Versión 1.3. De Uso Exclusivo de las Entidades Públicas”.
Igualmente, en la página web de Sunat, se encuentra el enlace (Preguntas Frecuentes de la PCM) para visualizar el documento denominado “Preguntas Frecuentes. Contrato Administrativo de Servicios – CAS” publicado en el Portal de la PCM, donde se absuelve preguntas sobre temas diversos como la Naturaleza Jurídica del CAS, Vigencia de la Ley, Ámbito de Aplicación, Mecanismos de Contratación CAS, Impedimentos para Contratar, Duración del Contrato, Essalud, Pensiones, Descanso Físico Anual, Inasistencias Justificadas, Modificación Unilateral del Contrato, Encargatura o Suplencia, Jornada Semanal Máxima, Órgano Responsable, Impuesto a la Renta, Efecto Presupuestario, Modelo de Contrato CAS, Evaluación y Capacitación para Contratados bajo CAS, entre otros.
IX. Novedades de la versión 1.4
Aguinaldos y Gratificaciones – Ley Nº 29351
La Ley Nº 29351 (01.05.2009), Ley que reduce costos laborales a los aguinaldos y gratificaciones por Fiestas Patrias y Navidad, entró en vigencia el 02.05.2009 y rige hasta el 31.12.2010, y ha sido reglamentada por Decreto Supremo Nº 007-2009-TR (20.06.2009). Esta norma establece que los aguinaldos y gratificaciones por Fiestas Patrias y Navidad no se encuentran afectos a aportaciones, contribuciones ni descuentos de índole alguna (como Essalud, SNP y SPP, entre otros); excepto aquellos otros descuentos establecidos por ley (como las retenciones por concepto de Impuesto a la Renta de 5ta. Categoría), autorizados por el trabajador o dispuestos por mandato judicial. Por otro lado, el monto que abonan los empleadores por concepto de aportaciones al Seguro Social de Salud (Essalud) con relación a las gratificaciones de julio y diciembre son abonados a los trabajadores bajo la modalidad de Bonificación Extraordinaria de carácter temporal no remunerativo ni pensionable. Siendo así, el nombre de la norma resulta errado, toda vez que no hay reducción alguna de costos laborales para el empleador que se mantienen constantes, sino un incremento de la remuneración neta a pagar al trabajador, que tiene como contrapartida un menor aporte por concepto de Essalud, SNP y SPP, entre otros.
Atendiendo a las modificaciones introducidas por la Ley Nº 29351 y su Reglamento, la versión 1.4 utilizada a partir del 01.08.2009, optimizó el tema de los Aguinaldos y Gratificaciones de Fiestas Patrias y Navidad – Ley 29351. Así, en la Tabla 22: “Ingresos, Tributos y Descuentos” del Anexo 2: Tablas Paramétricas (Versión 1.4 Actualizado el 24/07/2009) se agregaron los siguientes conceptos:
Bonificación Extraordinaria Temporal – Ley 29351 (Código 0312)
Bonificación Extraordinaria Proporcional – Ley 29351 (Código 0313)
Gratificaciones de Fiestas Patrias y Navidad – Ley 29351 (Código 0406)
Gratificaciones Proporcional – Ley 29351 (Código 0407)
Aguinaldos de Julio y Diciembre – Ley 29351 (Código 2041)
Cabe precisar que a partir de la versión 1.4 (Actualizado el 07/08/2009) se activa automáticamente los referidos conceptos para el registro de la inafectación de las gratificaciones, aguinaldos y bonificación extraordinaria regulados en la Ley 29351. Puede encontrarse mayor información en el documento denominado “Implicancias Tributarias de la Ley 29351 en la Planilla Electrónica versión 1.4” publicado en el Portal de Sunat.
Contrato Administrativo de Servicios (CAS)
En relación al CAS, considerando que existen casos en los que el personal de las entidades públicas, al vencimiento de sus contratos laborales, y en un mismo mes, son nuevamente contratados bajo el régimen de contratación administrativa de servicios, en la Tabla 22: “Ingresos, Tributos y Descuentos” del Anexo 2: Tablas Paramétricas (Versión 1.4 Actualizado el 24/07/2009) se ha introducido el siguiente concepto:
Remuneración por días con relación laboral en el período de un CAS (Código 2040)
X. Novedades de la versión 1.5
La versión 1.5 del PDT 601 considera el monto de la UIT aplicable al ejercicio 2010, cuyo valor es utilizado para calcular uno de los topes del Crédito EPS contra los aportes a Essalud, así como la base imponible máxima aplicable al aporte a Essalud de las personas contratadas bajo la modalidad de Contrato Administrativo de Servicios (CAS).
Por otro lado, se precisa que para el registro en la Planilla Electrónica de los trabajadores y/o conductores de Microempresa afiliados al Seguro Integral de Salud (SIS), el empleador deberá utilizar los siguientes tipos de trabajador:
Tipo 68: Trabajador de la Microempresa afiliado al SIS
Tipo 69: Conductor de la Microempresa afiliado al SIS
Puede encontrarse mayor información en el documento titulado “Novedades de la Versión 1.5 del PDT 601. De uso obligatorio a partir del 01.02.2010” publicado en el Portal de Sunat.
XI. Novedades de la versión 1.6
La versión 1.6 del PDT 601 incorpora datos requeridos por el MTPE y resulta compatible con las nuevas facilidades referidas a la Actualización y/o Corrección de Datos vía Internet. Veamos cuáles son los principales cambios.
Se identifica tanto a las Empresas Tercerizadoras a que se refiere la Ley Nº 29245, Ley que regula los Servicios de Tercerización como a las Empresas Promocionales que de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 39º y 40º de la Ley Nº 27050, Ley General de la Persona con Discapacidad ocupan un mínimo del treinta por ciento (30%) de sus trabajadores con personas discapacitadas.
Se incorpora a Colsanitas S.A. Entidad Prestadora de Salud como nueva EPS, en la Tabla 14 “Prestaciones de Salud”.
Se incluye la Reasignación de un servidor de la administración pública como un nuevo motivo de fin del periodo, en la Tabla 17 “Motivo del Fin del Período”.
Se elimina del módulo integrador del PDT 601 la opción “Corrección de datos de identificación” considerando que a partir del 31.05.2010, esta operación se realizará por Internet a través de Sunat Operaciones en Línea.
Puede encontrarse mayor información en el documento titulado “Novedades de la Versión 1.6 del PDT 601. De uso obligatorio a partir del 31.05.2010” publicado en el Portal de Sunat.
Igualmente, puede revisarse el documento titulado “Corrección y/o Actualización de Datos de Identificación. Sistema Sunat Operaciones en Línea” publicado en la página web de Sunat.
XII. Novedades de la versión 1.7
La versión 1.7 del PDT 601 actualiza el valor de la Remuneración Mínima Vital (RMV) de los trabajadores sujetos al régimen laboral de la actividad privada, utilizado como referencia por el citado PDT, el cual ha sido incrementado mediante Decreto Supremo Nº 011-2010-TR. Así, esta versión incluye el monto de la Remuneración Mínima Vital vigente para diciembre 2010 y enero 2011 que asciende a S/.580.00, y a partir de febrero 2011 a S/.600.00, valor que es utilizado para:
(i) Calcular el aporte a Essalud de los trabajadores en actividad, que equivale al 9% de la remuneración o ingreso, y cuya base imponible mínima mensual no podrá ser menor a la Remuneración Mínima Vital (RMV) vigente.
(ii) Calcular el aporte a Essalud de los ex-afiliados a la Caja de Beneficios y Seguridad Social del Pescador (CBSSP), que equivale al 9% de la remuneración y cuya base imponible mínima mensual del aporte a cargo del armador pesquero, será de 4.4 RMV vigente el último día del mes.
Puede encontrarse mayor información en el documento titulado “Novedades de la Versión 1.7 del PDT 601. De uso obligatorio a partir del 01.01.2011” publicado en el Portal de Sunat.
XIII. Novedades de la versión 1.8 (Actualizado el 03/02/2011)
La versión 1.8 del PDT 601 incluye las siguientes modificaciones: