Archivo universitario
Es la unidad que conserva y gestiona el conjunto organizado de documentos que la Universidad produce o recibe en el cumplimiento de sus fines y funciones. Esta documentación es un subproducto de las actividades académicas y administrativas que se conserva con miras a una eficiente marcha institucional, al conocimiento de su historia y al afianzamiento de su identidad. El archivo universitario puede ser un archivo de gestión, un archivo periférico o el Archivo de la Universidad.

Archivo de gestión

Conocido también como archivo secretarial o de oficina, está constituido por los documentos producidos o recibidos por las unidades de la Universidad para realizar trámites en el ejercicio de sus funciones. Pertenece a la primera edad del ciclo vital, siendo los más numerosos. Sus documentos son de constante consulta, tienen vigencia administrativa, jurídica e informativa y su correcta organización define y estructura el tratamiento archivístico posterior.

Archivo periférico
El archivo periférico centraliza físicamente y administra los documentos de una unidad académica, administrativa o de apoyo académico-administrativo de la Universidad por razones prácticas de su ubicación, facilitando su oportuno servicio.

Archivo de la Universidad
Es el Archivo de la Pontificia Universidad Católica del Perú, en cuyo nombre lleva implícitos los conceptos de central o general. Está alojado provisionalmente en la caseta ubicada entre el Pabellón Z y el Estudio Digital. Es necesario un local propio y apropiado en el campus.

Ciclo vital de los documentos
El ciclo vital de los documentos es el proceso que siguen estos desde su origen hasta su destino final en su gestión y resultado. Está constituido por tres edades:
1. Inicio y trámite cumplido del documento. (Archivos de gestión)
2. Conservación temporal de los documentos tramitados por razones administrativas y dentro del plazo previamente establecido. (Archivo periférico)
3. Conservación permanente de los documentos por su valor probatorio, informativo y cultural. (Archivo de la Universidad)

Documento archivístico universitario
Es todo medio que expresa una función o actividad de la universidad que lo crea o recibe, independientemente de su singularidad y soporte. Por su naturaleza, es auténtico, fiable, íntegro, accesible, único e irreemplazable. Puede ser textual, cartográfico, fotográfico, sonoro, audiovisual, electrónico y cualquier otro distinto que se produzca.